电子邮件归档是公司 IT 战略和信息管理策略的关键要素。然而，要让 IT 部门和决策者相信实施新软件的优势可能很困难 — 尽管如下所示，电子邮件归档可以在公司的所有领域带来好处。 防止数据丢失 员工总是有可能删除重要的电子邮件——无论是出于意外、无知，甚至是恶意。用户在离开公司时删除邮箱的全部内容的情况特别严重。在全球范围内，每天都有关键数据以这种方式丢失。但是，借助电子邮件归档解决方案，所有现有和未来的入站和出站电子邮件流量都可以完全归档，从而允许在电子邮件到达用户之前对其进行归档，并避免数据丢失。 帮助实现电子邮件合规性 电子邮件归档可以支持遵守法律法规要求，而这些要求通常由公司管理层负责。违反存档义务可能会导致经济处罚，在某些情况下，甚至会导致民法诉讼。 因此，对于大多数公司来说，将所有相关的电子邮件和文件附件完全归档，并且以防篡改且永久可用和可检索的形式归档是有意义的。电子邮件归档可以有效地处理这项任务，同时也有助于在法庭上使用电子邮件作为证据。欧盟eIDAS法规加强了电子文件在欧洲司法区的证明价值。在美国，电子邮件在法庭上被用作证据的情况并不少见。在这里，它们通常构成复杂的电子数据展示过程的基础，在这些过程中，大量公司电子邮件被拖网以查找和保留特定的信息项。因此，在发现的情况下，公司应该能够对其整个电子邮件库存进行搜索，并在必要时以标准格式导出数据。 我们一位客户的 IT 经理讲述的一则轶事证明了电子邮件归档在此背景下的价值：“我的前雇主卷入了一场法律纠纷，但没有电子邮件归档解决方案。大部分证据都集中在十几名员工写的电子邮件上。我花了将近六个月的时间收集，索引和检查PST文件。这是一次不愉快的经历，我发誓它永远不会再发生。 降低 IT 成本和工作量 电子邮件归档使企业能够削减公司 IT 部门产生的电子邮件管理成本。通过交换来自邮件服务器的电子邮件，通常可以显着降低存储要求。同时，IT部门免于从备份或电子邮件服务器恢复特定电子邮件以响应用户请求的繁琐任务。IT 专家可以将释放的容量投资于更重要的项目。 独立于软件供应商和服务提供商 备份电子邮件服务器的一个关键方面是在丢失事件后恢复数据之前的时间滞后。在最坏的情况下，该公司将在几个小时甚至几天内无法访问电子邮件中包含的关键业务信息。对于业务关键型电子邮件，存档可以完全解决此问题。如果电子邮件服务器出现故障或数据丢失，理想情况下，所有存档的电子邮件仍可用于搜索和恢复操作。业务活动不间断地继续进行。 许多公司选择使用公共云提供商（例如Microsoft 365或Google Workspace）或托管服务提供商的外部服务器，而不是在本地（即在您的IT部门的直接控制下）存储电子邮件。这要求对现有的技术备份机制以及这些服务的永久可用性有一定程度的信任。 IT决策者还应该意识到，作为一项规则，特别是主要的公共云提供商，只保证自己的基础设施的可用性 - 即保护和保存客户数据的责任在于客户。这也适用于备份和存档。在提供商的系统之外存档这些数据是一种简单的附加安全措施。 提高用户在日常业务中的工作效率 确保电子邮件作为关键信息资源快速全面可用，有助于提高公司的生产力。例如，在MailStore Server中，自助服务功能为用户提供了访问归档的各种方法（例如，通过Microsoft Outlook中的集成或通过独立于平台的Web Access），而快速全文搜索功能允许查找电子邮件，然后恢复。同时，您的 IT 服务台可以自由地处理更重要的任务。 此外，归档工具的部署使邮箱配额变得多余。用户无需花费宝贵的时间来组织邮箱或清除无关紧要的电子邮件，而是可以随时访问他们的电子邮件（使用 Web Access，即使在移动中也是如此）。 快速投资回报 使用电子邮件归档解决方案可以减少 IT 部门的工作量，并可以显著降低存储成本。通常，该解决方案将在短时间内收回成本。公司还能够减轻因数据丢失或法律纠纷而面临的财务风险。

电子邮件在未来的重要性还有待观察。目前，由于其官方性质和拥有有据可查的沟通形式的重要性，它仍然是第一大沟通方式，尤其是在商业环境中，并且在可预见的未来仍将如此。然后呢？ 随着越来越流行的协作平台和信使服务，这些都是电子邮件的有用补充，虚拟现实的增长正在取得快速进展。这将打开哪些沟通选择？例如，虚拟办公室，虚拟办公室的化身员工坐在虚拟办公室中，自由移动以在虚拟会议室中与其他头像员工会面？想象力是无限的。但是，在这项技术达到市场成熟并受到立法者的审查之前，我们可能会继续每天早上打开我们的邮箱，并对时事通讯、垃圾邮件、回复和真正重要的消息感到高兴（或烦恼）。 您想长期保护您的电子邮件，保持它们可用并搜索它们吗？来看看MailStore吧！！

与此同时，新的替代通信形式，如信使服务和协作平台，正在获得牵引力。话虽如此，电子邮件也没有被挤出图片。更确切的情况是，某些形式的通信正在转移到被认为更合适的替代渠道上。毕竟，电子邮件不是项目管理或社交协作工具。它也不适合内部面向对话的通信（尽管它经常被滥用于此目的）。 由于智能手机的普及，通信已转向WhatsApp等信使服务，特别是在个人领域，因为这些工具针对移动使用进行了优化，更适合日常闲聊。在家里 - 如上所述 - 电子邮件帐户主要用于访问在线商店，接收交易电子邮件和新闻通讯，以及撰写“官方”性质的消息，例如与公共机构，保险公司等的互动。 在商业世界中，替代沟通渠道也越来越多地用于处理特定事务。Microsoft Teams 等协作平台提供聊天功能和数字电话，作为员工处理日常小事的快速和非正式方式。同样，可以进行在线会议并共同处理文档，而无需将文档发送给每个员工。随着工作实践变得更加分散，过去需要访问同事办公室或会议室的过程现在可以使用协作软件以数字方式进行。

1980 年代和 1990 年代计算机技术的快速发展推动了电子邮件的普及。数字数据处理和联网的优势在1970年代就已经得到承认。但在当时，计算机由于其规模和巨大的成本，只能在大学和研究机构中找到。直到 1980 年代初小型、功能强大且价格合理的个人电脑问世，全球越来越多的公司才最终涉足数字时代。1990年代初，互联网也公开用于商业用途。不久之后，市场上出现了第一个免费的、具有图形功能的 Web 浏览器。 今天，电子邮件是日常生活中不可或缺的一部分，无论是在商业还是私人生活中。根据Statista的数据（引用Radicati集团：电子邮件统计报告，2022-2026），今年全球将发送和接收约347亿封电子邮件。美国在线招聘服务Zippia Inc.和在线营销平台OMT列出了更多关于电子邮件使用和受欢迎程度的有趣统计数据。以下是文章中提到的一些最新关键数据： 全球约有 4 亿电子邮件用户 超过60%的电子邮件是在移动设备上打开的 所有行业的平均“打开率”为17.61%，点击率为8.74%，跳出率为10.64% 超过 90% 的 15 至 64 岁的人使用电子邮件 75% 的员工更喜欢电子邮件作为通信方式 根据Statista的数据，未来几年电子邮件流量将进一步增加（376年为4亿封电子邮件）。由于各种原因，电子邮件仍然是第一大通信方式。电子邮件作为一种简单、实惠且免费提供的去中心化服务而享誉全球（用户甚至可以运行自己的邮件服务器，如果他们愿意的话）。通常，登录在线商店或在线平台需要电子邮件地址。时事通讯和交易电子邮件是日常（数字）生活的一部分。尽管电子邮件也经常以网络钓鱼的形式成为网络犯罪的目标，但德国研究“电子邮件2025.1”（“电子邮件给你2.0”）发现，与社交媒体或即时通讯渠道相比，电子邮件仍然被认为是一种可靠的，并且 - 与社交媒体或即时消息渠道相比 - 值得信赖的通信方式。此外，电子邮件可以在电子数据展示流程（电子数据展示流程和业务电子邮件：您需要了解的内容）中发挥重要作用。

自电子邮件发明以来，现在已经有 50 多年了。当时谁会想到这项发明会如此巨大，并最终成为第一大沟通渠道，尤其是在商业环境中。以下是电子邮件早期的一些里程碑。 1971年：雷·汤姆林森（Ray Tomlinson）发送了第一封电子邮件。 1973年：开发了第一个电子邮件标准，具有“发件人”，“收件人”和“转发”等功能。 1974年：Bolt，Beranek和Newman（汤姆林森的公司）发布了Telenet，这是ARPANET计算机网络的商业版本。 1976年：英国女王伊丽莎白二世成为第一位在访问英国皇家信号和雷达机构期间发送电子邮件（来自阿帕网）的国家元首。 1978年：数字设备公司的营销员工Gary Thuerk通过ARPANET向大约400名收件人发送电子邮件。该电子邮件包含新DECSYSTEM-2020，2020T，2060和2060T计算机系统的演示活动的邀请。这封邮件被认为是历史上第一封垃圾邮件。 1984 年：德国收到第一封电子邮件。卡尔斯鲁厄大学的迈克尔·罗特（Michael Rotert）收到了一封来自马萨诸塞州剑桥市劳拉·布里登（Laura Breeden）的电子邮件，该电子邮件是通过美国SNET平台（计算机科学网络）发送的。电子邮件包含以下消息：欢迎来到CSNET！迈克尔，这是你对CSNET的正式欢迎。