电子邮件不仅是数字通信的重要手段，也是公司全面而有价值的信息资源。但是，管理此资源可能是一项挑战。通常，通过电子邮件发送的数据通常不会存储在单独的位置，而是驻留在工人的邮箱中，从而产生碎片化的数据孤岛，包括多年的知识并每天扩展。随着时间的推移，将这些知识保存下来，以便同事能够有效地使用它，可以在公司的成功中发挥至关重要的作用。本指南面向希望获得电子邮件归档总体概述的 IT 专业人员。在本文中，您将学习
如果您通过公共云提供商或 IT 服务提供商管理电子邮件，部署单独的电子邮件归档解决方案将赋予您独立性。如果电子邮件服务失败（或者如果您需要在更换提供商后进行迁移），则对于 IT 团队来说，重新启动并运行系统将是一个小得多的挑战。
如果归档工具提供自助搜索和检索功能，您的 IT 部门将不再需要投入时间和精力从旧备份还原电子邮件。普通用户可以在没有帮助的情况下随意访问他的档案。
我们已经有了备份解决方案 — 为什么还需要归档？
公司电子邮件永远不应该简单地删除。归档电子邮件对于确保其中包含的信息始终可用非常重要。但是，归档本身应该是备份计划的一部分，并防止系统故障！“我们已经备份了电子邮件服务器上的数据。无需单独归档数据”。订阅此前提的 IT 经理承担了相当大的风险，因为备份不能替代专业的电子邮件归档。
尽管备份和归档都是任何具有安全意识的业务的关键要素，但它们追求不同的目标（见下表）：
电子邮件归档可以支持遵守法律法规要求，而这些要求通常由公司管理层负责。违反归档义务可能会导致经济处罚，在某些情况下，甚至会导致民法诉讼。因此，对于大多数公司来说，将所有相关的电子邮件和文件附件完全存档，并且以防篡改且永久可用和可检索的形式归档是有意义的。电子邮件归档可以有效地处理这项任务，同时也有助于在法庭上使用电子邮件作为证据。欧盟eIDAS法规加强了电子文件在欧洲司法区的证明价值。在美国，电子邮件在法庭上被用作证据的情况并不少见。在这里，它们通常构成复杂的电子数据展示过程的基础，在这些过程中，大量公司电子邮件被拖网以查找和保留特定的信息项。因此，在发现的情况下，公司应该能够对其整个电子邮件库存进行搜索，并在必要时以标准格式导出数据。我们一位客户的 IT 经理讲述的一则轶事证明了电子邮件归档在此背景下的价值：“我的前雇主卷入了一场法律纠纷，但没有电子邮件归档解决方案。大部分证据都集中在十几名员工写的电子邮件上。我花了将近六个月的时间收集，索引和检查PST文件。这是一次不愉快的经历，我发誓它永远不会再发生。
降低 IT 成本和工作量
电子邮件归档使企业能够削减公司 IT 部门产生的电子邮件管理成本。通过交换来自邮件服务器的电子邮件，通常可以显着降低存储要求。同时，IT部门免于从备份或电子邮件服务器恢复特定电子邮件以响应用户请求的繁琐任务。IT 专家可以将释放的容量投资于更重要的项目。
独立于软件供应商和服务提供商
备份电子邮件服务器的一个关键方面是在丢失事件后恢复数据之前的时间滞后。在最坏的情况下，该公司将在几个小时甚至几天内无法访问电子邮件中包含的关键业务信息。对于业务关键型电子邮件，归档可以完全解决此问题。如果电子邮件服务器出现故障或数据丢失，理想情况下，所有归档的电子邮件仍可用于搜索和恢复操作。业务活动不间断地继续进行。许多公司选择使用公共云提供商（例如Microsoft 365或Google Workspace）或托管服务提供商的外部服务器，而不是在本地（即在您的IT部门的直接控制下）存储电子邮件。这要求对现有的技术备份机制以及这些服务的永久可用性有一定程度的信任。IT决策者还应该意识到，作为一项规则，特别是主要的公共云提供商，只保证自己的基础设施的可用性 - 即保护和保存客户数据的责任在于客户。这也适用于备份和归档。在提供商的系统之外存档这些数据是一种简单的附加安全措施。更重要的是，MailStore Server 的用户也独立于我们，我们作为归档解决方案的供应商！因此，可以随时以标准化格式从存档中导出电子邮件。
提高用户在日常业务中的工作效率
确保电子邮件作为关键信息资源快速全面可用，有助于提高公司的生产力。例如，在MailStore Server中，自助服务功能为用户提供了访问归档的各种方法（例如，通过Microsoft Outlook中的集成或通过独立于平台的Web Access），而快速全文搜索功能允许查找电子邮件，然后恢复。同时，您的 IT 服务台可以自由地处理更重要的任务。
此外，归档工具的部署使邮箱配额变得多余。用户无需花费宝贵的时间来组织邮箱或清除无关紧要的电子邮件，而是可以随时访问他们的电子邮件（使用 Web Access，即使在移动中也是如此）。
快速投资回报
使用电子邮件归档解决方案可以减少 IT 部门的工作量，并可以显著降低存储成本。通常，该解决方案将在短时间内收回成本。公司还能够减轻因数据丢失或法律纠纷而面临的财务风险。
大多数公司都有出色的电子邮件服务器或群件解决方案用于电子邮件通信。但是这些系统从未设计用于长期存储和提供大量数据，这可能会导致技术，法律和财务问题：
由于数据激增，IT决策者正面临越来越大的压力。保证此类数据保持安全、可检索和永久可用所需的时间和资源一直在增加。
电子邮件归档有助于显著减轻这种压力：
适用于较小程度此表中的分级基于备份和电子邮件归档的基本概念。此处讨论的电子邮件归档解决方案的功能基于 MailStore 服务器提供的功能范围。备份和电子邮件归档解决方案的功能可能因供应商而异。
电子邮件归档可以支持遵守法律法规要求，而这些要求通常由公司管理层负责。违反归档义务可能会导致经济处罚，在某些情况下，甚至会导致民法诉讼。
因此，对于大多数公司来说，将所有相关的电子邮件和文件附件完全存档，并且以防篡改且永久可用和可检索的形式归档是有意义的。电子邮件归档可以有效地处理这项任务，同时也有助于在法庭上使用电子邮件作为证据。欧盟eIDAS法规加强了电子文件在欧洲司法区的证明价值。在美国，电子邮件在法庭上被用作证据的情况并不少见。在这里，它们通常构成复杂的电子数据展示过程的基础，在这些过程中，大量公司电子邮件被拖网以查找和保留特定的信息项。因此，在发现的情况下，公司应该能够对其整个电子邮件库存进行搜索，并在必要时以标准格式导出数据。
我们一位客户的 IT 经理讲述的一则轶事证明了电子邮件归档在此背景下的价值：“我的前雇主卷入了一场法律纠纷，但没有电子邮件归档解决方案。大部分证据都集中在十几名员工写的电子邮件上。我花了将近六个月的时间收集，索引和检查PST文件。这是一次不愉快的经历，我发誓它永远不会再发生。
确保电子邮件作为关键信息资源快速全面可用，有助于提高公司的生产力。例如，在MailStore Server中，自助服务功能为用户提供了访问归档的各种方法（例如，通过Microsoft Outlook中的集成或通过独立于平台的Web Access），而快速全文搜索功能允许查找电子邮件，然后恢复。同时，您的 IT 服务台可以自由地处理更重要的任务。
此外，归档工具的部署使邮箱配额变得多余。用户无需花费宝贵的时间来组织邮箱或清除无关紧要的电子邮件，而是可以随时访问他们的电子邮件（使用 Web Access，即使在移动中也是如此）。