保留策略：归档解决方案应使管理员能够定义各个保留策略，以便他们可以决定某些电子邮件被保留的时间，以及在一定时间后是否应该自动从归档中删除它们。
日志归档：归档解决方案应该能够在电子邮件发送或接收的那一刻进行归档，以防止数据丢失，并保持存档的完整性。这有助于确保法律上的合规性。
归档现有电子邮件：当您推出新软件时，归档存储在各个邮箱、公用文件夹、共享邮箱和用户桌面上的当前电子邮件应该没有问题。
防篡改归档：归档解决方案应该能够通过使用加密方法来保护归档数据不被操作，从而符合特定的法律要求。
删除规则：归档解决方案应具有在定义的时间段后从用户的邮箱中自动删除归档电子邮件的方法。用户自助服务：并非所有的归档解决方案都允许用户自己访问该芯片。但是，如果新的解决方案允许用户在归档中高效地工作，那么IT部门的工作量就可以显著减少。
灵活性：归档软件应该支持所有传统的电子邮件系统和归档方法。理想情况下，还应该可以通过集成的API实现定制的应用程序场景。
易于安装和运行：简单的安装使软件更容易启动和运行，而直观的处理便于归档系统的快速实现。拥有所有必要的组件，e.g.,在安装过程中集成的数据库系统有助于节省时间，同时降低成本和管理工作。用户友好型：用户必须能够像往常一样通过微软的前景、浏览器或路上使用平板电脑或智能手机访问存档的电子邮件。
认证：对于许多公司来说，该软件必须允许符合gdprr的工作标准，并在需要时拥有适当的认证。
灵活的存储管理：选择一种使用重复数据消除和压缩等方法的归档软件可以帮助减少多达70%的存储需求。灵活的存储管理还意味着可以为当前的电子邮件保留快速、昂贵的存储媒体；一个好的系统总是会将较旧的、较少访问的电子邮件转移到较慢、更便宜的存储空间中。
适合目的：您的归档工具必须非常适合业务的规模和需求。例如，中小企业很少需要大型企业解决方案，而不是在功能范围和总拥有成本（TCO）方面为中小型公司量身定制的软件。
