合适的电子邮件归档解决方案MailStore

作者:mailstore,更新时间:2023-08-23 09:41:10

无论是由管理层还是公司数据隐私或合规官提出,在选择电子邮件归档软件时肯定会出现不同的兴趣。因此,在寻找合适的工具时,考虑几个重要标准非常重要。

  • 灵活的存储管理:选择使用重复数据消除和压缩等方法的归档软件有助于将存储需求降低多达 70%。灵活的存储管理还意味着可以为当前电子邮件保留快速、昂贵的存储介质;一个好的系统总是会将较旧的、访问频率较低的电子邮件传输到速度较慢、更便宜的存储中。
  • 易于安装和维护:安装简单,软件设置更加容易,而直观的可用性使归档可以快速设置。如果所有必要的组件(如数据库系统)都已集成,则可以节省额外的时间,降低成本和管理工作。
  • 归档现有电子邮件:在公司中推出新软件时,归档存储在单个邮箱、公用文件夹以及共享邮箱和电子邮件文件中的当前电子邮件应该没有问题。
  • 用户友好:用户应该能够像往常一样通过 Outlook、浏览器或在旅途中使用平板电脑或智能手机访问其归档的电子邮件Microsoft。
  • 用户自助服务:并非所有归档解决方案都允许员工自行访问电子邮件卷。但是,如果新的解决方案允许用户在归档中高效工作,则可以显著减少 IT 部门的工作量。
  • 认证:对于许多公司来说,重要的是该软件允许符合GDPR的工作标准,并在需要时拥有适当的认证。
  • 灵活性:归档软件应支持所有常规电子邮件系统和归档方法。理想情况下,还应该可以通过集成的API实现定制的应用场景。
  • 适合用途:您的归档工具必须适合您的业务规模和要求。例如,中小企业很少需要大型企业解决方案,而是在功能范围和总拥有成本 (TCO) 方面为中小型公司量身定制的软件。

您需要一个电子邮件归档解决方案,以满足组织的所有需求 – 从管理和 IT 部门一直到最终用户。最好列出一份要求清单,列出需要满足的所有法律、财务和技术标准。