（白皮书）Microsoft Exchange Server 邮件归档方案对比

更新时间：2026-05-21 07:13:47

 

引言

对于许多在本地运行 Microsoft Exchange Server 的组织而言，Exchange 邮件归档的需求早已存在。无论其动力是为了减少需要定期备份的邮箱数据量（以此缩短恢复时间），还是为了法律、合规或监管原因而建立 Exchange 邮件长期保留机制，邮件归档已成为任何 Exchange 实施方案中不可或缺的一环。

许多组织在选择邮件归档方案时，往往倾向于寻找原生解决方案，试图以最低的成本获得最全的功能。然而，他们并没有从自身的业务需求出发，先列出需求清单再寻找匹配的邮件归档解决方案（无论该方案是否为 Microsoft Exchange 原生），而是本末倒置。归根结底，组织需要一种既能满足业务需求、又具备成本效益的归档能力。那么，您是应该使用本地 Microsoft Exchange Server 内置的归档功能，还是应该寻求第三方 Exchange 邮件归档解决方案？

在本白皮书中，我们将从技术和业务等多个维度审视 Microsoft Exchange 邮件归档的问题，并对以下三种可能的方法进行对比：

方法 1 Outlook 自动归档 (PST)

方法 2 Exchange 就地归档 (In-Place Archiving)

方法 3 使用第三方解决方案进行外部归档

 

Microsoft Outlook 中的“归档”按钮又是怎么回事？

【Microsoft Outlook 2013 中的归档按钮】

微软还提供了第四种“归档”电子邮件的方式：Microsoft Outlook 中的“归档”按钮。它没有被列入本次对比，因为它并不是真正意义上的邮件归档解决方案，而只是为用户提供了一种将邮件从“收件箱”文件夹移动到同一个邮箱内的“归档”文件夹的方法。因此，虽然它使用了“归档”这个名称，但邮件并没有真正传输到独立的归档库中。该“归档”按钮更应被视为一种提高工作效率的功能，绝对无法满足专业 Exchange 邮件归档解决方案的要求。

 

归档考量因素

在为您的 Microsoft Exchange 环境选择邮件归档解决方案时，权衡各种归档选项应包含一系列关键考量因素。本文将利用以下七个维度作为对比前述三种 Exchange 邮件归档方法的基础：

l 定价 – 讨论长期维护海量电子邮件及其附件的副本时，必然涉及定价话题。存储、软件许可、人员配置、备份等都会增加维护电子邮件归档的总体成本。

l 归档策略 – 并非所有的归档方式都一样。我们是归档每个邮箱吗？还是仅归档特定邮箱中的某些邮件？按日期归档？按内容归档？可行性取决于所使用的解决方案，并应与业务需求保持一致。

l 合规性 – 许多组织需要或希望对所有通信进行邮件合规归档，以此替代或补充邮箱归档，进行长期保留。这是为了应对日益增多的合规条例所引发的未来问题，以及法律或人力资源方面的担忧。Exchange 日志归档会从所需邮箱中提取所有已发送和已接收邮件的副本，并将其放入单个日志邮箱中作为长期存档。这可以作为协助满足监管和内部保留指令的基础。

l 存储 – 归档库具有无限增长的潜力，但没有任何组织的预算是无限的。用于最小化所需存储量的技术是保持低成本的重要因素。

l 归档冗余 – 对于许多受监管行业的组织，以及利用归档的长期保留能力来协助处理法律和监管问题的组织，要求任何归档数据都必须进行冗余存储，以确保其长期的可用性和可访问性。

l 归档访问权限 – 必须提出并回答有关“谁拥有归档访问权限”以及“他们可以做什么”的问题。确保归档内容不会被不必要地篡改，以保持最高水平的完整性，这对于可靠的归档至关重要。

l 归档迁移性 – 也许有一天，您需要停用 Microsoft Exchange Server 并迁移到另一个本地平台或云端。在进行邮件归档迁移之前，必须明确当前归档数据在这种情况下会如何处理，以免在您已投入大量时间、精力及金钱建立归档后陷入被动。

让我们通过这些维度来审视您的选择，为您提供详尽的细节，以判断每种方案对您的组织是否可行。

 

方法 1 – Outlook 自动归档 (PST)

长期以来，Outlook 一直支持将 Exchange 邮箱的内容导出到便携式归档文件中。尽管仅具备结构化数据库文件的有限功能，但 Outlook PST 邮件归档一直被用于协助数据归档、备份甚至迁移。

支持的版本：

l Outlook 2013

l Outlook 2016

l Outlook 2019

l Outlook 2019 for Mac

l 较旧的不受支持的 Outlook 版本

定价

从人员配置和许可的角度来看，这种邮件归档选项目前是成本最低的，因为不需要专门的人员，且该功能内置于 Outlook 客户端中。然而，需要注意的是，Outlook PST 归档文件并未针对存储进行优化，也不支持“单实例存储”（因此可能存在重复的电子邮件和附件）。此外，Outlook 归档不是一个受管理的过程，因此生成的 PST 文件可以存在于任何地方，包括用户的本地计算机。

归档策略

Outlook PST 归档依赖于用户自行选择哪些邮件应当被归档。目前没有相关策略或流程来确保邮件符合特定的业务标准。与其说它是邮件归档，不如说 Outlook 归档更像是一种手动备份副本。

合规性

Outlook PST 归档无法为未来的电子数据展示（eDiscovery）提供不可篡改性保证，也无法保证归档邮件的完整性。这使得 PST 邮件归档在满足监管或内部合规要求方面成为一种不可靠的介质。

存储

Outlook 归档文件的默认上限为 50GB，但其容量可以扩展到 PB 级别。话虽如此，能做到并不意味着应该这样做。以缺乏“单实例存储”为例：在 Exchange 邮箱中，一个 10MB 的邮件附件如果同时存在于收件箱和发件箱（作为转发副本），它仍然只占用 10MB。但是……在 Outlook 归档中，这两封邮件会被分开存储，占用双倍的空间。考虑到长年累积的邮件和附件，所需的空间会大幅增加。

归档冗余

Outlook 归档是单一的 PST 文件，完全没有任何冗余。如果使用此方法，建议将 PST 文件放置在服务器上（这会产生额外的网络流量并降低归档过程的速度），以便对文件进行备份。

归档访问

Outlook PST 归档文件非常容易访问；只需要 Outlook 客户端和对文件的访问权限即可。搜索可以包含 PST 归档内容，但这需要通过 Windows 设备上的 Windows Search 或 Mac 设备上的 Spotlight 对归档文件进行索引。缺点是，Outlook 归档没有访问安全保护机制，因此几乎任何拥有 Outlook 客户端和文件访问权限的人都可以打开归档。请记住，文件本身可能存在于用户的笔记本电脑上，这使得审计员极难执行电子数据展示。

此外，没有任何设施可以保护归档内容不被删除、修改等。因此，当归档过程中需要保证数据证据链和/或数据不可篡改性时，该方法将不再是可选方案。

归档迁移性

如今，Outlook 归档中的数据可以导入到许多电子邮件平台中，但由于 Outlook 归档文件无法作为不可篡改的归档库，它实际上只能作为邮箱的数据源使用。

结论

对于希望降低邮箱容量的组织，Outlook PST 归档文件提供了一种低成本的手段，但它远不能满足企业邮件归档的专业要求。其代价是归档数据的不一致性、缺乏集中的全局搜索能力、IT 部门和用户在配置及维护这些文件时增加的生产力成本，以及缺乏真正的 Exchange 邮件长期保留机制。此外，众所周知，PST 文件极易出错。旧版的 PST 格式常因文件超过 2 GB 的大小限制而损坏，而较新格式也并非完全免疫文件损坏风险。

 

方法 2 – Exchange 就地归档

Microsoft Exchange Server 提供了内置的就地邮件归档功能，支持用户自行管理归档邮箱。归档邮箱是一个必须为主用户邮箱单独启用的附加邮箱。该 Exchange 归档邮箱可以在特定的 Outlook 客户端以及 Outlook 网页版中访问。该功能专为协助解决邮件归档需求而设计，但其功能范围有限。

支持的版本：

l Microsoft Exchange Server 2016

l Microsoft Exchange Server 2019

定价

微软的 Exchange 就地归档功能仅在拥有 Exchange 企业版客户端访问许可（Enterprise CAL）的情况下可用。使用标准版（Standard CAL）的小型组织需要为参与邮件归档的用户购买企业版许可。此外，该功能对 Outlook 客户端也有特定的版本要求。

启用此 Exchange 邮件归档功能还需要 IT 人员投入时间，完成就地归档的初始配置以及保留策略（Hold policies）的设置。

归档策略

Exchange 就地归档在很大程度上是一个手动过程，与使用 Outlook PST 归档较为相似。在在线模式下，用户可以将归档邮箱视为第二个邮箱并与其交互，且能够在主邮箱和归档邮箱之间移动或复制邮件。可以创建服务器端规则，根据邮件的存续时间、内容、大小、敏感度、标记状态等标准，自动将邮件移至 Exchange 归档邮箱。同样，Microsoft Exchange Server 支持为邮箱配置 Exchange 邮箱归档策略以自动移动邮件。默认策略包含了一些基于标签（Tags）触发的设置，可能导致邮件永远不被移动，或者在存续 1 年、2 年或 5 年后才被移动。

合规性

当前受支持的 Exchange 版本支持“基于日志（Journal-based）”的邮件归档，但这与就地归档创建的归档邮箱是两个独立的功能。受支持的 Microsoft Exchange Server 版本确实提供“诉讼保留”（Litigation Holds，主邮箱及其对应的归档邮箱都被置于不可篡改的保留状态）和“就地保留”（In-Place Hold，符合给定搜索标准的项目在主邮箱和归档邮箱中均被置于保留状态）。Exchange 邮件 eDiscovery 操作需要使用具有主邮箱和归档邮箱访问权限的账户，并以每个邮箱为单位逐一完成，操作效率较为有限。

存储

微软支持使用归档配额来促使邮箱所有者自行管理邮箱内容。默认情况下，当归档邮箱达到 90GB 时，会向归档所有者发送配额提示消息；而当达到 100GB 时，用户将无法发送邮件。用户负责删除归档邮箱中的项目，除非配置了前述两种“保留（Hold）”类型之一作为邮件归档保留策略，否则这会削弱组织按需管理邮件保留期限的能力。

归档冗余

由于 Exchange 归档邮箱存在于 Exchange 的邮箱数据库中，归档数据是否进行冗余存储取决于您的 Exchange Server 配置。如果使用了 Microsoft Exchange Server 的“高可用性”功能，且邮箱数据库配置在“数据库可用性组（DAG）”中，则归档邮箱数据是冗余存储的。但需要注意的是，如果 Exchange 服务中断，通常邮件归档库也会同样无法访问。

归档访问

两个邮箱中的内容都会被索引，并包含在 Exchange 搜索查询中——无论使用完整的 Outlook 客户端还是 Outlook 网页版。

归档迁移性

归档邮箱是 Microsoft Exchange 的一项功能，因此无法轻松地将归档移动到其他邮件平台。虽然可以将归档邮箱导出为 Outlook 归档文件（PST），并以该文件作为媒介进行数据迁移，但请记住，如果以这种方式使用 Outlook 归档，依然无法保证证据链的完整性或数据的不可篡改性。

结论

就地归档（In-Place Archive）为组织提供了一种手动或自动将邮件移至归档的方法，从而将旧邮件和符合特定标准的邮件从主邮箱中转存出去。配合“诉讼保留”和“就地保留”功能可以增加不可篡改因素，在一定程度上满足企业邮件归档合规与治理需求，但在灵活性和全面性上仍有局限。

 

方法 3 – 使用第三方解决方案进行外部归档

Microsoft Exchange Server 支持通过外部邮件归档解决方案，满足前两种方法所能提供的基础功能之外的归档需求。目前市场上的第三方 Exchange 邮件归档解决方案可以完全基于软件（无论是传统软件还是虚拟设备，均利用您的现有基础设施）、利用自带硬件进行存储和计算，或作为云端服务提供。

（本节中的陈述特别针对使用 MailStore Server 进行电子邮件归档的情况，但其中的一些通用结论也适用于其他第三方外部归档解决方案。）

支持的版本

l Microsoft Exchange Server 2003 至 2019 版本

定价

与购买 Exchange 企业版 CAL 许可的成本或在整个组织中手动管理分散的 PST 归档文件的成本相比，使用专为简化 Exchange 邮件归档的创建、配置、管理、访问和使用而设计的外部归档解决方案，其价格低至每用户 15 美元，是目前成本最低的选择。

归档策略

几乎所有外部归档解决方案的基础都是日志归档（Journal Archive），它确保所有电子邮件在发送和接收时，立即首先复制到日志邮箱，然后自动归档到外部归档库。相较于其他归档方式，Exchange 日志归档能最大程度保证邮件的完整性与不可篡改性。

此外，还有第二种归档策略称为邮箱归档，它允许组织使用归档标准来定义应包含哪些用户、邮箱、文件夹和电子邮件。例如，当您想要归档在实施归档解决方案之前发送或接收的邮件时，可以使用此功能。有些公司选择将日志归档与邮箱归档相结合。这样，日志归档可以帮助他们满足日益增多的合规要求，而邮箱归档则可确保用户的个人归档库拥有与邮件客户端相同的文件夹结构。

合规性

归档数据与原始电子邮件完全相同，并通过为每条消息使用 SHA 哈希值验证邮件未被篡改，从而保持不可篡改性，满足邮件合规归档的核心要求。可以灵活创建复杂的邮件归档保留策略，对各类电子邮件在归档库中的保留期限进行精细化管控，从而帮助企业满足监管要求，例如欧盟的《通用数据保护条例》（GDPR）。

存储

由于历史邮件可以自动转移至外部邮件归档库并从 Exchange 邮箱数据库中删除，Microsoft Exchange Server 所需的存储容量可以保持在较低水平。归档内容经过去重处理，可显著降低归档库的有效存储需求。

归档冗余

当 Microsoft Exchange Server 发生任何故障时，所有已归档的邮件对用户而言依然可用，有效降低了服务停机带来的负面影响。邮件归档库本身的冗余可以通过存储端来独立实现。

归档访问

用户可以通过网页浏览器、解决方案专用的客户端应用程序、Outlook 加载项或 IMAP 服务器等多种方式访问邮件归档库。用户可自行访问个人邮箱归档并便捷地搜索所有邮件及附件；专用审计员账户则可跨邮箱执行 Exchange 邮件 eDiscovery，实现高效的电子数据展示，无需逐一进入各邮箱操作。

归档迁移性

单个已归档邮箱可以被导出，从而迁移至另一个电子邮件平台。整个邮件归档库同样可以直接适配新的邮件平台，从而在迁移过程中消除“搬移归档”的额外负担。此外，优秀的第三方 Exchange 邮件归档解决方案还可以将来自不同邮件系统的电子邮件统一归档到中央归档库中。这在混合环境或迁移场景（例如本地 Exchange Server 与 Microsoft 365 结合使用）中尤为有用。

结论

使用专业的第三方 Exchange 邮件归档解决方案，通常能为组织提供更高的灵活性、理想的效率、更好的可用性、更强的合规性、更优的访问便利性与迁移能力，并有效降低维护邮件归档库的总体成本。

 

总结

邮件归档是专业信息管理系统中最重要的组成部分之一，应当作为 IT 战略的核心部分进行统筹规划。

在选择归档解决方案时，必须始终评估各方案的优缺点。建议从业务需求出发，先梳理 Exchange 邮箱归档策略与合规要求，再选择能够满足需求的归档方案。

Microsoft 为 Exchange Server 提供的内置邮件归档方式，在许多实际场景下无法完全满足专业邮件归档的全部要求。

因此，对于许多企业而言，选择专业的第三方 Exchange 邮件归档解决方案更具合理性。

下表总结了本文中讨论的各类方案的优缺点：

 

 

 

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