无论是管理层提出的要求,还是企业数据隐私或合规官员的要求,在选择邮件归档软件时,肯定会出现不同的利益。因此,在寻找适当的工具时,考虑几个重要标准很重要。
• 灵活的存储管理:选择使用删除重复数据和压缩等方法的归档软件可以将存储需求减少70%。灵活的存储管理也意味着快速且昂贵的存储媒体可以保留当前电子邮件;一个好的系统总会将较旧的、较少访问的电子邮件转移到较慢、较便宜的存储空间。
• 易于安装和维护:简单的安装使设置软件变得更容易,直观的可用性可以快速设置归档。如果所有必要的组件,如数据库系统,都已经集成,这可以节省额外的时间、减少费用和管理工作。
• 归档现有电子邮件:在公司推出新软件时,应该没有问题归档存储在个人邮箱、公共文件夹和共享邮箱以及电子邮件文件中的当前电子邮件。
• 对用户友好:用户应该可以像平常一样通过Microsoft Outlook、浏览器或在路上使用平板电脑或智能手机访问他们的归档电子邮件。
• 为用户提供自助服务:并非所有归档解决方案都允许员工自行访问电子邮件量。但是,如果新解决方案允许用户在归档中高效工作,IT部门的工作量可以显著减少。
• 认证:对许多公司来说,软件必须允许GDPR合规的工作标准,并在需要时具有适当的认证。
• 灵活性:归档软件应支持所有常规电子邮件系统和归档方法。理想情况下,应也可以通过集成的API实现定制的应用场景。
• 符合目的:您的邮件归档工具必须适合您企业的规模和要求。例如,很少有中小企业需要大企业解决方案,而是在功能范围和总体拥有成本(TCO)方面专为中小企业定制的软件。
您需要一个解决方案来满足组织的所有需求,从管理层和IT部门一直到最终用户。编制要求清单,列出需要满足的所有法律、财务和技术标准是一个好主意。
