欧盟《一般数据保护条例》(GDPR)统一了欧洲的数据隐私法,重点关注个人数据的保护。因此,在不同领域,公司必须确保以符合GDPR条款的方式处理个人数据。违规行为可被处以高达2000万欧元或上一财年全球总收入的4%的罚款(以较高者为准)。
遵守GDPR规定的数据隐私规则是涉及多个流程和程序的全公司性挑战。电子邮件归档工具可以帮助企业满足欧盟法规的几个核心要求。即使是欧盟以外的公司,如果打算在日常业务中处理欧盟公民的个人数据,也最好熟悉GDPR。邮件归档软件MailStore Server可以帮助您遵守以下GDPR条款,例如:
•访问权(第15条GDPR):我们归档解决方案中的强大搜索功能可以快速定位和导出与特定客户或员工相关的电子邮件和文件附件。公司可以在需要时向第三方提供信息。
•删除权(第17条GDPR):包含个人数据的文件也可能需要以审计证明的方式存储,即在法定或法规保留期间受到删除和操纵的保护。MailStore Server具有支持删除/保留管理的功能,可以帮助您遵守GDPR要求。
•数据可移植性权(第20条GDPR):自然人有权请求披露与其相关的任何个人数据,并以结构化、通用和机器可读的格式提供这些数据,并将这些数据转移到另一个“控制器”。MailStore Server通过提供支持所有常见电子邮件格式(EML、MSG、PST)的导出功能来遵守数据可移植性权。
•反对权(第21条GDPR):GDPR规定,如果公司希望处理个人数据,它必须证明已获得数据主体的同意。数据主体也必须能够撤回该同意。由于MailStore Server是电子邮件归档工具,同意和撤回同意通过上游系统(例如在线商店、电子邮件营销系统等)表达。由此产生的交易邮件(例如电子邮件营销或销售管理系统的选择加入)被复制到电子邮件归档中。
在处理个人数据方面,顺序和透明度是遵守GDPR的关键要求——从收集和存储/访问数据到删除数据的时刻。因此,部署强大的电子邮件归档软件是遵守GDPR的重要一步。
