要不要用Google Vault进行邮件归档？
作者：mailstore，更新时间：2023-06-01 17:39:57
谷歌工作空间，在2020年10月之前被称为谷歌G-Suite，是一个通信和协作环境，以多种不同方式促进数字协作。然而，在许多情况下，Google Vault（Workspace的原生数据管理工具）未能满足专业电子邮件存档系统的合规要求。因此，你的公司使用第三方归档解决方案与Google Workspace相结合是有意义的。
为什么电子邮件需要归档？
在许多公司，当涉及到传输业务数据和信息时，电子邮件是首选的媒介。因此，一个公司的电子邮件库存将包括大量的关键信息，如合同、发票、人事数据和采购订单--所有这些都需要适当保留。
根据不同的国家和行业部门，不同的法律要求可能适用于电子邮件的处理和它们所包含的数据的长期存储，以便它们可以永久使用。这尤其适用于监管严格的行业，如医疗保健和金融业，以及政府机构和教育机构，在这些机构中，敏感的个人数据经常通过电子邮件发送和接收。
不遵守关于电子邮件归档的法律会产生严重的后果：例如，违反归档义务会导致罚款和其他制裁，在某些情况下甚至会导致民法诉讼。还有一个例子：在诉讼中，如果电子邮件被用作证据，或者数据主体根据欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）主张自己的权利，你的公司可能需要快速有效地搜索整个电子邮件库存。在专业管理的电子邮件档案的帮助下，这就容易多了。
邮件归档和IT战略
鉴于日益严重的隐私立法（例如加州的CPA、HIPAA和美国的FERPA）和合规法规，以及电子通信的持续普及，每家公司都应积极主动地进行电子邮件存档。对业务相关的电子邮件进行专业归档，不仅仅是总体电子邮件管理概念的基石；它应该是任何IT战略的一部分和组成部分。最终，通过归档，你可以确保你的所有电子邮件，包括任何文件附件，都以防篡改的方式完全保留下来，以便它们在任何时候都可以使用。
仅仅备份电子邮件还不够吗？
电子邮件归档和电子邮件备份是业务连续性方面的重要工具，但它们并不相互排斥。一般来说，备份的作用是在中短期内保护数据（最好包括电子邮件档案本身），以便在需要时恢复这些信息。他们确保关键业务系统和数据可以被访问，即使在系统故障或勒索软件攻击的情况下。相比之下，归档使电子邮件能够以忠实于原件的形式储存多年，易于查找，并且永久可用。
使用Google Vault的邮件归档是如何进行的？
Google Workspace为其用户提供Google Vault，这是一个用于信息管理和电子发现的软件工具。因此，拥有有效Vault许可证（见下文）的Workspace用户可以在任何时间内存储大量数据，不仅包括电子邮件，还包括来自其他Workspace程序的文件，如Google Drive、聊天、群组和会议。
谁可以使用Google Vault?
对于“商业加”和“基本”工作区软件包中的每位员工,以及“企业”和“教育”版本,都包含Google Vault许可证。但是,如果您选择更实惠的“前线”、“商业启动”和“商业标准”计划,则需要每月为要归档电子邮件的每位员工购买Vault用户许可证。
使用Google Vault,您在工作区内生成和处理的所有数据都可以根据主题进行聚类、排列成层次结构,并进行可视化和导出。具有适当授权的管理员可以根据用户帐户、组织单位、日期或某些关键字搜索存储的数据。
授权用户可以使用Google Vault查看历史日志、分配权限和管理用户帐户。这在调查、审计和诉讼事件中可能需要快速访问存档中的关键信息时很有帮助。我们的白皮书《为Google Workspace用户选择独立的电子邮件归档解决方案的好处》提供了您需要注意的所有详细信息,包括“保留”在内的作用,以及如果忽略定义保留规则可能会出现的风险。
Google Vault在邮件归档方面存在什么限制?
使用Google Vault,您的公司可以长期存储电子邮件和文件附件。根据谷歌的说法,一旦您同意有关数据处理的附录并接受Google Workspace和Cloud Identity的标准合同条款,您将满足GDPR定义的合适性和安全性要求。在美国地理位置,一旦您接受谷歌的业务合作伙伴修订协议,您将符合“HIPAA”。
也就是说,由于该解决方案固有的弱点和漏洞,难以归纳Google Vault是否能满足您在保留和可用性方面的要求。例如,有限的导出功能和如果删除用户或许可证,数据丢失的风险。在我们的白皮书中,我们研究了这些问题的原因,并分析了您可能遇到的其他漏洞。
结论
邮件归档是公司IT战略和信息管理政策的关键组成部分。Google Vault,Workspace的原生数据和信息管理工具,在这方面可能是一个有价值的帮助。但是,它确实存在某些漏洞,可能导致合规性和立法问题,您可能更适合选择专业的第三方软件来专门进行邮件归档。如果您需要详细了解Google Vault预期遇到的缺点以及Google Workspace用户可以从第三方软件中受益的领域,我们建议阅读我们的白皮书。如果您想了解为什么保留和使您的电子邮件可用应该关注您作为Google Workspace用户,那么请查看这些相关的博客文章: