独立电子邮件归档解决方案对Microsoft 365用户的好处

作者：mailstore，更新时间：2023-02-17 18:08:54

世界各地的公司都在使用 Microsoft 365 云服务，使用云服务的好处是您不需要自己准备基础设施即可使用相应的服务。您只需从云中获取所需的程序和工具，然后订阅所需的用户授权数，便宜且易于管理。与本地系统相比，管理这些程序需要相对较少的 IT 资源。更重要的是，它们来自值得信赖、可靠的平台；所有必要的通信服务都可以在同一平台上找到，无论你是使用 Outlook 作为电子邮件客户端还是将 Teams 用作数字会议室。

尽管如此，我们仍然建议公司实施其他解决方案来归档和备份其电子邮件，以便其中包含的业务数据得到保留并长期可用。许多公司通常不知道他们的数据不会在Microsoft 365中自动归档和备份，因此，决策者应考虑使用第三方解决方案来归档和备份其电子邮件。

 

部署专业电子邮件归档软件的原因

在许多公司中，电子邮件是传输业务数据和信息的首选媒介。因此，公司的电子邮件将包括大量关键信息，例如合同、发票、人事数据和采购订单——所有这些都需要妥善保留。

根据国家和行业部门，在处理电子邮件及其包含的数据以使其永久可用时，可能会适用不同的法律要求。这尤其适用于医疗保健和金融业等受到严格监管的行业，以及经常通过电子邮件发送和接收敏感个人数据的政府机构和教育机构。

不遵守有关电子邮件归档的法律可能会产生严重后果：例如，违反归档义务可能会导致罚款和其他制裁，在某些情况下，甚至根据民法提起诉讼。另一个例子：如果发生诉讼，电子邮件被用作证据，或者数据主体根据欧盟的《通用数据保护条例》（GDPR）主张其权利，您的公司可能需要快速有效地搜索其整个电子邮件清单。在专业电子邮件归档软件的帮助下，这要容易得多。

云中的电子邮件管理——责任共担

在使用Microsoft 365服务时，Microsoft采用“责任共担”模型，根据该模型，它负责确保Microsoft 365标签下的众多服务永久可用，并且还将提供冗余。但是，Microsoft 不认为自己负责保护和保留其客户的数据，这也适用于电子邮件中包含的任何数据。

因此，电子邮件既不会自动存档，也不会以符合 Microsoft 365 中法律要求的方式存档。Microsoft 365 客户自己负责确保其数据得到适当的保护和存档。未能充分保护数据可能会产生严重后果：重要数据可能会被意外删除或恶意删除，访问被勒索软件阻止的数据，以及管理数据的监管要求不遵守。

但是，使用更强大的 Exchange 联机存档 （EOA） 的想法与许多中小型企业 （SMB） 无关，因为 EOA 不包含在为中小型企业量身定制的大多数 Microsoft 365 计划中，并且必须根据需要添加为付费服务。对于中小企业来说，更全面的 M365 计划通常过于复杂且成本高昂。不直接参与 IT 的决策者可能会发现很难确定各个服务包之间的差异并确定他们真正需要什么，特别是对他们来说，考虑购买适当的第三方解决方案来专业地归档他们的业务电子邮件是有意义的。在最好的情况下，此中央存档解决方案不仅支持 Microsoft 365，还支持其他电子邮件系统。

独立电子邮件归档软件的优势

与 Microsoft 电子邮件解决方案中集成的归档功能相比，第三方电子邮件归档解决方案可以提供一系列优势，例如：

• 独立归档解决方案提供了将来自 Microsoft 365 以外的电子邮件源的内容存储在同一归档中的选项。要管理多个归档解决方案往往会增加保留业务数据的成本和复杂性，使用中央归档可减少需要由 IT 管理并由用户搜索的解决方案数量。
• 使用独立于 Microsoft 365 平台的归档可以更轻松地遵循 3-2-1 原则，该规则指出组织应保留其数据的三个副本，两个在本地，一个在与创建和存储数据的主系统分开的远程位置。
• 许多第三方归档解决方案都支持重复数据删除，这可以显著地降低存储需求。
• 支持索引更多文件类型的选项使检索电子邮件和文件附件变得更加容易。

使用云服务时的数据隐私和数据保留方面的要求

微软正在不断提高 Microsoft 365 的可用性，包括通过位于欧盟的数据中心。尽管如此，所有公司都需要验证 Microsoft 是否能够遵守管理在 Microsoft 365 中处理的数据的存储位置的个别要求。例如，当不允许将欧盟公民的个人数据传输到第三国（在本例中为美国）时，客户数据存储在美国服务器上。直到 2020 年，此类数据传输都受到欧盟-美国隐私护盾协议的保护，但随后被欧洲法院 （ECJ） 宣布无效。目前，正在采取行动制定新的法规，以管理欧盟公民向第三国的个人数据传输，但是目前没有有效的协议。

要点：将第三方电子邮件归档解决方案与 Microsoft 365 相结合可产生协同效应

如果公司选择同时使用 Microsoft 365 和第三方归档功能，则可以创建协同效应。例如，选择使用 Microsoft 365 以外的其他电子邮件系统 （例如本地邮件服务器） 来覆盖其电子邮件通信的组织将需要实现和管理 Microsoft 365 的归档功能，以及除了 Microsoft 365 和本地解决方案之外的单独本地电子邮件归档解决方案。但是，使用同时支持云和本地服务的第三方归档解决方案不仅可以消除对其他归档解决方案的需求，还可以减少管理该额外解决方案所需的 IT 时间和精力，拥有集中式归档还可以简化检索信息的过程。

Microsoft 365 是一个可靠、功能强大且用途广泛的平台，对于许多企业来说变得越来越重要。但是，Microsoft 365 的本机电子邮件归档功能确实表现出某些缺点，中小企业的决策者需要考虑这些缺点，没有意识到这一点的业务领导者和IT经理正在将自己暴露在不必要的风险中。使用专业第三方电子邮件归档解决方案可以减少甚至消除这种风险，因此应予以适当考虑。

本文基于市场研究公司Osterman Research Inc.代表MailStore Software GmbH进行的全面市场研究。 完整的白皮书可以在这里免费下载。