（白皮书）企业邮件归档指南：技术基础、合规优势与商业意义

更新时间：2026-06-03 06:18:04

企业邮件归档指南：技术基础、合规优势与商业意义

 

前言

亲爱的读者：

你还记得你发送的第一封电子邮件是什么时候吗？或者从那以后你已经发送和接收了多少封邮件？很可能不记得。为什么要记得呢？毕竟，电子邮件已经成为我们日常生活的一部分很多年了。它是一项我们早已习以为常的技术成果，我们也乐于将重要信息交由它处理。例如，我们用电子邮件与商业同事或客户共享重要数据。我们的邮箱（希望如此）会记录我们发送和接收的所有信息。我们可能还在邮件客户端中创建了自己的文件夹结构，以便将邮件有序存储。然后，“电子邮件归档（email archiving）”这个概念突然出现。

如果你正在阅读这份指南，很可能你已经听说过电子邮件归档，并希望了解更详细的信息；或者这份文件正是你接触电子邮件归档的起点，你正在寻找基础知识。一个关键问题是：如果邮件已经安全地存储在邮箱中，是否真的还需要进行归档？答案很简单：需要。

但既然如此，为什么在 IT 领域很少听到这个话题，而网络安全、物联网等概念却频繁出现？遗憾的是，这个问题我们也无法给出明确答案。但我们可以告诉你：为什么你应该考虑电子邮件归档 ？可以采取哪些战略方法以及专业电子邮件归档解决方案能为企业带来哪些收益 。

我们希望这份文档能够帮助你理解电子邮件归档在全球互联商业环境中的重要性。

 

第1章：电子邮件归档简介

为了理解电子邮件归档系统可能带来的潜在优势，我们需要先了解专业电子邮件归档解决方案的工作方式。在本章中，我们将解释：什么是电子邮件归档 ？为什么使用电子邮件归档解决方案如此重要 ？归档如何成为信息管理的重要组成部分，并帮助企业保持网络弹性（cyber resilience）？

什么是电子邮件归档？

通过电子邮件归档，专用软件会将公司所有电子邮件的副本存储到一个集中式归档库中。该归档系统作为现有邮件系统的补充，邮件系统本身仍然可以像往常一样继续使用。IT 管理员负责配置：哪些邮件会被自动转移到归档系统 ，何时进行归档 ，邮件归档后是否需要从邮件服务器邮箱中自动删除 。如果归档软件允许用户自行访问整个归档库（包括邮件及其附件），则无需管理员介入。理想情况下，该软件应能够高效管理海量数据。

为什么需要电子邮件归档解决方案？

电子邮件不仅是重要的通信工具，同时也是企业非常重要且全面的信息资源。除了日常业务沟通之外，邮件还可能包含：报价单，合同，发票 ，销售数据 ，分类内部信息，内部工作流程数据 ，财务数据，高效管理这些信息资源是企业成功战略中的基础组成部分，也是信息管理的核心任务之一。除了支持电子邮件数据的顺畅交换之外，还必须确保：关键业务邮件数据能够长期保存，这些数据能够持续可访问，这些内容对于企业的持续运营与发展至关重要。

避免数据孤岛、信息整合与长期可用性

通常情况下，通过电子邮件发送的数据会留在员工的邮箱中，或存储在他们的桌面系统中（例如 PST 文件），而不是存放在一个集中位置。这会导致分散的数据孤岛，承载着多年的知识，并且每天都在不断增长：这些数据几乎不适用于实际需求。专业的电子邮件归档解决方案可以提供帮助。尽管一些公司仍然低估电子邮件归档的重要性，但它无疑是信息管理的重要组成部分。通过对电子邮件数据进行归档和整合，归档解决方案不仅为这些信息的有效利用奠定基础，同时还支持遵守数据保留政策和隐私要求，而这些要求在全球许多国家中存在不同程度的规定。

在下文中，我们将解释电子邮件归档如何在 IT 中进行分类，以及它与数据备份等相关概念的区别。我们还将展示企业使用电子邮件归档解决方案所获得的收益，并讨论不同类型的电子邮件归档以及其法律必要性。最后，我们将提供专业电子邮件归档解决方案应满足的要求清单。

电子邮件归档：信息管理的组成部分

电子邮件归档虽然是对电子邮件中的数据进行保存，但其主要目标是确保电子邮件数据在长期内保持可用并且可检索，从而使所有这些数据能够被最大化利用。因此，电子邮件归档实际上是信息管理的一部分，其目标是对信息进行有针对性的管理。因此，应当区分电子邮件归档、数据安全和数据隐私，尽管这些界限有时可能会变得模糊。

数据安全是指保护企业数据免受损坏、泄露和丢失风险的任务，这些风险可能来自内部或外部威胁。相关措施包括例如使用防火墙和杀毒程序来保护基础设施。电子邮件归档可以为保护邮件中的数据做出重要贡献。

另一方面，数据隐私主要涉及个人数据以及法律合规要求，即在什么情况下可以收集、处理或使用个人数据。在这方面，电子邮件归档解决方案可以提供重要帮助（更多内容见第4章，第17页）。

备份还是电子邮件归档？为什么不同时使用两者？

人们常说，如果已经对数据进行了备份，就不再需要电子邮件归档解决方案。这是一种误解。

乍看之下，电子邮件归档与备份系统可能存在相似之处，但实际上两者的目标完全不同。备份无法替代专业的电子邮件归档系统，电子邮件归档系统也无法承担备份应用的职责。因此，从业务连续性的角度来看，这两种工具理想情况下应同时使用。

备份的作用

备份的主要目的是支持灾难恢复。备份通常用于在短期或中期内保护重要数据和系统（理想情况下也包括电子邮件归档系统本身）。IT 管理员可以从外部存储或云端恢复这些临时备份的数据集，从而确保：即使发生系统故障或勒索软件攻击 ，业务关键系统与数据仍然可用 。在数据恢复之后，根据备份策略的不同：备份数据可能被覆盖或删除（例如增量备份） ，或者在不再需要时按照固定计划完全删除 。因此，备份本质上是在某一时间点的数据快照。在发生数据丢失事件后，自上次备份以来处理的所有数据将无法恢复。

电子邮件归档的作用

电子邮件归档的目标是：长期存储邮件 ，保持与原始内容一致 ，易于检索 ，长期可用。即使邮件服务器无法访问（例如系统故障），归档数据的可用性仍然能够得到保障。电子邮件数据的完整性通常通过“日志归档（Journal Archiving）”实现，即：在邮件发送和接收时直接进行归档 ，确保邮件库存的完整性（见第3章，第15页）。

理想情况下，用户可以自行访问归档，而不必依赖 IT 团队来检索电子邮件数据。然而，电子邮件归档只能保护电子邮件中的数据，包括附件。来自其他来源、服务或整个系统的数据无法通过电子邮件归档解决方案进行备份。

重要知识：网络弹性、业务连续性、灾难恢复

随着数字化程度不断提高以及网络犯罪持续增长，全球企业越来越重视建立更复杂的网络弹性策略。

“网络弹性”这一术语涵盖企业在网络攻击发生之前、期间和之后，为保护企业数据和关键 IT 基础设施而采取的所有措施和概念。它不仅仅是制定 IT 安全策略，还包括规划企业流程和系统在成功遭受网络攻击或系统故障后的运行方式，使其仍然能够维持业务运营所需的最低水平。因此，网络弹性基本上是衡量企业基于 IT 的流程和系统“数字适应能力”的指标。

任何网络弹性策略的关键组成部分是业务连续性管理，它包括所有组织、技术和人员相关的措施，旨在防止在网络攻击期间发生业务中断，或在紧急情况下尽快恢复业务活动。

业务连续性管理的重要组成部分是灾难恢复，其涉及确保和恢复必要的技术基础设施，即业务关键数据以及所有 IT 网络和系统。备份和电子邮件归档在此提供重要支持。

电子邮件备份 vs 电子邮件归档

 

该表中的评分基于备份与电子邮件归档的基本概念。本部分所讨论的电子邮件归档解决方案功能基于 MailStore Server 所提供的功能范围。备份与电子邮件归档解决方案的功能可能因供应商不同而有所差异。

 

第2章：优势

使用专业电子邮件归档软件在企业信息管理方面具有关键作用。根据归档解决方案的功能不同，还会带来其他积极影响，以下将进行更详细说明。

电子邮件归档对 IT 部门及企业的优势

归档电子邮件不仅是在充分利用邮件中信息的重要工具，而且根据归档方式的不同，还可能对 IT 部门乃至整个企业产生积极影响。

防止数据丢失

员工经常会删除电子邮件——有时是意外，有时是由于不了解情况，甚至有时出于恶意行为。一种特别严重的情况是：员工离职时删除整个邮箱内容。此外，电子邮件也可能受到勒索软件攻击而被篡改。因此，全球每天都会发生关键数据丢失的情况。借助电子邮件归档解决方案，可以对所有未来及现有的收发邮件进行完整归档，并防止篡改，从而有效避免数据丢失。此外，还可以将分散在本地用户系统中的邮件（例如 PST 文件）集中转移到归档系统中。

支持业务连续性

在大多数情况下，IT 基础设施故障或业务关键数据不可用都会导致业务流程中断。作为业务连续性策略的一部分，可以使用备份恢复重要系统和数据，例如邮件服务器及其中的邮件数据。然而，这一恢复过程可能需要数小时甚至数天。在最坏情况下，在系统停机期间企业将无法访问邮件中的关键业务信息。独立的电子邮件归档系统可以解决这一问题。如果邮件服务器发生故障或数据丢失，归档中的所有邮件通常仍然可以用于搜索和恢复操作。业务关键数据将持续可用，从而确保业务活动能够不间断地继续进行。

帮助实现法律合规

根据不同国家和行业，电子邮件数据的处理可能受到法律要求的约束，例如数据必须被保留，以便在审计、法律纠纷，或年度财务报表与纳税申报准备过程中作为证据和信息使用。这不仅适用于金融、医疗、法律或教育等大量处理敏感数据的领域，也适用于大多数企业。除了数据采集之外，“数据处理”还包括：数据存储 、数据可用性 、数据使用 、数据提供 、数据修改 、数据删除 、数据传输 。在许多国家，数据隐私的重要性正日益凸显。最著名的隐私法规包括：加利福尼亚消费者隐私法（CCPA） 、欧盟通用数据保护条例（GDPR）。其中 GDPR 不仅适用于欧盟境内，也适用于在欧盟境外但处理欧盟公民个人数据的企业。因此，对于大多数企业而言，使用电子邮件归档解决方案是合理的选择，该方案能够将所有相关邮件及附件完整归档，并以不可篡改且长期可用的形式保存。

提高日常业务效率

如果企业能够快速、全面地访问全部电子邮件数据，通常可以显著提升员工生产力。对分散在多个本地系统中的旧数据孤岛进行繁琐的信息检索将不再必要。如果电子邮件归档系统能够：将用户原有的文件夹结构映射到归档中 ，提供用户自助访问功能 ，支持通过全文搜索查找和恢复邮件 。则这一效果将进一步增强。定期归档电子邮件还可以：减轻邮箱负载 ，避免邮箱容量限制问题 ，提升邮件客户端性能

降低 IT 成本与工作量

电子邮件归档可以降低邮件管理成本以及相关 IT 工作量。通过将内容从邮件服务器中迁移出去，可以显著减少：存储需求 ，邮箱容量大小 。如果用户能够自主访问邮件归档，IT 人员也可以避免频繁响应用户请求来从备份或邮件服务器中恢复特定邮件。IT 专家可以将释放出来的工作时间投入到更重要的项目中。

支持迁移项目

将分散备份的电子邮件进行集中整合，并对所有邮件进行完整归档，可以使 IT 部门更容易迁移到其他邮件平台，例如更换邮件服务提供商或内部邮件服务器的情况。由于所有邮件都已存储在归档系统中，因此无需将仍留存在旧系统中的邮件迁移到新平台。这样可以使新邮件系统保持整洁，不受历史邮件的干扰。如有需要，历史邮件可以直接通过归档系统进行访问。

支持电子取证

一个完整、具备审计能力的电子邮件归档系统，并配备全面的搜索功能，不仅在企业内部报告信息收集方面非常有用，在电子取证（eDiscovery）场景中同样具有重要价值。在法律纠纷中，邮件可能作为法庭证据使用。外部审计人员在获得相应访问权限的情况下，也可以利用归档系统的搜索功能进行信息检索。

快速投资回报

使用电子邮件归档解决方案可以：降低 IT 部门工作负担 ，显著减少存储成本 ，提高员工工作效率 。通常情况下，电子邮件归档系统的初始投入成本能够在较短时间内得到回收。此外，还能带来一个附加优势：企业可以降低因数据丢失或法律违规而产生的财务风险。

为什么独立的第三方解决方案更值得使用

如今，许多企业依赖微软（Microsoft 365）和谷歌（Google Workspace）等主流厂商提供的协作与办公套件。这些服务中的电子邮件平台、聊天与会议工具通常基于云端提供。相比本地部署系统，云服务具有较低的初始投资成本以及良好的可扩展性。

为什么云端邮件并不自动安全

但云服务也存在一个问题：一旦数据被创建并存储，它们就始终留在云端。如果云基础设施发生故障，业务关键数据可能会丢失。许多用户没有意识到的是：数据保护的责任并不在云服务提供商，而是在用户自身。事实上，大型云服务提供商早已认识到现代数据存储与处理所面临的挑战与风险，因此其服务条款将数据责任转移给用户。这种机制被称为“共享责任模型”。这一责任同样适用于：备份，归档。换句话说：作为云服务客户，用户对存储在云中的数据负责。

独立第三方解决方案的优势

一些云服务提供商确实为其邮件平台提供原生归档功能，但在这种情况下，数据保护责任仍然由用户承担。此外，如果邮件归档系统与邮件客户端运行在同一云平台上，一旦云服务发生故障，邮件归档系统也会一并不可用。而一个平台独立的专业电子邮件归档解决方案可以消除这一风险，并确保在云基础设施不可用时仍然可以访问归档邮件。此外，原生归档解决方案通常无法完全满足专业电子邮件归档的需求，这也是用户应考虑建立独立专业邮件归档系统的重要原因之一。

3-2-1 规则——邮件的独立副本管理

为了将数据丢失的风险降到最低，实践中已验证一种被称为“3-2-1规则”的方法。该规则规定：企业应保留数据的三个副本（在本例中为电子邮件）：其中两个副本存储在本地 ，一个副本存储在远程位置（独立于前两者） 具体结构如下：第一份副本：存储在邮件服务器上 ，第二份副本：存储在本地备份与归档系统中 ，第三份副本：存储在远程位置（例如云端或其他公司场所） 。通过这种方式，可以有效降低数据丢失风险。

 

第3章：电子邮件归档有哪些类型？

根据企业可用的 IT 基础设施以及所追求的业务目标，可以采用不同的电子邮件归档策略。基本上需要在以下两者之间做出选择：在企业自有基础设施中进行归档（On-Premises，本地部署） ，使用云平台进行归档（Cloud-based） 。此外，还必须根据企业目标选择合适的归档方式，主要区分为：邮箱归档（Mailbox Archiving） ，日志归档（Journal Archiving）。

云端还是本地部署的电子邮件归档？

如果企业希望在云端运行电子邮件归档系统，必须确保该平台具备最高级别的安全性与可用性。因为一旦云基础设施发生故障，访问归档数据可能会受到影响，甚至完全无法访问。在最坏情况下，归档数据可能会丢失。尤其是在使用 Microsoft 365 或 Google Workspace 等云端协作与办公套件时，企业往往容易倾向于放弃独立的专业电子邮件归档解决方案，而直接使用云服务商提供的类似功能。将所有功能集中在一个系统中、无需第三方归档解决方案，对许多企业来说看起来更加方便和实用。然而，如前所述，仍然建议使用独立的第三方专业电子邮件归档解决方案，并将其与现有邮件服务保持分离。相比之下，本地部署（On-Premises）方案是指软件运行在企业自身的服务器环境中。这种方式不仅适用于拥有自有 IT 基础设施和内部邮件服务器的企业，也适用于希望使用云邮件系统（例如 Microsoft 365），但仍希望将归档系统保留在本地的企业（混合模式 Hybrid Approach）。本地可访问的电子邮件归档可以最大限度降低以下风险：云服务不可用导致的访问中断 ，数据无法访问（Denial of Access） ，甚至完整数据丢失 。在理想情况下，即使通信系统或归档系统所依赖的云服务发生故障，用户仍然可以通过归档系统访问完整的邮件数据，从而维持业务运行。

邮箱归档 vs 日志归档

除了决定归档是在本地部署还是云端运行之外，企业还必须明确电子邮件的归档方式。本质上有两种电子邮件归档方法：邮箱归档和日志归档，它们的目标不同。在某些情况下，将两种方法结合使用也是可行的。当对用户邮箱进行归档（邮箱归档）时，当前的文件夹结构以及用户完整的邮件历史都会被转移到归档系统中。也可以将本地存储的邮件（例如存储在桌面上的 PST 文件）导入归档。其优势在于：员工无需适应新的环境，而是可以在归档中继续使用原有的文件夹结构。此外，还可以设置删除规则，使邮件在成功归档后经过一定时间自动从邮箱中删除。这意味着可以取消邮箱容量限制并降低存储需求；同时，由于邮件服务器上的数据量减少，备份与恢复过程也会变得更快、更易管理。但这种方式的风险在于：如果用户在归档完成前删除或篡改邮件，或在此期间发生网络攻击，关键邮件可能会丢失。如果电子邮件归档的主要目标是确保归档始终完整、真实且符合原始状态，以最大程度满足法律与合规要求，那么日志归档是更好的选择。

通过在邮件到达用户之前就立即归档所有收发邮件，可以确保电子通信以完整、真实、不可篡改且长期可用的形式保存。但在日志归档方式下，不会映射邮箱的文件夹结构。因此，如果用户需要查找归档邮件，就必须依赖强大且易用的搜索功能，以便快速获得结果。此外，也可以将日志归档与邮箱归档结合使用，以同时利用两种方法的优势。

示例1：为了遵守不断增加的法规要求并避免数据丢失，公司决定实施日志归档解决方案。同时使用邮箱归档（即对所有邮箱进行归档），以确保个人归档与电子邮件客户端中的文件夹结构一致。根据不同的归档解决方案，如果归档软件具备内部邮件去重功能，这种组合方式只会略微增加存储空间。

示例2：在引入电子邮件归档解决方案时，首先使用邮箱归档方式，将邮箱中的所有现有邮件提取出来，并将任何本地邮件（例如存储在用户桌面上的 PST 文件）转移到中央归档系统中，并在必要时从邮箱及分散存储位置中删除这些邮件。之后，所有未来的邮件都通过日志归档方式进行归档。

 

第4章：合规

企业通常将“合规”理解为一种义务，即不仅要遵守现行法律法规，还要遵守公司内部关于道德、诚信以及员工行为的相关政策。以下将说明电子邮件归档在履行特定法律义务以及邮件保留要求方面所起的作用。

电子邮件归档——法律问题？

随着数字时代全球数据量持续增长，越来越多的法律与法规被引入，用于规范数据处理方式并建立法律基础。欧盟的《通用数据保护条例》（GDPR），以及美国的 CCPA、HIPAA、FERPA 和《联邦民事诉讼规则》（FRCP）等法律案例表明，立法者如今高度重视个人电子数据的安全处理。

对于以电子形式存储的业务关键数据，通常也存在法律层面的保留要求，这些要求会因国家和行业不同而有所差异。在数据隐私法律、数据保留义务以及由此产生的更严格企业规范背景下，建立全面且完善的信息与数据管理方法变得必不可少。

由于大多数业务关键数据通过电子邮件发送或存储在邮箱中，因此长期被忽视的电子邮件归档如今变得尤为重要。借助电子邮件归档解决方案，存储在邮件中的业务关键数据可以在多年内以原始、不可篡改的形式保存，并在一定期限后自动或选择性删除。因此，该方案可以成为应对法定合规要求挑战的重要组成部分。根据不同国家的法律，如果未能提供技术支持以满足法律要求，或故意违反相关法律，可能会面临严重罚款和处罚。这不仅适用于公众关注的大型企业，小型和中型企业同样需要重视数据安全，并对法规与法律的合规性承担自身责任，无论其是否处于医疗、教育或金融等高度监管行业。此外，在民事或刑事诉讼中，完整且不可篡改的电子邮件归档也具有重要作用。在许多国家，电子文档被允许作为法庭证据，其中包括电子邮件及其附件。理想情况下，不仅企业自身的调查人员可以获取这些数据，在必要情况下被授权的外部律师也可以访问归档系统，从而以电子邮件数据的形式收集证据。

《通用数据保护条例》（GDPR）及其在欧盟之外的相关性

欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）统一了欧洲的数据隐私法律，并强调对个人数据的保护。然而，尽管名称似乎仅适用于欧盟内部，但在某些情况下，欧盟以外的公司也必须遵守其规定。

因此，在当今全球化环境中，非欧盟公司如果需要存储或处理欧盟公民的个人数据，也同样受到GDPR的约束。因此，企业必须确保在各个领域对个人数据的处理符合GDPR要求。违反该法规可能面临高达：2000万欧元罚款，或 前一财年全球营业额的4%，取其较高者 。遵守GDPR数据保护规则是一项涉及企业范围内多个流程和制度的挑战。因此，电子邮件归档工具可以帮助企业满足欧盟法规的一些核心要求，例如以下GDPR条款：

访问权（GDPR第15条）

归档邮件包含个人数据。通过专业的电子邮件归档解决方案，可以：对邮件内容进行完整搜索 ，以常见格式提取内容 ，提供相关信息 。从而使企业和组织能够履行其信息提供义务。

反对权（GDPR第21条）

当企业处理个人数据时，必须证明已获得数据主体的同意。数据主体也必须能够撤回该同意。使用电子邮件归档解决方案时，可以在归档中完整记录：同意的获取 ，同意的撤回 以及由此产生的事务性邮件 。例如：邮件营销的订阅确认（opt-in） ，潜在客户管理系统中的相关邮件

删除权（GDPR第17条）

基于多种原因，个人有权要求删除其个人数据（“被遗忘权”）。在删除数据时，必须满足以下要求：

· 邮件必须被不可恢复地删除

· 必须遵守法定数据保留期限

· 必须保证数据库一致性

通过可单独配置的保留策略，专业电子邮件归档软件可以自动化执行邮件删除操作，包括删除归档中存储的与数据主体相关的个人数据。此外，在手动删除流程中，可以通过记录删除原因来登记删除请求，并将该操作进行日志记录。

数据可携权（GDPR第20条）

数据主体有权以结构化、通用且机器可读的格式获取其个人数据，并将该数据转移给其他数据控制方。支持导出为常见电子邮件格式（如 EML、MSG 和 PST）的归档解决方案，能够满足数据可携权的要求。

 

第五章：电子邮件归档实践

前几章描绘的电子邮件归档图景比人们最初想象的要复杂得多。然而，我们也应记住，理论涵盖了所有的可能性和选择，而在实践中，其中某些情况并不存在，或者由于相关行业或国家的当地条件不同而无法复制。印第安纳波利斯国际机场的案例研究展示了电子邮件归档在实际应用中的具体表现。

印第安纳波利斯国际机场如何从电子邮件归档中获益

印第安纳波利斯国际机场（Indianapolis International Airport）开展电子邮件归档工作已有多年。2011年，该机场安装了 MailStore Server，取代了此前使用的另一家供应商的归档解决方案，据描述，原方案不仅运行复杂，且不够可靠。时至今日，该机场使用这套归档解决方案已有十余年，系统运行稳定可靠，并为管理业务相关项目提供了宝贵的支持。

归档策略的选择与部署

多年来，印第安纳波利斯国际机场在电子邮件归档方面尝试了多种策略。最初，他们选择了邮箱归档（Mailbox Archiving），几年后切换到了日志归档（Journal Archiving / Journaling）。

在最初采用邮箱归档时，系统会定期从用户邮箱中提取所有电子邮件并进行归档。印第安纳波利斯国际机场还为所有已归档的邮件定义了删除规则，以减轻邮件服务器的负担。

这不仅优化了备份和恢复流程，还消除了对邮箱配额限制的需求（过去，配额限制曾导致部分员工不得不求助于使用 PST 文件）。借助该电子邮件归档解决方案，那些分散且易出错的 PST 文件被转移到了中央归档库中。随后，用户可以直接从归档库中访问这些邮件。

目前，印第安纳波利斯国际机场已转向日志归档。为了防止数据丢失，并确保符合有关业务关键数据可用性和安全性的法律合规要求，现在所有电子邮件在到达服务器或从服务器发出的一瞬间，都会被直接复制到归档系统中。

实用的搜索功能

然而，从邮箱归档切换到日志归档（Journaling）意味着用户习惯的文件夹结构不再被映射到归档库中。但这对印第安纳波利斯国际机场的用户来说并不是问题，因为他们可以依靠电子邮件归档解决方案强大的搜索功能，在需要时随时从归档库中检索特定的电子邮件。

在这种情况下，用户可以通过集成在 Outlook 中的插件（Add-in）、Web 访问功能或安装好的 MailStore 客户端来访问归档库。到目前为止，用户在进行内部归档搜索时从未遇到过任何问题。

得益于邮件归档，轻松迁移至 Microsoft 365

几年前，印第安纳波利斯国际机场决定从 Microsoft Exchange 2010 迁移到 Microsoft 365。得益于他们的电子邮件归档解决方案，邮件迁移过程得到了极大简化。

他们并没有将之前 Microsoft Exchange 2010 环境中的所有邮箱和所有邮件全部搬迁到新的邮件系统，而是直接将邮件移入了中央归档库。这意味着 Microsoft 365 的上线运行可以完全摆脱历史邮件存量的负担（无“赘余”部署）。如果员工需要访问历史邮件或查找旧的邮件附件，他们可以直接通过上述提到的几种方式访问归档库来实现。

要点总结

印第安纳波利斯国际机场的案例表明，专业电子邮件归档解决方案不仅在归档领域本身具有价值，还能在多年内为企业带来一系列广泛的收益。

 

清单：寻找合适的电子邮件归档解决方案

为了能够充分利用电子邮件归档所提供的所有优势，建议对归档解决方案的功能提出相应的要求。在此过程中，应全面考虑所有法律、经济和技术层面的需求。

以下是一份清单，列出了专业电子邮件归档解决方案应满足的所有相关标准。

□ 保留策略 (Retention policies)： 归档解决方案应允许管理员定义个性化的保留策略，以便决定某些电子邮件的保留时长，以及是否在特定时间后自动从归档库中删除。

□ 日志归档 (Journal archiving)： 归档解决方案应能够实时归档发送或接收的邮件，以防止数据丢失并维护归档的完整性。这有助于确保符合法律合规性。

□ 归档现有邮件 (Archiving existing emails)： 在部署新软件时，应能毫无压力地归档存储在个人邮箱、公共文件夹、共享邮箱以及用户桌面上的现有邮件，包括所有附件。

□ 防篡改归档 (Tamper-proof archiving)： 归档解决方案应能通过加密手段保护归档数据免受篡改，从而满足特定的法律要求。

□ 删除规则 (Deletion rules)： 归档解决方案应具备相应功能，可在设定的时间段后，自动从用户的原始邮箱中删除已归档的邮件（以释放服务器空间）。

□ 用户自服务 (Self-service for the user)： 并非所有的归档方案都允许用户自行访问。如果新方案能让用户在归档库中高效开展工作（如自主检索），将显著减轻 IT 部门的工作负担。

□ 灵活性 (Flexibility)： 归档软件应支持所有主流的电子邮件系统和归档方法。理想情况下，还应能通过集成 API 来实现定制化的应用场景。

□ 易于安装与运行：简单的安装流程可以使软件更容易启动并运行，而直观的操作方式则有助于归档系统的快速部署。如果在安装过程中已集成所有必要组件（例如数据库系统），可以节省时间，同时降低成本并减少管理工作量。

□ 用户友好性：用户必须能够像平时一样通过 Microsoft Outlook、浏览器，或在外出时通过平板电脑或智能手机访问归档邮件。

□ 认证：对于许多公司而言，软件应支持符合 GDPR 的工作标准，并在必要时具备相应的认证资质，这一点非常重要。

□ 灵活的存储管理：选择采用去重（de-duplication）和压缩（compression）等技术的归档软件，可以将存储需求降低高达 70%。灵活的存储管理还意味着：高速且昂贵的存储介质可用于当前邮件，而系统应始终将较旧、访问频率较低的邮件转移到更慢、更便宜的存储中。

□ 适用性匹配：归档工具必须与企业的规模和需求相匹配。例如，中小型企业（SMB）通常不需要大型企业级解决方案，而应选择在功能范围和总体拥有成本（TCO）方面更适合中小企业的软件。

 

点击此处查看相应的更新日志

• MailStore Server: https://www.mailstore.cn/blog/mailarchive-mailstore-server-update-notification

有用的其他链接

• 产品页面 MailStore Server：: https://www.mailstore.cn/products/mailstore-server
• 产品页面 MailStore Home： https://www.mailstore.cn/products/mailstore-home
• 产品页面 MailStore Gateway： https://www.mailstore.cn/products/mailstore-gateway