（白皮书）Google Workspace 用户使用独立邮件归档解决方案的优势

更新时间：2026-05-29 13:47:43

引言

在数字时代，满足所有法律和监管要求的专业信息管理是企业的一项关键任务，而这一点在电子邮件管理方面尤为重要。电子邮件中可能包含大量业务关键型信息，所有这些信息都需要借助可靠的归档和备份解决方案进行保护，以帮助企业满足法律要求、全天候访问相关业务数据，并有效防止数据丢失。

基于云的集成通信环境在数字协作领域正变得越来越受欢迎。除 Microsoft 365 外，最知名的产品之一是 Google Workspace。该产品此前名为 G-Suite，并于 2020 年 10 月起向 Google 用户正式提供。该软件套件包含多种 Google 应用程序（例如 Gmail、Google Drive 和 Hangouts），同时还包括 Google Vault——一款允许对电子邮件进行归档的信息管理工具。

因此，使用 Google Workspace 的企业应深入了解 Google Vault，理解其归档功能的特点与优势，以及其局限性和潜在风险。

本白皮书将详细介绍电子邮件归档这一主题，并探讨：

l 为什么电子邮件归档应成为 IT 战略中的重要组成部分；

l Google Vault 的优势与不足；

l 为什么第三方独立解决方案可能是电子邮件归档的最佳选择；

l 一套电子邮件归档解决方案应满足哪些要求。

 

关键发现

尤其是在美国，越来越多的中小企业（SMB）以及教育行业组织将 Google Workspace 作为首选解决方案。其原因包括大量数字通信与协作功能，以及 Google 作为可靠服务提供商的良好声誉。

大型云服务提供商提供的一体化解决方案能够简化 IT 部门的工作，对于希望进行居家办公的人而言尤其具有吸引力。然而，IT 决策者仍有责任以足够的敏感性和谨慎态度来处理关键业务数据。

各类组织依赖可靠的备份与归档能力，作为保护、保存并持续确保关键数据（其中大量存储于电子邮件系统中）可用的最安全方式。若未能充分保护数据，可能会导致严重后果，包括因不符合现行法规而产生的法律处罚，以及数据丢失和生产力下降的风险。

每一家企业都需要可靠的电子邮件归档解决方案，以保存存储在电子邮件中的业务记录；并且根据具体方案，还能够借助适当的搜索功能，使员工快速高效地从邮件归档中检索信息。

作为 Google Workspace 通信环境组成部分的平台集成式归档解决方案（例如 Google Vault），在某些电子邮件归档需求方面存在漏洞。通过使用独立解决方案，可以避免这些问题。

 

为什么需要归档电子邮件？

尽管基于 Slack 和 Google Hangouts 等工具的专业沟通方式已经大幅增长，但电子邮件仍然是传输业务数据和信息的首选媒介。因此，一家公司积累的大量邮件中通常包含许多关键性文档，例如：

· 合同

· 人事数据

· 订单

· 发货记录

· 客户协议

· 技术支持请求回复

如果未能妥善保存电子邮件及其附件，可能会给企业带来不良后果。例如，根据不同国家和行业的规定，电子邮件的处理与长期存储通常需要满足不同的法律和监管要求，以确保数据能够被永久访问。这一点对于监管严格的行业尤为重要，例如：医疗行业，金融行业，政府机构，教育行业。因为这些行业经常通过电子邮件发送和接收敏感的个人数据。

电子邮件归档能够帮助企业满足这些要求。这类要求通常由企业管理层制定，再由本地 IT 团队负责实施。如果违反归档义务，企业可能面临罚款、其他行政处罚，甚至在某些情况下遭遇民事诉讼。

与此同时，电子邮件归档还能帮助企业在法律程序中将邮件作为证据使用。当发生诉讼，或数据主体依据欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）主张其权利时，企业员工或外部审计人员必须能够随时高效地搜索并检索所有邮件数据。

在美国，电子邮件长期以来一直被作为法庭证据使用，并经常引发复杂的电子取证流程。在这些流程中，组织需要对全部邮件数据进行检索，以查找特定信息。

而在欧洲司法体系中，欧盟 eIDAS 法规如今也进一步强化了电子文档的法律证据效力。因此，在发生电子取证场景时，企业应能够对其全部邮件数据执行搜索，并在必要时以标准格式导出相关数据。

鉴于隐私立法（例如欧盟 GDPR、加州 CCPA，以及美国的 HIPAA 和 FERPA）和各类合规监管要求日益严格，同时电子邮件通信依然长期广泛使用，每一家企业都有责任主动重视电子邮件归档这一问题。将专业的电子邮件归档作为完整邮件管理体系的核心组成部分，应当成为每个 IT 战略中的重要内容。通过这种方式，可以确保所有电子邮件及其附件都能够：被完整保存，防止篡改，实现长期可访问性。

电子邮件治理与归档

在某些情况下，如果没有电子邮件归档解决方案，IT 部门可能无法执行管理层在企业电子邮件治理策略中下达的指令。这些指令可能包括：针对特定邮件的保留策略，对存储在本地系统中的邮件进行集中备份（例如本地 PST 文件，或仅存在于邮件客户端中的邮件） ，恢复历史邮件的能力。

电子邮件归档是如何工作的？

任何电子邮件归档解决方案的主要目标，是确保电子邮件数据在长期内始终保持可用并且可检索。为实现这一目标，归档系统会将所有电子邮件的副本存储在一个集中式归档库中，从而在多年时间范围内保证数据的可用性与安全性。

电子邮件归档系统是对现有邮件系统的补充，原有邮件系统仍然可以照常使用。管理员负责配置：哪些邮件需要被转移到归档系统 ？何时进行归档 ?邮件归档之后，是否需要从邮件服务器邮箱中删除 。 理想情况下，归档系统应能够高效处理和管理海量数据。

电子邮件归档 vs 备份

电子邮件归档与电子邮件备份绝不是同一回事。在业务连续性（ BC）的背景下，两者都是重要工具，但属于相互补充而非替代关系。

电子邮件备份主要用于在短期到中期内保护数据（通常为 30–90 天），理想情况下甚至会包括电子邮件归档本身。其目的是在需要时能够恢复数据，从而确保在紧急情况下（例如系统故障或勒索软件攻击）业务关键系统与数据仍然可以被访问。备份通常由在某一时间点生成的“快照”构成，这些数据一般是未被索引的。

电子邮件归档能够将电子邮件以忠实于原始内容的形式保存多年，同时确保其易于查找并且长期可用。它们构成了专业信息管理策略的基础，并且在设计上会全面考虑所有相关的法律与监管要求。

电子邮件备份 vs. 电子邮件归档

 

该表中的评分基于备份与电子邮件归档的基本概念。这里讨论的电子邮件归档解决方案的功能，是基于 MailStore Server 所提供的功能范围。不同提供商所提供的备份与电子邮件归档解决方案，其功能可能存在差异。

使用 Google Vault 进行电子邮件归档

Google Vault 是 Google Workspace 中用于信息管理与电子取证（eDiscovery）的工具。企业可以使用 Google Vault 在任意时间长度内存储大量数据，不仅包括电子邮件，还包括来自其他 Workspace 服务的数据，例如：

· Google Drive 文件

· Google Chat 消息

· Google Groups 内容

· Google Voice 数据

· Google Meet 记录

· Google Hangouts 数据

在 Vault 中，Workspace 内生成的数据可以：按主题进行分类，以层级结构组织，进行可视化，导出。授权管理员可以根据以下条件搜索数据：用户账户，组织单元 ，日期，关键词。此外，授权用户还可以：查看历史日志，创建访问权限，管理用户账户。 这些功能在调查、审计以及诉讼中非常有用。

同时，还可以为特定事项设置“保全”。在这种情况下，相关数据会被保留，直到企业主动移除该保全。保全优先级高于任何保留规则，只有在移除保全后，保留规则才重新生效。就邮件归档而言，Google Vault 的主要优势在于与 Gmail 的深度集成。但其归档能力依赖于事先配置的保留规则。

使用 Vault 的管理员必须主动定义：

· 谁可以访问 Vault 以及执行哪些操作

· 数据需要保存多长时间

· 哪些用户或用户组适用于特定规则

· 不再需要的数据何时从用户账户及 Google 系统中删除

Google对客户数据的保护或保留不承担任何责任。除非并且直到组织在 Google Vault 中定义了保留规则，否则用户（或根据相应 Google Workspace 服务的协议）可以将文件不可逆地删除。在管理员定义的保留规则到期之后，这些数据将进入 Google 用于删除客户数据的标准处理流程

谁可以使用 Google Vault？

Google Vault 只能管理拥有有效 Vault 许可证的用户数据。该功能包含在 Google Workspace 的以下版本中：Business Plus 版本 ，各类 Enterprise（企业版）版本 ，各类 Education（教育版）版本 在这些版本中，公司内每位员工通常都包含 Vault 使用权限。对于较低成本版本：Frontline ，Business Starter ，Business Standard 。企业需要为每个需要归档邮件的员工单独购买 Vault 月度许可证。或者，也可以选择使用外部第三方电子邮件归档解决方案来替代 Vault 进行邮件归档。

 

Google Vault 的局限性

Google Vault 可以在较长时间内以防篡改的方式存储电子邮件及附件。根据 Google 的说明，一旦用户同意数据处理附录以及 Google Workspace 与 Cloud Identity 的标准合同条款，就可以满足欧盟 GDPR 所规定的充分性与安全性要求。同样，通过接受针对商业合作伙伴的修订协议，在美国地区也可以符合 HIPAA 合规要求。

然而，要评估 Google Vault 在特定保留与使用需求方面的满足程度，必须注意其以下弱点与局限性：

缺乏灵活性：Google Vault 只能归档来自 Google Workspace 的邮件。如果邮件存储在：其他云服务 ，本地邮件服务器（on-premise） ，本地个人电脑（local PCs） ，Vault 只能在这些数据被迁移到 Workspace 之后才能进行归档。

数据驻留限制：只有 Enterprise 或 Education 版本的 Workspace 用户可以定义数据的地理存储位置。

用户只能在以下范围中选择：美国（USA） ，欧洲（Europe） 但无法选择欧洲内部的具体国家，同时管理员也无法明确控制数据的实际访问主体。

单用户单邮箱限制：Google Vault 不支持同一用户多个邮箱的归档。也就是说：一个 Vault 许可仅对应一个用户邮箱 ，无法归档同一用户的多个不同邮件地址

导出格式有限导出的邮件仅支持以下格式：MBOX ，PST 。在审计或诉讼过程中，这些文件往往需要转换为其他格式，因此通常还需要额外工具支持格式转换。

恢复流程不便：由于 Google Vault 不允许将导出的文件直接重新导入系统，因此在恢复已导出邮件时，需要依赖外部解决方案才能将邮件重新导回 Google Vault。

数据丢失风险：如果员工账户或 Vault 许可被删除，其数据最迟会在 20 天后从归档中永久移除。即使是设置为“Hold（保全）”的数据也不例外，这意味着 Vault 所谓的“永久保留”并不绝对可靠。为避免这种情况，每个离职员工或被删除账户对应的 Vault 许可，都必须额外购买所谓的 Archived User（AU）附加许可证。

平台依赖性：Google Vault 与电子邮件系统共享同一平台。这意味着：平台正常运行时，邮件与归档可同时访问 ，平台出现故障时，邮件客户端与归档系统都会同时不可用 。在极端情况下，如果由于技术问题或系统不可用导致邮件被删除，还可能造成数据不可恢复的风险。

仅限云端：Google Vault 仅在云环境中运行：不支持本地部署，无法建立企业内部归档系统

不提供用户自助服务：Google Vault 是面向管理员和审计人员设计的工具，因此终端用户无法直接访问存储的数据。这意味着，大多数员工在需要执行搜索查询时，无法自行访问归档邮件，而必须联系 IT 部门或相关管理员来完成操作。

不合规风险：由于功能限制，企业可能无法完全满足现行法规要求，从而面临合规风险。尤其在以下行业：金融（Finance） ，医疗（Healthcare） ，法律（Law） ，教育（Education） 。这些行业监管严格，一旦不合规，可能导致罚款或其他处罚。在美国，《联邦民事诉讼规则》（FRCP）第 34 条要求企业保留所有电子存储信息（ESI），包括邮件内容。在诉讼场景中，这些潜在证据必须能够被快速、简单地访问与检索。

 

GDPR 与 Privacy Shield 专题页面

欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）规定了个人数据的处理与存储规则。正如名称所示，该法规不仅适用于欧盟内部：任何位于欧盟之外的公司 ，只要需要存储或处理欧盟公民的个人数据 。同样必须遵守 GDPR 的相关规定。

过去，从欧盟向美国进行数据传输依赖一种隐私协议：EU-US Privacy Shield（欧盟-美国隐私盾）。但由于数据隐私保护人士长期批评该机制，认为美国隐私法无法达到欧盟 GDPR 所要求的高标准保护水平，因此在 2020 年 7 月发生了重大转折。

欧洲法院（ECJ）宣布“隐私盾协议”（Privacy Shield）无效——此前，其也曾于 2015 年 10 月裁定“安全港隐私原则”（Safe Harbor Privacy Principles）无效。因此，希望在美国存储和处理欧盟公民数据的企业，已无法继续依赖 Privacy Shield，而必须寻找其他符合法律要求的方式。目前，大多数企业主要依赖标准合同条款（Standard Contractual Clauses）来进行数据传输，但这并非长期解决方案，因为欧洲法院要求欧盟数据保护机构审查相关数据传输行为，并在必要时予以阻止。Google 一再强调 Google Workspace 符合 GDPR（《通用数据保护条例》）要求。然而，仅依赖标准合同条款并不能保证向美国进行数据传输时的合规性，其中一个原因是《外国情报监视法》（Foreign Intelligence Surveillance Act）允许公共机构访问个人数据。

《云法案》（Cloud Act，全称 Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act）同样带来了与 GDPR 相关的不确定性。自 2018 年 3 月起，这项美国法律要求美国云服务提供商向美国政府机构开放其存储数据的访问权限。即使数据存储在美国境外，该规定同样适用，例如一家美国公司在欧洲境内运营服务器的情况。

企业约束性规则（Binding Corporate Rules，BCRs）可以作为标准合同条款的替代方案。然而，由于其实施过程相当复杂，通常并不被认为适合小型企业采用。由于短期内无论是修订“隐私盾协议”，还是建立全新的法律基础，都不太可能实现，因此，目前将数据从欧盟传输至美国的企业实际上面临着相当大的风险。

 

独立归档解决方案的优势

正如上一章节所述，由于 Google Vault 本身存在一定局限性，因此它无法完全满足专业信息管理与电子邮件管理系统的核心要求。因此，Google Workspace 用户应考虑采用独立的第三方归档解决方案，以避免潜在问题并获得以下优势。

防止数据丢失：无论是由于：操作失误 ，缺乏经验 ，恶意行为 。员工删除电子邮件都可能带来严重问题。尤其是在员工离职时删除整个邮箱内容的情况，后果往往十分严重。全球每天都有大量关键数据因此丢失。借助电子邮件归档解决方案，企业可以：对所有现有及未来的收发邮件进行完整归档 ，防止邮件被篡改 ，有效避免数据丢失

降低 IT 成本与工作量：电子邮件归档可以帮助企业降低邮件管理成本，并减少相关 IT 运维工作量，例如：用户频繁请求恢复邮件 ，从备份或邮件服务器中恢复数据。此外，通过将内容迁移出邮件服务器，企业通常还能显著减少：存储需求 邮箱容量占用 。

提升日常办公效率：如果企业能够快速、全面地访问全部邮件数据，通常能够明显提升员工工作效率。理想的归档系统还应具备自助服务功能，使用户能够：自行访问归档库 ，通过全文搜索快速定位邮件 ，自主恢复邮件内容

投资回报快：电子邮件归档解决方案能够：降低 IT 部门工作负担 ，减少存储成本，通常情况下，其初始投入能够在较短时间内收回成本。此外，企业还能够降低：数据丢失带来的经济风险 ，法律违规带来的处罚风险。尤其对于未包含 Google Vault 的低价版 Workspace 用户而言，外部归档方案往往比购买 Vault 许可证和额外 Archived User 许可证更加经济。

提高自主性：许多企业选择将邮件存储在公共云服务提供商的外部服务器上，而不是本地部署。这意味着企业需要依赖云服务商的持续可用性。通过使用第三方电子邮件归档解决方案对数据进行独立归档，可以为企业提供额外的数据安全保障与业务独立性。

 

选择合适电子邮件归档解决方案的检查清单

在选择电子邮件归档软件时，除了企业自身利益外，还必须综合考虑所有法律、经济和技术要求。制定一份需求清单可以帮助更容易找到合适的解决方案。

□ 灵活的存储管理：理想的归档软件应支持以下能力： 使用去重技术 使用压缩技术 减少整体存储需求 同时，存储应具备分层管理能力： 高频访问的当前邮件 → 存储在高速但成本较高的存储中 低频访问的历史邮件 → 存储在成本较低的存储中 

□ 易于安装与运行：优秀的解决方案应具备： 简单快速的安装流程 易于上手的操作界面 快速部署能力 此外，如果在安装过程中已集成所有必要组件（例如数据库系统），可以显著： 节省时间 降低成本 减少管理工作量

□ 完整归档所有邮件：新系统应能够高效归档以下数据： 现有邮箱中的邮件 公共文件夹，共享邮箱，本地文件同时必须支持“日志归档”功能，以确保： 邮件在发送或接收的瞬间即被归档 数据免受篡改 

□ 用户友好性：用户应能够像日常使用一样访问归档邮件，例如通过： Microsoft Outlook 浏览器平板或智能手机

□ 用户自助服务：并非所有归档系统都支持用户自助访问。 但如果允许用户自行： 搜索邮件 恢复邮件 则可以显著减轻 IT 部门的工作负担，提高整体效率。

□ 合规认证：归档解决方案必须支持法律合规要求，例如： GDPR 合规工作方式 必要的认证支持 这在需要审计或监管的行业中尤为重要。

□ 灵活性：软件应支持： 各类主流邮件系统 多种归档方式 理想情况下，还应提供 API 接口，以便实现定制化应用场景。

□ 适用性匹配：归档工具必须与企业规模和需求匹配： 中小企业通常不需要大型企业级系统 更适合选择功能适配、成本合理（TCO 较低）的解决方案。

 

运行详细成本分析！

Google Vault 仅作为 Google Workspace 用户的附加功能提供，并且仅包含在更高价的 “Business Plus” 和 “Essentials” 套餐，以及各类 “Enterprise” 和 “Education” 版本中。对于中小型企业而言，如果 “Frontline”、“Business Starter” 和 “Business Standard” 等更低成本版本在规模和功能上已经足够使用，那么应当认真评估：相比购买额外的 Google Vault 许可证以及 Archived User（AU）许可证，是否采用独立的邮件归档解决方案会是一个更合理且更可行的归档方案。

 

总结

电子邮件归档是专业信息管理系统中最重要的组成部分之一，应当成为 IT 战略的核心内容。在选择用于支持该关键任务的解决方案时，必须综合考虑各个方案的优点与不足。数据应当被安全存储，并能够在较长时间内随时被检索与访问。Google Vault 为 Google Workspace 用户提供了一种数据管理工具，但在许多场景下，它无法完全满足专业电子邮件归档的全部要求，也难以充分支持合规性需求。

 

 

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