独立电子邮件归档解决方案对Microsoft 365用户的好处
更新时间：2023-02-17 18:05:11
世界各地的公司都在使用 Microsoft 365 云服务，使用云服务的好处是您不需要自己准备基础设施即可使用相应的服务。您只需从云中获取所需的程序和工具，然后订阅所需的用户授权数，便宜且易于管理。与本地系统相比，管理这些程序需要相对较少的 IT 资源。更重要的是，它们来自值得信赖、可靠的平台；所有必要的通信服务都可以在同一平台上找到，无论你是使用 Outlook 作为电子邮件客户端还是将 Teams 用作数字会议室。
尽管如此，我们仍然建议公司实施其他解决方案来归档和备份其电子邮件，以便其中包含的业务数据得到保留并长期可用。许多公司通常不知道他们的数据不会在Microsoft 365中自动归档和备份，因此，决策者应考虑使用第三方解决方案来归档和备份其电子邮件。
部署专业电子邮件归档软件的原因
在许多公司中，电子邮件是传输业务数据和信息的首选媒介。因此，公司的电子邮件将包括大量关键信息，例如合同、发票、人事数据和采购订单——所有这些都需要妥善保留。
云中的电子邮件管理——责任共担
在使用Microsoft 365服务时，Microsoft采用“责任共担”模型，根据该模型，它负责确保Microsoft 365标签下的众多服务永久可用，并且还将提供冗余。但是，Microsoft 不认为自己负责保护和保留其客户的数据，这也适用于电子邮件中包含的任何数据。 因此，电子邮件既不会自动存档，也不会以符合 Microsoft 365 中法律要求的方式存档。Microsoft 365 客户自己负责确保其数据得到适当的保护和存档。未能充分保护数据可能会产生严重后果：重要数据可能会被意外删除或恶意删除，访问被勒索软件阻止的数据，以及管理数据的监管要求不遵守。 但是，使用更强大的 Exchange 联机存档 （EOA） 的想法与许多中小型企业 （SMB） 无关，因为 EOA 不包含在为中小型企业量身定制的大多数 Microsoft 365 计划中，并且必须根据需要添加为付费服务。对于中小企业来说，更全面的 M365 计划通常过于复杂且成本高昂。不直接参与 IT 的决策者可能会发现很难确定各个服务包之间的差异并确定他们真正需要什么，特别是对他们来说，考虑购买适当的第三方解决方案来专业地归档他们的业务电子邮件是有意义的。在最好的情况下，此中央存档解决方案不仅支持 Microsoft 365，还支持其他电子邮件系统。
归档和备份电子邮件是实现非常不同目的的两种模型。备份的目的是在中短期内定期存储数据，从而提供相关数据的快照。因此，备份是一种灾难恢复手段。
任何电子邮件归档解决方案的主要目标是确保电子邮件数据随着时间的推移保持可用和可恢复。在业务关键型信息的法定保留要求方面，这些方面对于公司尤其重要。所谓的审计安全性在这里起着重要作用，这意味着保留的电子邮件必须是防篡改的，并且必须能够记录和导出它们。
独立电子邮件归档软件的优势
与 Microsoft 电子邮件解决方案中集成的归档功能相比，第三方电子邮件归档解决方案可以提供一系列优势，例如：- 独立归档解决方案提供了将来自 Microsoft 365 以外的电子邮件源的内容存储在同一归档中的选项。要管理多个归档解决方案往往会增加保留业务数据的成本和复杂性，使用中央归档可减少需要由 IT 管理并由用户搜索的解决方案数量。
- 使用独立于 Microsoft 365 平台的归档可以更轻松地遵循 3-2-1 原则，该规则指出组织应保留其数据的三个副本，两个在本地，一个在与创建和存储数据的主系统分开的远程位置。
- 许多第三方归档解决方案都支持重复数据删除，这可以显著地降低存储需求。
- 支持索引更多文件类型的选项使检索电子邮件和文件附件变得更加容易。