邮件归档对企业的好处不仅限于IT
如前所述,邮件归档是公司IT战略和信息管理政策的关键元素。尽管如下所示,邮件归档可以为公司的各个领域带来好处,但对IT部门之外的部门和决策者来说,实施新软件的优点可能并不明显。
预防数据丢失
员工总有可能无意中删除重要的电子邮件——无论是由于疏忽、无知还是恶意。员工离职时删除整个邮箱内容的情况尤其严重。世界各地每天都有关键数据以这种方式丢失。然而,借助电子邮件归档解决方案,所有现有和未来的进出电子邮件流量都可以完全归档,从而在电子邮件到达用户之前就可以归档,避免数据丢失。
有助于电子邮件合规性电子邮件归档可以支持遵守法定和监管要求,这通常是公司管理层的责任。违反归档职责可能会面临财务处罚,在某些情况下甚至面临民事诉讼。
因此,对大多数公司来说,完全归档所有相关的电子邮件和文件附件,以防篡改和永久可用和可检索的形式是合理的。邮件归档可以有效地完成这项任务,同时也方便在法庭上使用电子邮件作为证据。欧盟的电子识别与电子交易法规(eIDAS)加强了欧盟司法区域内电子文件的证据价值。在美国,电子邮件被用于法庭证据也并不罕见。这里,电子邮件经常构成复杂的电子发现程序的基础,在这些程序中,公司的大量电子邮件被翻阅以定位和保留特定信息。因此,公司应能够在发现场景中搜索全部电子邮件库,并在必要时以标准格式导出数据。
我们的一位客户的IT经理讲述的一个轶事证明了在这方面电子邮件归档的价值:“我以前的雇主参与了一起法律纠纷,但没有电子邮件归档解决方案。大部分证据都与十几名员工写的电子邮件有关。我花了近六个月的时间收集、索引和检查PST文件。这是一个令人不快的经历,我发誓这种情况不会再次发生。”
减少IT成本和压力
邮件归档可以帮助企业减少公司IT部门因电子邮件管理而产生的成本。通过从邮件服务器中替换电子邮件,存储需求通常可以显著减少。同时,IT部门也可以免除应用户请求恢复特定电子邮件的乏味任务。IT专家可以将释放出来的能力投入更重要的项目。
摆脱软件供应商和服务提供商的依赖
备份电子邮件服务器的一个关键方面是数据丢失事件后的恢复时间滞后。在最坏的情况下,公司可能无法在几个小时甚至几天内访问电子邮件中包含的业务关键信息。档案可以完全解决业务关键电子邮件的这个问题。如果您的电子邮件服务器出现故障或数据丢失,所有已归档的电子邮件会在几秒钟内恢复到公司内部的归档系统中。这允许IT部门立即提供最终用户访问,而无需等待供应商的服务。这种独立性还可以降低供应商锁定的风险,这种锁定会使数据仅限于特定的邮件系统或服务提供商。
改进电子邮件管理
邮件归档允许公司以一致和集中的方式管理电子邮件。这可以通过应用一致的电子邮件保留策略来实现,该策略规定哪些电子邮件应保留以及应保留多长时间。借助归档解决方案,企业可以自动应用这些策略,从而简化电子邮件管理流程。
此外,基于归档的电子邮件管理还支持电子邮件的分类和权限管理。例如,企业可以标记包含机密信息的电子邮件,并将其归档到只有授权用户才能访问的专用档案中。
提高生产力
邮件归档不仅改善IT运营,还可以提高最终用户的工作效率和生产力。归档的电子邮件可以通过各种方式来检索,这使得用户可以在几秒钟内找到数月或数年前的任何电子邮件。
除此之外,邮件归档还可以减少日常邮件管理的负担,例如定期清理收件箱和删除不需要的电子邮件。归档的电子邮件将不会消耗用户的存储配额,并且可以在需要时轻松恢复。
这可以使最终用户把更多的时间和注意力集中在其核心工作上,而不是进行不必要的电子邮件管理。
总之,邮件归档不仅支持数字化企业的基本IT需求,也可带来广泛的商业效益。应该看到邮件归档不仅仅是一个IT项目,它实际上是一项可以改善企业运营和工作流程的战略投资。
