电子邮件归档 — 面向 IT 决策者的概述
作者：mailstore，更新时间：2023-08-18 12:57:55
为什么要存档电子邮件？
面向 IT 经理和系统管理员的指南
电子邮件不仅是数字通信的重要手段，也是公司全面而有价值的信息资源。但是，管理此资源可能是一项挑战。通常，通过电子邮件发送的数据通常不会存储在单独的位置，而是驻留在工人的邮箱中，从而产生碎片化的数据孤岛，包括多年的知识并每天扩展。随着时间的推移，将这些知识保存下来，以便同事能够有效地使用它，可以在公司的成功中发挥至关重要的作用。
本指南面向希望获得电子邮件归档总体概述的 IT 专业人员。在本文中，您将学习
- 为什么电子邮件归档应该成为全面 IT 战略的一部分，
- 正确的软件如何减轻 IT 部门的负担，
- 归档和备份数据有何不同，以及
- 除了 IT 之外，电子邮件归档还能为您的业务带来哪些好处。
电子邮件管理面临的挑战是什么？
大多数公司都有出色的电子邮件服务器或群件解决方案用于电子邮件通信。但是这些系统从未设计用于长期存储和提供大量数据，这可能会导致技术，法律和财务问题：
- 根据国家/地区和行业的不同，随着时间的推移处理电子邮件和存储这些数据以使其永久可用可能会受到不同的法律和法规要求的约束。通常，通过电子邮件发送和接收大量敏感个人数据的行业受到更严格的监管。这些包括医疗保健部门和金融业，以及公共当局和教育机构。
- 如果发生法律纠纷（例如，电子邮件被用作证据）或数据主体根据欧盟《通用数据保护条例》主张其权利（删除权/访问数据的权利、限制处理权等），公司的管理层或法律/合规团队必须能够始终有效地从其整个电子邮件库存中搜索和检索数据。
- 为了有效、高效地利用此通信资源，用户必须能够随时轻松快速地访问其所有电子邮件。通常，只有专业的电子邮件归档解决方案才能满足这一需求。自助服务方面（用户可以自行运行归档搜索以检索单个电子邮件）显著减少了 IT 部门（尤其是服务台）的工作量，但并非每个归档解决方案都提供自助服务。
由于近年来电子邮件流量的增加以及许多市场（例如欧盟的GDPR和加利福尼亚州的CCPA）的更严格的法规，我们建议所有IT决策者主动解决电子邮件归档问题。专业归档相关电子邮件的选项作为全面电子邮件管理概念的基石应该是每个 IT 战略的一部分。如果没有归档解决方案，IT 部门将很难（如果不是不可能的话）在其系统上实施公司管理层发布的电子邮件治理策略。此类指令可能包括特定电子邮件的保留策略、分布式电子邮件的集中归档（例如本地 PST 文件、仅存在于电子邮件客户端上的电子邮件）以及恢复历史电子邮件的能力。
电子邮件归档如何工作？
电子邮件归档是对现有电子邮件系统的补充（当然，可以像以前一样继续使用）。管理员配置要传输到归档的电子邮件，以及何时以及是否应从电子邮件服务器上的邮箱中删除电子邮件（归档）。理想情况下，存档将能够有效地管理大量数据。
我们的产品MailStore Server还为用户提供了对归档的直接访问。用户可以浏览他们的电子邮件，包括文件附件，并在没有IT人员的协助下从归档中恢复这些数据，并借助快速而强大的全文搜索功能。因此，公司中的所有用户都可以快速方便地访问其归档的电子邮件。
这对中小企业的 IT 部门意味着什么？
由于数据激增，IT决策者正面临越来越大的压力。保证此类数据保持安全、可检索和永久可用所需的时间和资源一直在增加。
电子邮件归档有助于显著减轻这种压力：
- 在归档电子邮件时从服务器中删除电子邮件的选项有助于减少存储要求，更不用说电子邮件服务器上的工作负载和相关运行成本了。
- 不可挽回地丢失电子邮件的风险被降至最低。即使是电子邮件服务器的定期备份（例如使用增量备份）也无法完全消除这种风险。重要提示：归档也应始终备份！
- 邮箱配额已过时，因为电子邮件可以在归档时从服务器中删除，这意味着电子邮件服务器上的数据量可以保持在恒定的较低水平。
- 归档降低了备份和还原过程的复杂性。保持电子邮件服务器上的数据量较低意味着备份过程更快，需要的存储更少 – 如果您需要灾难恢复，您将能够更快地从备份卷恢复邮件服务器。
- 管理员可以合并分散存储的电子邮件并简单地归档。这有助于避免由在本地用户系统中分发的 PST 文件和电子邮件引起的问题。
- 如果您通过公共云提供商或 IT 服务提供商管理电子邮件，部署单独的电子邮件归档解决方案将赋予您独立性。如果电子邮件服务失败（或者如果您需要在更换提供商后进行迁移），则对于 IT 团队来说，重新启动并运行系统将是一个小得多的挑战。
如果归档工具提供自助搜索和检索功能，您的 IT 部门将不再需要投入时间和精力从旧备份还原电子邮件。普通用户可以在没有帮助的情况下随意访问他的档案。
我们已经有了备份解决方案 — 为什么还需要归档？
公司电子邮件永远不应该简单地删除。归档电子邮件对于确保其中包含的信息始终可用非常重要。但是，归档本身应该是备份计划的一部分，并防止系统故障！ “我们已经备份了电子邮件服务器上的数据。无需单独归档数据”。订阅此前提的 IT 经理承担了相当大的风险，因为备份不能替代专业的电子邮件归档。
尽管备份和归档都是任何具有安全意识的业务的关键要素，但它们追求不同的目标（见下表）：
- 备份的主要目的是在业务连续性 （BC） 概念框架内支持灾难恢复 （DR） 过程。备份通常在短期或中期保护重要数据（理想情况下，包括电子邮件归档本身），以便可以根据需要恢复此信息。这保证了业务关键型系统和数据即使在紧急情况下（例如系统故障或勒索软件攻击）也保持可用。
- 但是，归档的目的是以忠实于原始电子邮件、易于查找且永久可用的形式存储电子邮件多年。这构成了考虑所有法律和法规要求的专业信息管理战略的基础。因此，除了备份之外，电子邮件归档是支撑公司业务连续性 （BC） 策略的最重要工具之一。
目标 电子邮件备份 电子邮件归档 消除邮箱配额 
消除 PST 文件 
通过重复数据消除和压缩减少存储需求 
减少电子邮件服务器的工作量并简化备份和还原过程 提供完整、防篡改和长期的电子邮件保留 帮助满足合规性要求 电子数据展示方案的协助 电子邮件的全文索引，用于快速搜索 最终用户：快速轻松地恢复丢失的电子邮件 完全适用适用部分适用
适用于较小程度不适用此表中的分级基于备份和电子邮件归档的基本概念。此处讨论的电子邮件归档解决方案的功能基于 MailStore 服务器提供的功能范围。备份和电子邮件归档解决方案的功能可能因供应商而异。
电子邮件归档是否有助于满足欧盟 GDPR 的要求？
欧盟的《通用数据保护条例》（GDPR）协调了欧洲的数据隐私法，强调对个人数据的保护。因此，在不同领域，公司必须确保以符合GDPR条款的方式处理个人数据。违规行为可能会被处以最高 20 万欧元或公司上一财政年度全球总营业额的 4% 的罚款，以较高者为准。
遵守 GDPR 中规定的数据隐私规则是一项涉及众多流程和程序的企业范围的挑战。电子邮件归档工具可以帮助企业满足欧盟法规的几个核心要求。即使是欧盟以外的公司，如果他们打算在日常业务中处理欧盟公民的个人数据，也最好熟悉GDPR。
我们自己的软件MailStore Server可以帮助您遵守以下GDPR文章，例如：
- 访问权（GDPR 第 15 条）：我们的归档解决方案中强大的搜索功能允许快速查找和导出有关特定客户或员工的电子邮件和文件附件。公司可以在需要时向第三方提供信息。
- 删除权（GDPR 第 17 条）：包含个人数据的文档可能还需要以审计证明的方式存储，即在法定或监管保留期内防止删除和操纵。MailStore Server 拥有支持删除/保留管理的功能，并允许您遵守 GDPR 要求。
- 数据可移植性权利（GDPR 第 20 条）：自然人有权要求披露与其有关的任何个人数据，并以结构化、常用和机器可读的格式提供这些数据，并将这些数据传输给另一个“控制者”。MailStore Server 通过提供支持所有常见电子邮件格式（EML、MSG、PST）的导出功能来遵守数据可移植性的权利。
- 反对权（GDPR 第 21 条）：GDPR 规定，如果公司希望处理个人数据，则必须证明已获得数据主体的同意。数据主体还必须能够撤回该同意。由于MailStore Server是一种电子邮件存档工具，因此通过电子邮件表达的同意和撤回在上游系统（例如在线商店，电子邮件营销系统等）中捕获。生成的交易邮件（例如选择加入电子邮件营销或潜在客户管理系统）将复制到电子邮件归档中。
处理个人数据的有序性和透明度是遵守GDPR的关键要求 – 从数据的收集和存储/访问，到数据被删除。因此，部署功能强大的电子邮件归档软件是实现 GDPR 合规性的重要一步。
电子邮件归档对 IT 以外的企业有什么好处？
如前所述，电子邮件归档是公司 IT 战略和信息管理策略的关键要素。然而，要让 IT 部门和决策者相信实施新软件的优势可能很困难 — 尽管如下所示，电子邮件归档可以在公司的所有领域带来好处。
防止数据丢失
员工总是有可能删除重要的电子邮件——无论是出于意外、无知，甚至是恶意。用户在离开公司时删除邮箱的全部内容的情况特别严重。在全球范围内，每天都有关键数据以这种方式丢失。但是，借助电子邮件归档解决方案，所有现有和未来的入站和出站电子邮件流量都可以完全存档，从而允许在电子邮件到达用户之前对其进行归档，并避免数据丢失。
帮助实现电子邮件合规性
电子邮件归档可以支持遵守法律法规要求，而这些要求通常由公司管理层负责。违反归档义务可能会导致经济处罚，在某些情况下，甚至会导致民法诉讼。
因此，对于大多数公司来说，将所有相关的电子邮件和文件附件完全存档，并且以防篡改且永久可用和可检索的形式归档是有意义的。电子邮件归档可以有效地处理这项任务，同时也有助于在法庭上使用电子邮件作为证据。欧盟eIDAS法规加强了电子文件在欧洲司法区的证明价值。在美国，电子邮件在法庭上被用作证据的情况并不少见。在这里，它们通常构成复杂的电子数据展示过程的基础，在这些过程中，大量公司电子邮件被拖网以查找和保留特定的信息项。因此，在发现的情况下，公司应该能够对其整个电子邮件库存进行搜索，并在必要时以标准格式导出数据。
我们一位客户的 IT 经理讲述的一则轶事证明了电子邮件归档在此背景下的价值：“我的前雇主卷入了一场法律纠纷，但没有电子邮件归档解决方案。大部分证据都集中在十几名员工写的电子邮件上。我花了将近六个月的时间收集，索引和检查PST文件。这是一次不愉快的经历，我发誓它永远不会再发生。
降低 IT 成本和工作量
电子邮件归档使企业能够削减公司 IT 部门产生的电子邮件管理成本。通过交换来自邮件服务器的电子邮件，通常可以显着降低存储要求。同时，IT部门免于从备份或电子邮件服务器恢复特定电子邮件以响应用户请求的繁琐任务。IT 专家可以将释放的容量投资于更重要的项目。
独立于软件供应商和服务提供商
备份电子邮件服务器的一个关键方面是在丢失事件后恢复数据之前的时间滞后。在最坏的情况下，该公司将在几个小时甚至几天内无法访问电子邮件中包含的关键业务信息。对于业务关键型电子邮件，归档可以完全解决此问题。如果电子邮件服务器出现故障或数据丢失，理想情况下，所有归档的电子邮件仍可用于搜索和恢复操作。业务活动不间断地继续进行。
许多公司选择使用公共云提供商（例如Microsoft 365或Google Workspace）或托管服务提供商的外部服务器，而不是在本地（即在您的IT部门的直接控制下）存储电子邮件。这要求对现有的技术备份机制以及这些服务的永久可用性有一定程度的信任。
IT决策者还应该意识到，作为一项规则，特别是主要的公共云提供商，只保证自己的基础设施的可用性 – 即保护和保存客户数据的责任在于客户。这也适用于备份和归档。在提供商的系统之外存档这些数据是一种简单的附加安全措施。
更重要的是，MailStore Server 的用户也独立于我们，我们作为归档解决方案的供应商！因此，可以随时以标准化格式从存档中导出电子邮件。
提高用户在日常业务中的工作效率
确保电子邮件作为关键信息资源快速全面可用，有助于提高公司的生产力。例如，在MailStore Server中，自助服务功能为用户提供了访问归档的各种方法（例如，通过Microsoft Outlook中的集成或通过独立于平台的Web Access），而快速全文搜索功能允许查找电子邮件，然后恢复。同时，您的 IT 服务台可以自由地处理更重要的任务。
此外，归档工具的部署使邮箱配额变得多余。用户无需花费宝贵的时间来组织邮箱或清除无关紧要的电子邮件，而是可以随时访问他们的电子邮件（使用 Web Access，即使在移动中也是如此）。
快速投资回报
使用电子邮件归档解决方案可以减少 IT 部门的工作量，并可以显著降低存储成本。通常，该解决方案将在短时间内收回成本。公司还能够减轻因数据丢失或法律纠纷而面临的财务风险。
清单：如何找到合适的电子邮件归档解决方案
无论是由管理层还是公司数据隐私或合规官提出，在选择电子邮件归档软件时肯定会出现不同的兴趣。因此，在寻找合适的工具时，考虑几个重要标准非常重要。
- 灵活的存储管理：选择使用重复数据消除和压缩等方法的归档软件有助于将存储需求降低多达 70%。灵活的存储管理还意味着可以为当前电子邮件保留快速、昂贵的存储介质;一个好的系统总是会将较旧的、访问频率较低的电子邮件传输到速度较慢、更便宜的存储中。
- 易于安装和维护：安装简单，软件设置更加容易，而直观的可用性使归档可以快速设置。如果所有必要的组件（如数据库系统）都已集成，则可以节省额外的时间，降低成本和管理工作。
- 归档现有电子邮件：在公司中推出新软件时，存档存储在单个邮箱、公用文件夹以及共享邮箱和电子邮件文件中的当前电子邮件应该没有问题。
- 用户友好：用户应该能够像往常一样通过 Outlook、浏览器或在旅途中使用平板电脑或智能手机访问其归档的电子邮件Microsoft。
- 用户自助服务：并非所有归档解决方案都允许员工自行访问电子邮件卷。但是，如果新的解决方案允许用户在归档中高效工作，则可以显著减少 IT 部门的工作量。
- 认证：对于许多公司来说，重要的是该软件允许符合GDPR的工作标准，并在需要时拥有适当的认证。
- 灵活性：归档软件应支持所有常规电子邮件系统和归档方法。理想情况下，还应该可以通过集成的API实现定制的应用场景。
- 适合用途：您的归档工具必须适合您的业务规模和要求。例如，中小企业很少需要大型企业解决方案，而是在功能范围和总拥有成本 （TCO） 方面为中小型公司量身定制的软件。
您需要一个电子邮件归档解决方案，以满足组织的所有需求 – 从管理和 IT 部门一直到最终用户。最好列出一份要求清单，列出需要满足的所有法律、财务和技术标准。
进一步阅读的提示
在我们的网站上，您可以找到许多其他博客文章，包括白皮书和指南，可以帮助您更好地了解电子邮件归档。这里有一小部分选择：
- Rebecca Rommelrath在她的博客文章“让在家工作的员工可以使用电子邮件归档”中解释了MailStore Server如何让您为远程工作的员工提供电子邮件存档。
- 我们的指南“电子邮件归档和欧盟通用数据保护条例”解释了电子邮件归档在帮助您遵守欧盟 GDPR 方面所发挥的作用。
- 在其白皮书“第三方电子邮件存档对使用 Office 365 的企业的好处”中，市场研究机构 Osterman Research 解释了中小型企业如何充分保护业务关键型电子邮件。在白皮书中，专家将 Microsoft 365 中提供的本机归档功能与第三方解决方案提供的原生归档功能进行了比较。
- 在她的博客文章“电子邮件归档与备份 – 关键差异”中，Larissa Wiegand 研究了备份和电子邮件归档之间的主要区别。
- 最后，我们的三部分MailStore Server产品视频展示了我们自己的产品MailStore Server的优势。