MailStore助力安徽省安粮集团有限公司实现高效邮件归档与检索

更新时间：2024-09-05 16:18:33

行业背景

批发业作为商品流通的重要环节，连接着生产者和零售商，对于促进商品流通、满足市场需求起着至关重要的作用。随着全球经济一体化的加速和信息技术的飞速发展，批发业也面临着诸多机遇和挑战。在这个行业中，邮件及邮件归档的重要性日益凸显，它不仅是企业内部沟通和协作的重要工具，也是企业与外部客户、供应商等进行业务往来的重要方式。因此，如何有效地管理和保护邮件及邮件归档，成为了批发企业面临的重要问题。

公司概况

安粮集团成立于 1976 年，当时为“中国粮油食品进出口总公司安徽省分公司”，是中国粮油食品进出口总公司省级分公司之一。1989 年，公司划归安徽省对外经济贸易委员会（即现在的安徽省商务厅）管理，更名为“安徽省粮油食品进出口（集团）公司”。2006 年，经安徽省人民政府批准，省属外贸公司与省商务厅脱钩，成立安徽国贸集团有限公司，公司成为其全资子公司。2018 年，公司完成全民所有制企业改制，更名为安徽省安粮集团有限公司。2018 年底，海螺集团与国贸集团重组，公司成为海螺集团成员企业。

公司注册资本 10 亿元人民币，主营贸易、建工、地产、金融投资，其中贸易和建工是公司两大核心主业。2020 年，公司营业收入 350 亿元，进出口额 22.46 亿美元，资产总额 268 亿元，下属企业 80 家，员工人数 3200 多人。公司位列 2020 中国服务业企业 500 强第 198 位，安徽省服务业百强企业第 4 位。

面临问题

邮件数量庞大，管理困难：随着公司业务的不断发展，邮件数量迅速增长，给邮件管理带来了很大的困难。如何有效地管理和存储这些邮件，成为了公司面临的一个重要问题。
邮件归档不规范，查找困难：由于邮件归档不规范，查找困难，导致公司在需要查找历史邮件时，往往需要花费大量的时间和精力，严重影响了工作效率。
邮件安全风险高，数据泄露：由于邮件中可能包含公司的商业机密和敏感信息，因此邮件安全风险较高。如果邮件被黑客攻击或泄露，将会给公司带来巨大的损失。

解决方案

建立邮件归档系统：使用 MailStore 邮件归档软件，建立邮件归档系统，对邮件进行统一归档管理。通过建立邮件归档系统，可以有效地解决邮件数量庞大、管理困难的问题，同时也可以提高邮件的安全性和可用性。
规范邮件归档流程：制定邮件归档流程，明确邮件归档的范围、时间、格式等要求。通过规范邮件归档流程，可以保证邮件归档的质量和效率，同时也可以为后续的邮件查找和使用提供便利。
加强邮件安全管理：使用 MailStore 邮件归档软件的加密功能，对邮件进行加密处理，保证邮件的安全性。同时，还可以设置访问权限，只有授权人员才能访问邮件，进一步提高邮件的安全性。

实施效果

提高工作效率：通过建立邮件归档系统，规范邮件归档流程，加强邮件安全管理，公司可以有效地提高工作效率。例如，在需要查找历史邮件时，只需要在邮件归档系统中进行搜索即可，无需花费大量的时间和精力去查找原始邮件。
保障邮件安全：使用 MailStore 邮件归档软件的加密功能和访问权限控制功能，可以有效地保障邮件的安全。即使邮件被黑客攻击或泄露，也可以保证邮件中的敏感信息不会被泄露，从而降低公司的风险。
符合法规要求：MailStore 邮件归档软件可以满足企业数据合规要求，保证公司的邮件数据得到妥善的管理和保存。例如，在需要进行审计或调查时，公司可以快速地提供相关的邮件数据，避免因为邮件数据丢失或损坏而导致的法律风险。