为什么要归档邮件

更新时间：2023-05-09 23:46:40

电子邮件作为企业之间文字交流的工具,邮件内容涉及企业的方方面面。企业邮箱市场需求越来越大,企业邮箱使用率也是在逐年增高,企业虽然已经意识到了企业邮箱的重要性,但并没有意识到企业邮箱功能中邮件归档的重要性。 企业为什么要做邮件归档? 1、审计与合规的需要 发生在2001年的美国安然财务丑闻事件尽管已经过去了十多年,但仍然让人记忆犹新,这个事件直接促使美国颁布“塞班斯法案”,对上市公司的邮件数据的存档做出了严格的要求,要求企业保全电子邮件数字资产、快速检索、法律证据搜寻等,做好事后审核规划。这些规定要求企业保存与财务相关的邮件至少5-7年,以便证券交易委员会在需要时检查。 2、重要邮件的留存 对于企业内部管理,电子邮件的归档保存也是不可轻视的工作,电子邮件已经大规模替代了传统的信函和传真文件,企业邮箱中的附件功能也让电子邮件承载者企业的核心合同、财务报表、技术文档等核心文件。邮件归档系统可以有效归档保存和安全备份企业邮件,并且其可以成为法律证据来源,因此具有监管邮件依法依规收发的作用。重要的商务邮件一旦丢失会给企业带来不可估量的损失。 3、企业知识库的重要组成 企业邮件中包含着的企业内部工作往来沟通、企业与外部的商务沟通和业务往来的商业智慧内容,是企业知识库的重要组成部分,新网邮件归档系统的全文搜索功能,可以对邮件标题、收发人、时间、邮件正文的关键字搜索,还可以对邮件中的附件做数据挖掘,从而获取到存储在邮件内容中的商业智慧或者技术资料。这些知识一旦丢失,将严重影响企业的正常运营。企业邮箱的归档不仅能够为我们减轻一部分的工作压力,也能为我们对企业往来的信息有个整体的把控,分门别类的进行邮件归档,可以让我们及时备份和存档重要信息,是企业信息留存和信息管理的重要环节。