在全球商业世界中，现在存在要求公司适当处理电子邮件数据的法律和标准。 首先，在商业和财政立法的背景下，无论其经营所在的国家和部门如何，公司通常都必须保留关键业务文件，例如合同、与客户的通信和协议等。在指定的年限内以原始形式（“电子邮件保留政策”）。尽管此类法规的细节可能因国家和相关部门而异，但基本原则和目标是相同的：公司业务活动的完整和全面的文档。 其次，近年来通过或收紧了规范公司和个人处理个人数据的国际法（例如美国的《欧洲通用数据保护条例》（EU-GDPR）和《加州消费者隐私法》（CCPA）。由于电子邮件通常也包含个人数据，因此需要采取预防措施，以确保它们按照隐私法进行存档，并在适用的情况下，其他行业特定要求，例如卫生部门的《健康保险流通与责任法案》（HIPAA）和《家庭教育权利和隐私法》在美国，每当处理个人数据时，都会充分考虑 （FERPA）。因此，专业的电子邮件归档解决方案应该能够遵守相关法律。

借助专业的电子邮件归档解决方案，所有电子邮件（包括任何文件附件）都以忠实于原始、防篡改且长期永久可用的形式保存在中央归档中。 根据所选的归档策略，可以将现有电子邮件从用户的邮箱或桌面复制到归档（例如 PST 文件）中 – 这称为邮箱归档，或者电子邮件可以在发送或接收时简单地归档 – 称为日记归档。 此外，如果电子邮件归档解决方案具有强大的“自助”搜索和检索功能，则用户可以快速有效地访问所需的所有信息，而无需打扰 IT 管理员。 除了有效利用电子邮件数据之外，还存在使用专业电子邮件归档解决方案的其他充分理由。

由于数据激增，IT决策者正面临越来越大的压力。保证此类数据保持安全、可检索和永久可用所需的时间和资源一直在增加。 电子邮件归档有助于显著减轻这种压力： 在归档电子邮件时从服务器中删除电子邮件的选项有助于减少存储要求，更不用说电子邮件服务器上的工作负载和相关运行成本了。 不可挽回地丢失电子邮件的风险被降至最低。即使是电子邮件服务器的定期备份（例如使用增量备份）也无法完全消除这种风险。重要提示：归档也应始终备份！ 邮箱配额已过时，因为电子邮件可以在归档时从服务器中删除，这意味着电子邮件服务器上的数据量可以保持在恒定的较低水平。 归档降低了备份和还原过程的复杂性。保持电子邮件服务器上的数据量较低意味着备份过程更快，需要的存储更少 - 如果您需要灾难恢复，您将能够更快地从备份卷恢复邮件服务器。 管理员可以合并分散存储的电子邮件并简单地归档。这有助于避免由在本地用户系统中分发的 PST 文件和电子邮件引起的问题。 如果您通过公共云提供商或 IT 服务提供商管理电子邮件，部署单独的电子邮件归档解决方案将赋予您独立性。如果电子邮件服务失败（或者如果您需要在更换提供商后进行迁移），则对于 IT 团队来说，重新启动并运行系统将是一个小得多的挑战。 如果归档工具提供自助搜索和检索功能，您的 IT 部门将不再需要投入时间和精力从旧备份还原电子邮件。普通用户可以在没有帮助的情况下随意访问他的档案。

       大多数公司都有出色的电子邮件服务器或群件解决方案用于电子邮件通信。但是这些系统从未设计用于长期存储和提供大量数据，这可能会导致技术，法律和财务问题： 根据国家/地区和行业的不同，随着时间的推移处理电子邮件和存储这些数据以使其永久可用可能会受到不同的法律和法规要求的约束。通常，通过电子邮件发送和接收大量敏感个人数据的行业受到更严格的监管。这些包括医疗保健部门和金融业，以及公共当局和教育机构。 如果发生法律纠纷（例如，电子邮件被用作证据）或数据主体根据欧盟《通用数据保护条例》主张其权利（删除权/访问数据的权利、限制处理权等），公司的管理层或法律/合规团队必须能够始终有效地从其整个电子邮件库存中搜索和检索数据。 为了有效、高效地利用此通信资源，用户必须能够随时轻松快速地访问其所有电子邮件。通常，只有专业的电子邮件归档解决方案才能满足这一需求。自助服务方面（用户可以自行运行存档搜索以检索单个电子邮件）显著减少了 IT 部门（尤其是服务台）的工作量，但并非每个归档解决方案都提供自助服务。 由于近年来电子邮件流量的增加以及许多市场（例如欧盟的GDPR和加利福尼亚州的CCPA）的更严格的法规，我们建议所有IT决策者主动解决电子邮件归档问题。专业归档相关电子邮件的选项作为全面电子邮件管理概念的基石应该是每个 IT 战略的一部分。如果没有归档解决方案，IT 部门将很难（如果不是不可能的话）在其系统上实施公司管理层发布的电子邮件治理策略。此类指令可能包括特定电子邮件的保留策略、分布式电子邮件的集中存档（例如本地 PST 文件、仅存在于电子邮件客户端上的电子邮件）以及恢复历史电子邮件的能力。

无论是由管理层还是公司数据隐私或合规官提出，在选择电子邮件归档软件时肯定会出现不同的兴趣。因此，在寻找合适的工具时，考虑几个重要标准非常重要。 灵活的存储管理：选择使用重复数据消除和压缩等方法的归档软件有助于将存储需求降低多达 70%。灵活的存储管理还意味着可以为当前电子邮件保留快速、昂贵的存储介质；一个好的系统总是会将较旧的、访问频率较低的电子邮件传输到速度较慢、更便宜的存储中。 易于安装和维护：安装简单，软件设置更加容易，而直观的可用性使归档可以快速设置。如果所有必要的组件（如数据库系统）都已集成，则可以节省额外的时间，降低成本和管理工作。 归档现有电子邮件：在公司中推出新软件时，归档存储在单个邮箱、公用文件夹以及共享邮箱和电子邮件文件中的当前电子邮件应该没有问题。 用户友好：用户应该能够像往常一样通过 Outlook、浏览器或在旅途中使用平板电脑或智能手机访问其归档的电子邮件Microsoft。 用户自助服务：并非所有归档解决方案都允许员工自行访问电子邮件卷。但是，如果新的解决方案允许用户在归档中高效工作，则可以显著减少 IT 部门的工作量。 认证：对于许多公司来说，重要的是该软件允许符合GDPR的工作标准，并在需要时拥有适当的认证。 灵活性：归档软件应支持所有常规电子邮件系统和归档方法。理想情况下，还应该可以通过集成的API实现定制的应用场景。 适合用途：您的归档工具必须适合您的业务规模和要求。例如，中小企业很少需要大型企业解决方案，而是在功能范围和总拥有成本 （TCO） 方面为中小型公司量身定制的软件。 您需要一个电子邮件归档解决方案，以满足组织的所有需求 - 从管理和 IT 部门一直到最终用户。最好列出一份要求清单，列出需要满足的所有法律、财务和技术标准。