独立电子邮件归档解决方案对 Microsoft 365 用户的好处

作者:mailstore,发布时间:2023-08-16 15:38:16

如今,全球各地的公司都在使用Microsoft 365云服务,其优势不言而喻。公司不再需要运营自己的基础设施来提供现场服务。仅通过云获得的程序和工具可以根据用户数量轻松且经济高效地进行扩展。特别是与专用本地系统相比,管理需要更少的 IT 资源。此外,该服务来自值得信赖、可靠的提供商。此外,无论您是将 Outlook 用作邮件客户端还是将 Teams 用作数字会议室,所有通信服务都位于同一平台上。总的来说,Microsoft来自公共云的办公软件以合理的价格提供了丰富的通信和协作功能。

尽管如此,建议公司安装其他用于归档和备份电子邮件的解决方案,以保护它们包含的业务数据并长期保持此信息可用。事实上,许多公司不知道Microsoft 365不会自动归档和备份电子邮件数据,此外,Microsoft 365内置的存档功能无法提供专业的第三方电子邮件归档解决方案所期望的服务范围。

使用专业电子邮件归档解决方案的原因

对于许多公司来说,数字化首先意味着创建数字档案

任何电子邮件归档解决方案的主要目标是以忠实于原始电子邮件、快速查找且永久可用的形式存储公司所有电子邮件的副本,包括随时间推移的文件附件。这使公司能够充分利用电子邮件作为信息资源,并获得许多可用的好处。除此之外,专业的电子邮件归档有助于防止数据丢失,减少邮件服务器的存储需求,减少 IT 团队的工作量,并遵守管理业务相关文档保留的法律法规要求。

Microsoft 365 中可用的存档选项摘要

Microsoft 根据所选计划(商业标准版、商业高级版、企业版)提供了几种不同的电子邮件保护选项。其中一些功能作为基本Microsoft 365软件包的一部分免费提供,而其他功能仅包含在更昂贵的企业计划中。以下是 Microsoft 365 中的本机存档功能的摘要:

  • PST归档

用户可以将电子邮件移动到PST文件,并将其本地存储在自己的计算机上或云中。

  • Outlook 中的“归档”按钮

“归档”按钮允许用户将电子邮件移动到归档文件夹。电子邮件保留在 Outlook 邮箱中;只有电子邮件的存储位置会更改。

  • 无需 Exchange 在线归档即可归档邮箱

归档邮箱是一个单独的邮箱,具有自己的存储容量,可以将电子邮件移动到该容量。此存档邮箱必须由管理员设置。

  • 使用 Exchange 联机归档邮箱

使用 Exchange 联机归档 (EOA),用户可以将其电子邮件移动到单独的归档邮箱,管理员可以将自己的归档和保留策略应用于该邮箱。

Microsoft 365 本机归档功能的限制

但是,IT 决策者需要了解有关 Microsoft 365 板载存档选项的某些限制。最重要的是,在存储安全性方面,使用PST文件或“归档”按钮并不能防止数据丢失。同样,M365 中提供的单独归档邮箱(不使用 Exchange 联机归档时)也不符合专业电子邮件归档解决方案的所有标准。只有 Exchange 联机归档 (EOA) 附带的归档邮箱支持专业电子邮件存档所需的功能和特性,例如保留策略、法定保留和电子数据展示选项。但是,Exchange 联机归档仅包含在更昂贵的 M365 计划中,例如商业高级版和高档企业计划。

“责任共担”模式

Microsoft对其Microsoft 365服务实行共担责任政策。因此,Microsoft负责确保 Microsoft 365 标签下的服务永久可用并冗余提供。但是,Microsoft不认为自己负责保护和保留其客户的数据,这也适用于电子邮件中包含的任何数据。

由于 M365 中存在的缺点和限制(取决于所选的存档功能)以及客户负责保护和保留自己的电子邮件数据的事实,应使用专业的第三方电子邮件归档解决方案。

选择与 M365 一起使用的电子邮件归档解决方案时要考虑的事项

电子邮件归档解决方案可能是长期保护和保留业务电子邮件的关键要素。但是,决定哪种解决方案最符合业务需求并不总是那么容易。建议决策者在选择归档软件之前检查以下标准:

独立于Microsoft

如果没有外部电子邮件归档,如果 Microsoft Office 365 服务失败,用户将无法访问自己的电子邮件。第三方解决方案将确保避免供应商锁定,即使 M365 服务失败,公司的电子邮件仍可访问。

面向最终用户的自助服务

一些专业的电子邮件归档解决方案为用户提供了(不仅仅是管理员)搜索电子邮件归档的快速有效的方法,以及快速简单地恢复电子邮件的能力。这可以减轻 IT 团队的负担,因为不再需要联系他们来处理此类问题。

防止数据丢失和操纵

应防止意外或恶意删除电子邮件;如果不是这样,遵守法律要求可能会有问题。即使Microsoft 365基本上能够恢复错误删除的数据,也可能会出现阻碍甚至严重危害日常业务运营的情况。

遵守隐私法

如果使用得当,认证电子邮件归档解决方案可确保始终根据相关数据隐私法处理电子邮件。特别是自欧盟GDPR生效以来,数据隐私一直是公众关注的焦点。即使在欧盟以外的国家,这一敏感问题也越来越受到关注。

合理的总拥有成本 (TCO)

Microsoft最强大的归档选项(Exchange Online 归档)仅包含在特定的 M365 高级计划中,这些计划通常针对大型企业的需求量身定制。Microsoft为中小型企业 (SMB) 量身定制的 365 计划不包括 Exchange 在线存档,需要将其添加为额外的付费服务。在这种情况下,第三方解决方案可能更实惠。

关于这一主题的补充说明

归档和备份电子邮件之间的区别

归档和备份电子邮件是实现非常不同目的的两种模型。备份的目的是在中短期内定期存储数据,从而提供相关数据的快照。因此,备份是一种灾难恢复手段。

任何电子邮件归档解决方案的主要目标是确保电子邮件数据随着时间的推移保持可用和可恢复。在业务关键型信息的法定保留要求方面,这些方面对于公司尤其重要。所谓的审计安全性在这里起着重要作用,这意味着保留的电子邮件必须是防篡改的,并且必须能够记录和导出它们。

独立电子邮件归档软件的优势

第三方解决方案可以提供超出Microsoft本机电子邮件归档功能的额外优势:

  • 独立的归档解决方案允许将来自 Microsoft 365 以外的电子邮件来源的内容存储在同一归档中。同时管理多个归档解决方案通常会增加保留业务记录的成本和复杂性。使用中央归档可减少需要由 IT 团队管理和用户搜索的解决方案数量。
  • 使用独立于 Microsoft 365 平台的归档可以更轻松地遵循 3-2-1 规则,该规则规定组织应保留其数据的三个副本:两个在本地,一个位于与创建和存储数据的主系统分开的远程位置。
  • 许多第三方归档解决方案都支持重复数据消除,这可以显著降低存储需求。
  • 索引大量文件类型可以更轻松地搜索和检索电子邮件和文件附件。

结论:第三方电子邮件归档是Microsoft 365的必要补充

尽管Microsoft 365无疑是一个可靠,强大和多功能的平台,但它在电子邮件归档方面确实有其局限性,中小企业的决策者需要仔细考虑这些缺点。不了解事实的业务领导者和 IT 经理将面临不必要的风险。专业的第三方电子邮件归档解决方案可以减轻甚至完全消除这些风险,因此应该考虑。

 

常见问题

公司在 Microsoft 365 中归档电子邮件有哪些选项?

Microsoft提供了几个用于在 M365 中归档电子邮件的选项。它们包括Outlook中的“归档”按钮,以PST文件的形式存储电子邮件,并使用必须单独配置的归档邮箱(带或不带Exchange Online Archiveing)。或者,可以使用专业的第三方电子邮件归档解决方案。

Microsoft 365 会自动归档电子邮件吗?

不。电子邮件不会在 Microsoft 365 中自动归档。M365 用户必须负责保护自己的电子邮件,并决定哪种电子邮件归档选项最能满足其公司和潜在的法律要求。

公司是否需要在 Microsoft 365 中归档其电子邮件?

是的。包含关键业务信息的电子邮件应始终归档,以保护这一宝贵的信息资源并充分利用它。通常,立法者还对保留与业务相关的电子邮件和数据隐私施加法律要求,这两者都使得使用专业的电子邮件归档解决方案至关重要。

仅在Microsoft 365中创建电子邮件备份就足够了吗?

不,备份的目的是在短期和中期定期保存数据(例如电子邮件)和系统(例如电子邮件服务器),并且主要是一种灾难恢复手段。在两个存储周期之间生成或修改的任何数据都不会受到保护,以防丢失和篡改。首先,任何电子邮件归档解决方案的目标都是以忠实于原始电子邮件、快速查找和永久可用的形式存储所有电子邮件的副本(包括其文件附件)多年。这对于充分利用电子邮件这一宝贵的信息资源至关重要,同时满足有关电子邮件存储和数据隐私的法律。