MailStore电子邮件管理面临的挑战

作者:ycms,发布时间:2023-07-13 10:16:55

       大多数公司都有出色的电子邮件服务器或群件解决方案用于电子邮件通信。但是这些系统从未设计用于长期存储和提供大量数据,这可能会导致技术,法律和财务问题:

  • 根据国家/地区和行业的不同,随着时间的推移处理电子邮件和存储这些数据以使其永久可用可能会受到不同的法律和法规要求的约束。通常,通过电子邮件发送和接收大量敏感个人数据的行业受到更严格的监管。这些包括医疗保健部门和金融业,以及公共当局和教育机构。
  • 如果发生法律纠纷(例如,电子邮件被用作证据)或数据主体根据欧盟《通用数据保护条例》主张其权利(删除权/访问数据的权利、限制处理权等),公司的管理层或法律/合规团队必须能够始终有效地从其整个电子邮件库存中搜索和检索数据。
  • 为了有效、高效地利用此通信资源,用户必须能够随时轻松快速地访问其所有电子邮件。通常,只有专业的电子邮件归档解决方案才能满足这一需求。自助服务方面(用户可以自行运行存档搜索以检索单个电子邮件)显著减少了 IT 部门(尤其是服务台)的工作量,但并非每个归档解决方案都提供自助服务。

由于近年来电子邮件流量的增加以及许多市场(例如欧盟的GDPR和加利福尼亚州的CCPA)的更严格的法规,我们建议所有IT决策者主动解决电子邮件归档问题。专业归档相关电子邮件的选项作为全面电子邮件管理概念的基石应该是每个 IT 战略的一部分。如果没有归档解决方案,IT 部门将很难(如果不是不可能的话)在其系统上实施公司管理层发布的电子邮件治理策略。此类指令可能包括特定电子邮件的保留策略、分布式电子邮件的集中存档(例如本地 PST 文件、仅存在于电子邮件客户端上的电子邮件)以及恢复历史电子邮件的能力。