关于MailStore电子邮件归档的 5 个常见误解

作者:mailstore,发布时间:2023-07-31 13:24:45

误解电子邮件归档

多年来,电子邮件流量的稳定增长一直是商业世界中的常态,因此,更令人惊讶的是,如此多的公司仍然忽视保护不断扩大的信息资源,即电子邮件。然而,使用电子邮件归档软件可以快速、简单且成本低廉地保护电子邮件中包含的宝贵信息。由于对该主题的某种无知,公司仍然不太重视电子邮件归档,尽管在许多国家/地区,法律要求他们保留某些类型的电子邮件。因此,在本文中,我们想阐明有关电子邮件归档的五个最常见的误解,并解释专业电子邮件归档解决方案可以为公司带来的附加值,而不仅仅是备份电子邮件数据。

误解 1:我已经使用备份 – 我不需要额外的归档软件。
现实情况:备份定期(例如每 24 小时)存储信息和系统数据的副本,通常只保存中短时间段的数据。数据备份主要是灾难恢复的一种手段,旨在在丢失事件后快速恢复重要的系统和文件。但是,两个存储点之间丢失的任何数据都将无法挽救,并且数据可能在两个存储周期之间被修改。

借助专业的电子邮件归档解决方案,所有电子邮件的副本(包括其文件附件)都可以以忠实于原始、易于检索和永久可用的形式安全存储多年。由于电子邮件一旦进入归档就不可能丢失或操作(在归档中使用日记存档和加密时),电子邮件归档解决方案还可以帮助公司遵守管理电子邮件中保存的业务相关数据的保留的法律法规要求。

理想情况下,备份系统应与电子邮件归档软件结合使用,以便从这两种解决方案中获益。如果您想进一步了解备份与电子邮件归档的区别,以及如何从这两个概念中受益,请阅读我们关于该主题的博客文章。

误解2:我目前的电子邮件服务已经为专业归档电子邮件提供了足够的选项。
现实情况:大多数电子邮件提供商的集成归档选项通常无法与专业电子邮件归档软件提供的一系列功能和特性相媲美。例如,本机归档选项很少支持创建防篡改归档,或者允许独立于所使用的电子邮件平台管理归档 – 这是安全电子邮件归档的两个基本要求

误解3:电子邮件归档成本高昂,只会给我的IT团队带来更多工作。
现实:运行专业电子邮件归档解决方案的成本通常较低,因为这适用于所需的实际用户许可证数量。此外,专业的电子邮件归档提供了大量好处,并且初始支出很快就会摊销。例如,强大的“自助服务”选项意味着电子邮件归档解决方案使用户能够自己搜索所需的电子邮件,而无需向 IT 管理员寻求帮助。用户和管理员都节省了宝贵的时间,可以在其他地方得到充分利用。阅读我们的白皮书“电子邮件归档 – IT 决策者概述”,了解电子邮件归档解决方案的所有优势。

误解4:电子邮件归档仅在受到严格监管的行业部门中才需要。
现实情况:在许多国家/地区,法律要求公司根据定义的要求保留关键业务数据,包括电子邮件及其附件。特别是在金融、医疗保健或教育等受监管的行业中,要求可能特别严格,因此电子邮件归档解决方案至关重要。

但是,即使您的公司不受法定归档法规的约束,电子邮件归档解决方案仍然很重要,因为专业归档提供的好处远远超出了法规遵从性。电子邮件包含大量业务关键型信息,即使这不是严格的法律要求,也需要保护这些信息。除了业务信函外,电子邮件还可以包含报价、合同、发票和销售数据,甚至包含分类的公司数据,例如内部工作流程信息或财务数据。由于此信息在事件发生多年后可能仍与公司相关,因此理所当然地应将其归档。将电子邮件换成归档系统还可以减轻电子邮件服务器的负担,同时如果用户能够自己访问邮件归档,还可以减少 IT 人员的工作量。此外,无缝的历史电子邮件归档可能包含可能有助于刑事诉讼或内部合规案件的证据。好处清单很长。阅读我们的免费白皮书“电子邮件归档 — IT 决策者概述”中的所有信息。

误解5:电子邮件归档与数据隐私不兼容。
现实情况:作为专业电子邮件归档,它可以在搜索旧电子邮件内容、合规审计、业务和税务审计时为内部研究团队提供关键支持,甚至可以提供用于刑事诉讼的证据。

话虽如此,一段时间以来,重点已转向保护数字世界中的个人数据(数据隐私)。最迟自GDPR在欧盟生效以来,数据隐私也一直是欧洲以外国家日益关注的焦点。通常,隐私法禁止长期存储个人数据(通常在电子邮件中发现),除非这些数据用于特定的预先声明的目的。

但是,电子邮件归档和数据隐私肯定是可以调和的。专业的电子邮件归档解决方案可以使用预定义的保留策略和删除规则,在达到最长法定保留期时从邮箱和归档中删除电子邮件。因此,可以利用电子邮件归档的好处,而不必担心违反适用的数据隐私法规。

总之 – 电子邮件归档是必须的。
企业对电子邮件归档的误解意味着该主题没有得到足够的关注。然而,电子邮件归档在存储与业务相关的信息和文档以及遵守数据隐私法方面发挥着至关重要的作用。最终,电子邮件现在是并将继续是第一大沟通渠道,尤其是在商业世界中。

除了帮助满足合规性要求外,公司还可以在其他方面受益,使用专业的电子邮件归档解决方案。

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