典型展望问题的邮件归档解决方案

更新时间：2023-06-19 04:54:24

Microsoft Outlook 是最受欢迎的电子邮件客户端之一，被世界各地的企业使用。但是，发送和接收的电子邮件量的年度增长正在成为用户和管理员的真正挑战，例如邮箱溢出或邮件客户端响应时间缓慢等问题。在我们的博客文章中，我们解释了为什么解决这些问题很重要，并向您展示了一些简单的方法来做到这一点。使用 Outlook 时可能出现的问题多种多样，并且无论底层邮件系统（例如 Microsoft Exchange Server、Microsoft 365、MDaemon 电子邮件服务器等）如何，都可能损害电子邮件客户端的性能。可能会出现以下问题： Outlook 响应缓慢或偶尔冻结。损坏的PST文件阻止Outlook正常启动。如果邮箱存储空间不足（即已超出其配额），Outlook 将不允许发送或接收更多电子邮件，直到用户删除了较旧的邮件。这可能会在法规遵从性、业务连续性和信息管理方面引起问题。如果 Outlook 的性能下降，则在邮箱中搜索较旧的条目可能会消耗不必要的时间。 IT 管理员被迫对本地或远程用户的 PC 进行故障排除，以查找通常已损坏或难以找到的 PST 文件。例如，我们客户的一位 IT 管理员对 Outlook 导致的问题是这样说的： “我每天处理的大多数工单都与各部门的Outlook问题有关。例如，Outlook 不会同步传入的邮件，或者每隔几分钟左右就会重新启动一次。当旧电子邮件需要恢复时，我的团队经常不得不处理损坏或分布在许多同事的PC上的PST文件。我们的手忙于这些日常工作，因此，我们经常不得不推迟实际上更重要的项目。诸如此类的问题在Microsoft Outlook中很常见，即使电子邮件客户端在所有意图和目的上都是一个非常流行，可靠和多功能的邮件客户端。这些前景问题的根本原因是什么？这些问题的原因通常很简单：邮箱溢出。的确，微软作为公共云提供商，为其客户提供大量具有数千兆字节数据的邮箱（Microsoft 365邮箱拥有至少50 GB的存储容量，根据计划，最高可达100 GB）。但是，大多数用户习惯性地将电子邮件长时间保存在邮箱中，迟早会用完空间。这适用于IT部门必须“本地”维护的存储，以及各种公共云提供商提供的明显无限的存储。更重要的是，大量的电子邮件可能会简单地损害Outlook客户端的性能。除此之外，PST文件因达到一定大小时引起问题而臭名昭著。损坏（损坏）的PST文件可能会阻止Outlook启动。如何解决这些展望问题？如果要优化 Outlook 安装的性能，则应尝试减少存储在用户邮箱中的数据量（注意：特别是文件附件可能会快速对邮箱的配置限制征税）。但是，鉴于当前的法律规定和广泛的合规性要求，简单地开始删除电子邮件并不是一个好主意。您应该改为存档电子邮件。基本上，您在这里有两个选择： Microsoft 在 Outlook 或 Exchange Server 和 Exchange Online 中提供的本机存档选项。如果您使用的是其他制造商的电子邮件系统，他们也可能会提供本机存档选项（有时作为额外的付费服务）。一个例子是Google Vault，它是Google Workspace（以前称为Google G Suite）中的归档工具。来自专业第三方提供商的电子邮件归档解决方案。微软在电子邮件存档方面提供了哪些选项？ Microsoft 为 Outlook、Exchange Server 和 Microsoft 365 或 Exchange Online 中的客户提供各种需要手动配置的存档功能。其中包括：自动存档自动存档是Outlook中过时的功能，允许用户将电子邮件转移到PST文件，然后将其存储在硬盘上（文件/信息/工具/邮箱清理/自动存档）。但是，PST文件本身可能会导致几个问题：它们容易损坏，难以备份，并且需要IT管理员投入大量时间和精力。 “存档”按钮此按钮允许 Outlook 用户将电子邮件从其邮箱移动到存档文件夹。但是，存档按钮无法满足公司在专业存档方面的需求。虽然它可能属于存档的名称，但实际上所做的只是将电子邮件传输到一个单独的文件夹，即邮件不会移动到安全和独立的特殊存档中。因此，所有用户所做的不是减少电子邮件的总数量，而是将它们散布在各个文件夹中。原位存档（也称为就地存档） “本地”或作为其Microsoft 365实例的一部分运行Microsoft Exchange Server的用户可以为任何用户邮箱创建个人存档（原位或就地存档）（或由IT管理员完成），从而在Exchange Server和Microsoft Outlook中实现存档功能的最大可能集成级别。但是，这种类型的归档可能会给 IT 基础架构带来巨大的额外负担，这对中小型企业来说尤其是一个挑战。与使用 Exchange Online 或第三方解决方案进行存档相比，此处的电子邮件保留选项可能非常有限。更重要的是，电子邮件合规性方面的要求很难满足，因为这仅仅是扩展现有邮箱存储的情况。交换在线存档（EOA） Microsoft 365 的用户将获得一个联机存档，该存档在 Outlook 的左窗格中显示为单独的邮箱。您可以使用邮箱在一段时间内保留较旧的电子邮件，从而使主 Outlook 邮箱的大小易于管理。但是，此功能仅包含在特定的 Microsoft 365 计划中，并且可能需要添加为付费服务。为什么微软的原生归档功能还不够？仔细检查，Microsoft电子邮件解决方案中包含的本机存档功能确实存在弱点，这不仅适用于自动存档功能和存档按钮。通常，与通常使用第三方解决方案相比，管理原位存档和交换在线存档通常需要 IT 管理员更长的熟悉时间。此外，如果使用 Microsoft 365 的公司在不同的国际位置设有分支机构，则数据隐私、邮件合规性和法律确定性领域可能会出现问题，更不用说数据主权和数据驻留问题了。如果您打算仅使用 Microsoft 提供的本机功能存档电子邮件，则应注意您的存档不会独立于基础电子邮件系统。因此，您将违反所谓的 3-2-1 规则，这是一种公认的最佳实践方法，要求公司保留其数据的三个副本，两个在本地，一个在远程位置。例如，一个副本可以保存在 Outlook 中（在电子邮件服务器上），一个保存在本地备份和存档解决方案中，另一个保存在云中或作为异地备份。如果您仅使用 Outlook 提供的本机选项来存档电子邮件，则很难遵守 3-2-1 规则。例如，Microsoft 365 的本机函数使用平台本身来保护存储在其上的数据。因此，如果电子邮件服务器崩溃或 Microsoft 365 实例失败，数据在中断期间将不可用。如果平台上的电子邮件被恶意或意外删除或损坏，它们很可能会永远丢失。这就是为什么市场研究机构奥斯特曼研究建议使用独立软件或适当的托管服务来保护 Microsoft 365 数据的原因。专业电子邮件存档解决方案为 Outlook 用户提供了哪些好处？来自专业提供商的专业电子邮件存档解决方案可以增强 Outlook 的性能。使用独立的存档可以使您更容易遵守 3-2-1 规则。这种灵活性尤其适用于基于云的电子邮件服务（如 Microsoft 365）的用户。有了如此重要的通信渠道，原始数据、备份和归档不应依赖于同一个平台。您的企业将从第三方解决方案提供的其他好处中受益，如下所示：电子邮件合规性强大的电子邮件归档解决方案是电子邮件管理的重要组成部分，因为它使企业能够集中保存电子邮件，并在多年内保持其可用和可检索性，尤其是在您定义了电子邮件保留策略的情况下。此外，有些行业通常比其他行业受到更多监管，尤其是在处理敏感个人数据（PII）的情况下。数据隐私法规的重要性日益增加，这也增加了复杂性。尤其是在美国（但不仅限于美国），在电子数据展示过程中的诉讼中使用电子邮件作为证据的情况并不少见。您应该考虑您选择的电子邮件归档解决方案是否具有必要的功能，以支持您对电子邮件的个人合规性需求。防止数据丢失无论是意外还是恶意，如果员工删除了关键业务电子邮件，数据丢失通常会导致其他方面的问题。借助电子邮件存档解决方案，您可以存储所有现有邮件的副本以及将来发送或接收的所有邮件 - 甚至在实际送达之前。减少 IT 部门的工作量借助归档解决方案，您可以减少 IT 部门在管理电子邮件时的工作量和成本负担。一方面，您的IT团队不再需要处理从备份或电子邮件服务器恢复单个电子邮件。另一方面，外包电子邮件意味着您可以显着降低存储需求。从长远来看，这也使PST文件过时。提高生产力归档解决方案可显著提高您访问电子邮件中存储的信息的速度，从而提高个人用户的工作效率。例如，我们的 MailStore Server 电子邮件归档解决方案的用户可以通过自助服务功能访问他们的档案，借助快速的全文搜索工具查找电子邮件，并在没有 IT 部门帮助的情况下恢复这些电子邮件。邮箱配额已过时;此外，减少邮箱中的电子邮件数量可以提高 Outlook 客户端的性能。顺便说一下，引入电子邮件归档软件不一定是一个复杂的过渡过程。在我们自己的软件MailStore Server邮件归档的情况下，由于Microsoft Outlook中的无缝集成，用户可以继续访问他们的电子邮件和习惯文件夹结构。来自 Microsoft 以外的电子邮件源的内容可以存储在同一存档中，这有助于降低保留重要业务记录的成本和复杂性。