电子邮件归档对IT部门和您的业务的好处(一)

作者:mailstore,发布时间:2023-07-15 21:49:23

归档电子邮件不仅是充分利用所有信息中包含的电子邮件的一个重要工具,而且根据归档方法

,它可以对IT部门甚至整个业务都有好处。

防止数据丢失

工人们会一次又一次地删除电子邮件——偶然的、无知的,有时甚至是恶意的。用户在离开公司时删除邮箱的全部内容的情况尤其严重。电子邮件可以被操纵这也是一种勒索软件攻击的手段。全球的关键数据每天都以这种方式丢失。在电子邮件归档解决方案的帮助下,所有未来和现有的入站和出站电子邮件流量都可以完全归档,并防止操作,有效地排除数据丢失。更重要的是,电子邮件分布在本地用户系统(e.g.文件)也可以转移到中央归档。

支持业务连续性

在大多数情况下,IT基础设施的故障和业务关键型数据的不可用性将扰乱业务流程。作为业务连续性策略的一部分,备份可以用于恢复重要的系统和数据,如电子邮件服务器,以及它们所包含的所有邮件数据。然而,恢复可能需要几个小时甚至几天。在最坏的情况下,该公司将无法在停机期间访问电子邮件中包含的业务关键信息。一个独立的存档可以消除这个问题。如果电子邮件服务器失败或数据丢失,所有存档的电子邮件将在理想情况下保持可用于任何搜索和恢复操作。关键业务数据将永久可用,业务活动可以不间断地继续进行。

帮助遵守法律

根据国家和行业部门的不同,电子邮件数据的处理可能符合法律要求。其中必须保留数据,用作审计、法律纠纷或编制年度财务报表和纳税申报表的证据和信息。我们讨论的不仅仅是金融,健康等领域处理敏感数据的护理、法律或教育越来越多,但大多数公司也是如此。除了数据捕获外,术语数据处理还涉及数据存储、可用性、提供、修改、删除和传输等方面。在许多国家,对数据隐私的需求越来越突出。隐私立法最著名的例子是《加州消费者隐私法》(CCPA)和欧盟的《通用数据保护条例》(GDPR),它不仅适用于欧盟内部,而且必须由欧盟以外处理欧盟公民个人数据的公司遵守。因此,对于大多数公司来说,使用电子邮件归档解决方案是有意义的,该解决方案能够将所有相关的电子邮件和文件附件完全归档,并以防篡改和永久可用的形式进行归档。

提高日常业务的生产力

如果一家公司能够快速、全面地访问其整个电子邮件库存,这通常可以提高员工的生产力。在古代数据竖井中对信息的大量搜索和扩展到许多本地用户系统已成为过去。积极的效果可以进一步增强,如果电子邮件归档解决方案是否能够映射用户习惯的文件夹结构到归档,并提供了一个自助服务功能供用户独立访问存档和查找并通过全文搜索恢复电子邮件。常规归档电子邮件也可以帮助减少负载在邮箱上,避免与邮箱配额的问题,并提高了邮件客户端的性能。

降低IT成本和努力

电子邮件存档可以帮助降低人的成本-老化的电子邮件,包括相关的IT工作复杂难懂的存储需求,因此,邮件-盒子的大小通常可以显著减少正在从邮件服务器中交换内容。如果用户能够自动访问电子邮件存档,IT人员就可以了从备份或电子邮件服务器恢复特定电子邮件以响应用户请求的繁重任务。IT专家可以将他们新发现的能力投资到更重要的项目上。