在Microsoft Outlook中归档邮件：神秘的归档按钮

更新时间：2024-07-23 14:10:53

Microsoft Outlook用户有多种归档电子邮件的选项。其中最快捷的是归档按钮，因为它内置于Outlook的菜单栏中，无需调用管理员即可访问。

你是否使用过归档按钮？你是否不小心点击它试图删除邮件？或者你有意识地选择使用它？有些人确实发现它有用，但我们认为它可能会误导你。因为即使不是电子邮件归档专家，也知道归档按钮在处理电子邮件时远未达到专业归档产品的要求。

使用Outlook归档按钮归档电子邮件——它是如何工作的

那么，归档按钮到底做什么呢？基本上，它允许你将电子邮件从收件箱移动到归档文件夹。但由于这个文件夹也在Outlook中，实际上你只是改变了电子邮件的存储位置。因此，尽管微软可能称此选项为“归档”，但它并不满足专业电子邮件归档解决方案应具备的标准。根据定义，档案是文档在其先前使用链结束时的最终存储地点；因此，它必须能够永久保留这些材料，例如通过特殊保障措施。如今，欧盟GDPR和其他法律要求意味着在日常企业实践中，电子邮件归档已成为一个相当复杂的问题。同时，档案的任务是确保所有记录（在这种情况下是电子邮件）始终可用。

使用Outlook归档按钮的缺点

如果你想专业地归档你的电子邮件或因法律原因必须这样做，使用归档按钮确实存在一定的风险。

归档按钮不适合:

- 防止数据丢失，因为它不保护电子邮件免受篡改或删除；

- 可能会减少邮箱中的数据量，因为归档文件夹位于Outlook邮箱内；

- 确保电子邮件数据永久可用，因为如果Outlook出现故障，电子邮件将不再可访问。

归档按钮仅适用于保持收件箱视觉上的整洁。当你使用归档按钮时，你正在将旧邮件移出视线，放入归档文件夹。你可以使用Outlook的搜索功能找到旧邮件，包括那些你已移至归档文件夹的邮件。

Microsoft还提供了哪些邮件归档选项？

任何专业电子邮件归档解决方案的主要目标是确保电子邮件数据随时可检索，并因此永久可用。为此，归档解决方案在中央档案中存储所有电子邮件的副本，从而保证数据多年来的可用性和安全性。

因此，虽然Microsoft在其Outlook、Exchange Server和Microsoft 365产品中提供了与电子邮件“归档”相关的各种应用程序，但它们要么不满足，要么仅部分满足专业电子邮件归档解决方案的目标。

归档PST文件/AutoArchive（Outlook）

用户可以将电子邮件移动到PST文件并在他们自己的计算机上本地存储或在云中存储。

没有Exchange Online归档的归档邮箱

归档邮箱是一个单独的邮箱，有自己的存储空间，可以将电子邮件移至此处。此归档邮箱必须由管理员设置。

具有Exchange Online归档的归档邮箱

使用Exchange Online归档（EOA），用户可以将其电子邮件移至单独的归档邮箱，管理员可以在此应用自己的归档和保留策略。

为什么你应该使用独立的电子邮件归档解决方案

乍一看，将电子邮件归档功能和电子邮件客户端放在同一平台上似乎有益。然而，通常而言，Microsoft提供的电子邮件归档选项并不能满足专业电子邮件档案的要求。

PST文件或归档按钮在安全环境中存储电子邮件时，无法真正防止数据丢失。同样，M365中的单独归档邮箱（不使用Exchange Online归档）也无法完全满足专业电子邮件归档解决方案的标准。只有随Exchange Online归档（EOA）一起提供的归档邮箱具有专业电子邮件归档所需的功能和特性，如保留策略、法律保留和电子发现选项。但由于Exchange Online归档仅包含在更昂贵的Business Premium和Enterprise M365计划中，这通常不是小型或中型公司的选择，因为他们的财务限制。

另一方面，专业的、独立的电子邮件归档解决方案以合理的价格提供了广泛的功能，因此更适合中小企业。

以下是独立电子邮件归档解决方案的一些关键优势。

独立于Microsoft

如果没有外部电子邮件存档，如果Microsoft 365服务失败，用户将无法访问他们的电子邮件。使用外部电子邮件存档将确保避免供应商锁定，并且即使Microsoft 365服务失败，公司的电子邮件仍然可访问。

最终用户的自助服务

用户不仅拥有快速高效的存档搜索功能，还可以快速简单地恢复存档邮件，而无需调用系统管理员的服务。

防止数据丢失和操纵

一旦进入存档，电子邮件就不能被用户删除或修改。只有管理员可以定义电子邮件应在系统中保留多长时间。日志记录确保无缝归档。

遵守隐私法

当正确使用时，认证的电子邮件归档解决方案确保电子邮件按照相关的数据隐私法律进行处理。特别是自欧盟的GDPR生效以来，数据隐私已成为公众关注的关键焦点。

合理的总拥有成本（TCO）

独立的电子邮件归档解决方案以合理的价格提供了广泛的功能。特别是对于中小型企业（SME），可以从这一点中受益，并且不必转向昂贵的企业解决方案。

总结——Outlook归档按钮无法专业地归档电子邮件

归档按钮提供的功能远低于其名称所暗示的。在某些情况下，它可以通过消除在收件箱中管理多个子文件夹的需要来节省时间；但它无法满足专业电子邮件归档解决方案的期望标准。我们的两份免费白皮书详细解释了Microsoft 365和Microsoft Exchange Server中可用的电子邮件归档选项，以及哪些最适合您的需求。