选择正确的存档策略

更新时间：2020-05-07 15:22:59

MailStore Server提供了几种归档电子邮件的选项。选择正确的存档策略一方面取决于电子邮件基础结构（例如电子邮件服务器和电子邮件客户端），另一方面取决于公司的目标。
 

自动存档所有传入和传出的电子邮件

使用此归档方法，所有电子邮件都将被归档，然后再传递到用户邮箱。

优点

  • 档案的完整性
  • 归档前无法处理或删除电子邮件
  • 这有助于满足越来越多的合规性要求

缺点

  • 如果公司中允许使用私人电子邮件，则这种归档方法可能会导致某些国家/地区的隐私法出现困难。在这种情况下，将需要在全公司范围内禁止所有私人电子邮件通信，与员工签订合同协议或获得员工组织的批准
  • 电子邮件服务器的工作量和数据量没有减少，因为所有电子邮件仍在传递并存储在邮箱中
  • 电子邮件只能作为发送或接收对象分配给用户；无法复制邮箱文件夹结构

实作

  • 通过存档日记邮箱使用Microsoft Exchange
  • 使用IMAP兼容的电子邮件服务器（例如MDaemon，Kerio Connect或爱思华宝邮件服务器），通过存档多点邮箱（也称为全包邮箱）
  • 在所有其他情况下以及在没有自己的电子邮件服务器的公司中，可以免费使用MailStore网关
 

单个邮箱的存档

使用这种归档方法，电子邮件是从用户的各个邮箱中归档的。这可以通过直接从电子邮件服务器归档邮箱来实现，或者如果不可能的话，可以通过电子邮件客户端归档来实现。

优点

  • 存档邮箱，电子邮件客户端或PST文件的文件夹结构将应用于存档，以方便访问存档电子邮件
  • 可以根据预定义规则从邮箱中删除已归档的电子邮件，从而永久减少电子邮件服务器的工作量

缺点

  • 即使存档间隔很短，也可以在存档之前删除或处理电子邮件
  • 满足法律要求不能或只能困难地实现
 

归档任务的时间控制执行

电子邮件服务器的归档是MailStore Server中一项持续运行的任务，在将归档配置文件的执行设置为Automatic时，将在后台在服务器端执行该任务。通过定义每次执行之间的间隔以及从未执行归档配置文件的时间段，管理员可以完全控制自动归档过程。 电子邮件客户端和电子邮件文件的存档通常取决于当前的Windows用户，因此通常在客户端上手动执行（请参阅对现有电子邮件的一次存档）。MailStore允许在Windows Task Scheduler中创建计划任务，以自动执行客户端归档任务。如果没有其他选择可用，则应考虑这一点-服务器端归档始终是首选。  

一次性归档现有电子邮件

除了存档将来的电子邮件外，还应将先前存在的电子邮件存档并永久提供给您的公司。一次性过程应包括分散存储中的电子邮件（例如PST文件或用户的电子邮件客户端）。同时，存档后可以自动从邮箱中删除较旧的电子邮件（例如两年以上）。这样可以释放电子邮件服务器上的存储空间，并简化备份过程。用户可以通过MailStore存档访问所有电子邮件。