微软正在不断提高Microsoft 365的可用性,包括通过位于欧盟的数据中心。尽管如此,所有公司都需要核实微软是否能够遵守关于Microsoft 365中处理的数据的存储地点的个别要求。例如,在不允许将欧盟公民的个人数据转移到第三国(在这种情况下是美国)的情况下,可能会出现客户数据被存储在美国服务器上。直到2020年,这种数据转移受到欧盟-美国隐私保护协议的保护,但随后被欧洲法院(ECJ)宣布无效。目前,正在酝酿制定新的法规,以管理欧盟公民的个人数据向第三国的转移。然而,有效的协议目前还没有到位。 在这种情况下,企业选择第三方的本地化电子邮件归档解决方案就变得尤为重要。
例如MailStore Server提供具有地理位置感知的归档功能,可以根据数据主权要求在本地数据中心内部进行邮件归档。与此同时,企业可以继续利用Office 365等云服务获取产生和发送电子邮件,但实际的归档和存储可以在本地控制,遵循相关的数据保护法规。与Microsoft 365相比,第三方电子邮件归档解决方案可以提供更丰富的管理功能与控制选项。管理员可以自主选择归档电子邮件的位置,使用高级加密技术对归档数据进行保护,并实施细致的权限控制与审计跟踪。这有助于企业遵守GDPR等严格的数据主权与隐私保护要求。当新的跨境数据流动协议到位后,企业仍然可以选择继续本地归档敏感数据,或部分归档数据异地存档。
电子邮件作为典型的非结构化数据,第三方专业的归档产品可以更好地处理邮件的归档与管理。Office 365虽然功能强大,但归档能力相对有限,难以应对复杂的合规性要求。总之,借助第三方的邮件归档解决方案,企业可以兼顾云服务的便利性与数据主权的要求。灵活的管理功能使其可以根据法规要求和业务需要选择归档位置与策略,确保敏感数据的安全与合规。这是继续依赖云办公的重要支撑。
