如今，全球各地的公司都在使用Microsoft 365云服务，其优势不言而喻。公司不再需要运营自己的基础设施来提供现场服务。仅通过云获得的程序和工具可以根据用户数量轻松且经济高效地进行扩展。特别是与专用本地系统相比，管理需要更少的 IT 资源。此外，该服务来自值得信赖、可靠的提供商。此外，无论您是将 Outlook 用作邮件客户端还是将 Teams 用作数字会议室，所有通信服务都位于同一平台上。总的来说，Microsoft来自公共云的办公软件以合理的价格提供了丰富的通信和协作功能。 尽管如此，建议公司安装其他用于归档和备份电子邮件的解决方案，以保护它们包含的业务数据并长期保持此信息可用。事实上，许多公司不知道Microsoft 365不会自动归档和备份电子邮件数据，此外，Microsoft 365内置的存档功能无法提供专业的第三方电子邮件归档解决方案所期望的服务范围。 使用专业电子邮件归档解决方案的原因 对于许多公司来说，数字化首先意味着创建数字档案 任何电子邮件归档解决方案的主要目标是以忠实于原始电子邮件、快速查找且永久可用的形式存储公司所有电子邮件的副本，包括随时间推移的文件附件。这使公司能够充分利用电子邮件作为信息资源，并获得许多可用的好处。除此之外，专业的电子邮件归档有助于防止数据丢失，减少邮件服务器的存储需求，减少 IT 团队的工作量，并遵守管理业务相关文档保留的法律法规要求。 Microsoft 365 中可用的存档选项摘要 Microsoft 根据所选计划（商业标准版、商业高级版、企业版）提供了几种不同的电子邮件保护选项。其中一些功能作为基本Microsoft 365软件包的一部分免费提供，而其他功能仅包含在更昂贵的企业计划中。以下是 Microsoft 365 中的本机存档功能的摘要： PST归档 用户可以将电子邮件移动到PST文件，并将其本地存储在自己的计算机上或云中。 Outlook 中的“归档”按钮 “归档”按钮允许用户将电子邮件移动到归档文件夹。电子邮件保留在 Outlook 邮箱中;只有电子邮件的存储位置会更改。 无需 Exchange 在线归档即可归档邮箱 归档邮箱是一个单独的邮箱，具有自己的存储容量，可以将电子邮件移动到该容量。此存档邮箱必须由管理员设置。 使用 Exchange 联机归档邮箱 使用 Exchange 联机归档 （EOA），用户可以将其电子邮件移动到单独的归档邮箱，管理员可以将自己的归档和保留策略应用于该邮箱。 Microsoft 365 本机归档功能的限制 但是，IT 决策者需要了解有关 Microsoft 365 板载存档选项的某些限制。最重要的是，在存储安全性方面，使用PST文件或“归档”按钮并不能防止数据丢失。同样，M365 中提供的单独归档邮箱（不使用 Exchange 联机归档时）也不符合专业电子邮件归档解决方案的所有标准。只有 Exchange 联机归档 （EOA） 附带的归档邮箱支持专业电子邮件存档所需的功能和特性，例如保留策略、法定保留和电子数据展示选项。但是，Exchange 联机归档仅包含在更昂贵的 M365 计划中，例如商业高级版和高档企业计划。 “责任共担”模式 Microsoft对其Microsoft 365服务实行共担责任政策。因此，Microsoft负责确保 Microsoft 365 标签下的服务永久可用并冗余提供。但是，Microsoft不认为自己负责保护和保留其客户的数据，这也适用于电子邮件中包含的任何数据。 由于 M365 中存在的缺点和限制（取决于所选的存档功能）以及客户负责保护和保留自己的电子邮件数据的事实，应使用专业的第三方电子邮件归档解决方案。 选择与 M365 一起使用的电子邮件归档解决方案时要考虑的事项 电子邮件归档解决方案可能是长期保护和保留业务电子邮件的关键要素。但是，决定哪种解决方案最符合业务需求并不总是那么容易。建议决策者在选择归档软件之前检查以下标准： 独立于Microsoft 如果没有外部电子邮件归档，如果 Microsoft Office 365 服务失败，用户将无法访问自己的电子邮件。第三方解决方案将确保避免供应商锁定，即使 M365 服务失败，公司的电子邮件仍可访问。 面向最终用户的自助服务 一些专业的电子邮件归档解决方案为用户提供了（不仅仅是管理员）搜索电子邮件归档的快速有效的方法，以及快速简单地恢复电子邮件的能力。这可以减轻 IT 团队的负担，因为不再需要联系他们来处理此类问题。 防止数据丢失和操纵 应防止意外或恶意删除电子邮件;如果不是这样，遵守法律要求可能会有问题。即使Microsoft 365基本上能够恢复错误删除的数据，也可能会出现阻碍甚至严重危害日常业务运营的情况。 遵守隐私法 如果使用得当，认证电子邮件归档解决方案可确保始终根据相关数据隐私法处理电子邮件。特别是自欧盟GDPR生效以来，数据隐私一直是公众关注的焦点。即使在欧盟以外的国家，这一敏感问题也越来越受到关注。 合理的总拥有成本 （TCO） Microsoft最强大的归档选项（Exchange Online 归档）仅包含在特定的 M365 高级计划中，这些计划通常针对大型企业的需求量身定制。Microsoft为中小型企业 （SMB） 量身定制的 365 计划不包括 Exchange 在线存档，需要将其添加为额外的付费服务。在这种情况下，第三方解决方案可能更实惠。 关于这一主题的补充说明 归档和备份电子邮件之间的区别 归档和备份电子邮件是实现非常不同目的的两种模型。备份的目的是在中短期内定期存储数据，从而提供相关数据的快照。因此，备份是一种灾难恢复手段。 任何电子邮件归档解决方案的主要目标是确保电子邮件数据随着时间的推移保持可用和可恢复。在业务关键型信息的法定保留要求方面，这些方面对于公司尤其重要。所谓的审计安全性在这里起着重要作用，这意味着保留的电子邮件必须是防篡改的，并且必须能够记录和导出它们。 独立电子邮件归档软件的优势 第三方解决方案可以提供超出Microsoft本机电子邮件归档功能的额外优势： 独立的归档解决方案允许将来自 Microsoft 365 以外的电子邮件来源的内容存储在同一归档中。同时管理多个归档解决方案通常会增加保留业务记录的成本和复杂性。使用中央归档可减少需要由 IT 团队管理和用户搜索的解决方案数量。 使用独立于 Microsoft 365 平台的归档可以更轻松地遵循 3-2-1 规则，该规则规定组织应保留其数据的三个副本：两个在本地，一个位于与创建和存储数据的主系统分开的远程位置。 许多第三方归档解决方案都支持重复数据消除，这可以显著降低存储需求。 索引大量文件类型可以更轻松地搜索和检索电子邮件和文件附件。 结论：第三方电子邮件归档是Microsoft 365的必要补充 尽管Microsoft 365无疑是一个可靠，强大和多功能的平台，但它在电子邮件归档方面确实有其局限性，中小企业的决策者需要仔细考虑这些缺点。不了解事实的业务领导者和 IT 经理将面临不必要的风险。专业的第三方电子邮件归档解决方案可以减轻甚至完全消除这些风险，因此应该考虑。   常见问题 公司在 Microsoft 365 中归档电子邮件有哪些选项？ Microsoft提供了几个用于在 M365 中归档电子邮件的选项。它们包括Outlook中的“归档”按钮，以PST文件的形式存储电子邮件，并使用必须单独配置的归档邮箱（带或不带Exchange Online Archiveing）。或者，可以使用专业的第三方电子邮件归档解决方案。 Microsoft 365 会自动归档电子邮件吗？ 不。电子邮件不会在 Microsoft 365 中自动归档。M365 用户必须负责保护自己的电子邮件，并决定哪种电子邮件归档选项最能满足其公司和潜在的法律要求。 公司是否需要在 Microsoft 365 中归档其电子邮件？ 是的。包含关键业务信息的电子邮件应始终归档，以保护这一宝贵的信息资源并充分利用它。通常，立法者还对保留与业务相关的电子邮件和数据隐私施加法律要求，这两者都使得使用专业的电子邮件归档解决方案至关重要。 仅在Microsoft 365中创建电子邮件备份就足够了吗？ 不，备份的目的是在短期和中期定期保存数据（例如电子邮件）和系统（例如电子邮件服务器），并且主要是一种灾难恢复手段。在两个存储周期之间生成或修改的任何数据都不会受到保护，以防丢失和篡改。首先，任何电子邮件归档解决方案的目标都是以忠实于原始电子邮件、快速查找和永久可用的形式存储所有电子邮件的副本（包括其文件附件）多年。这对于充分利用电子邮件这一宝贵的信息资源至关重要，同时满足有关电子邮件存储和数据隐私的法律。

特别是信息技术（IT）和软件已成为价值链中的一个重要因素 - 不仅对全球参与者，而且对中小型企业（SMB）。例如，能够快速访问和分析其客户数据的公司具有明显的竞争优势。公共行政的联网和行政流程的数字化也带来了许多机会。 与此同时，IT安全问题变得越来越重要。IT在价值链中越重要，必要的安全措施就越关键和复杂。“IT安全在企业战略中最终扮演的角色因公司而异。公司必须权衡固有风险以及这些风险发生的可能性。它需要评估其业务模型对IT系统和存储数据可用性的依赖性，同时考虑公司必须遵守的所有合规性要求。基本上，许多中小企业甚至还没有开始将IT安全视为其企业战略的一部分，“G DATA Advanced Analytics GmbH首席执行官Michael Zimmer在德语技术媒体 security-insider.de 上发表的一篇客座文章中写道。 软件制造商有一定的责任 Björn Meyn是MailStore Server的产品经理 MailStore产品经理Björn Meyn说：“当我购买汽车时，我希望制造商在最终产品中加入尽可能多的安全功能。作为软件工程师，我们也认为我们有责任为客户提供尽可能多的内置安全性，以便长期过度劳累的IT部门，管理员和小型系统公司可以专注于他们的日常业务，而日常业务本身变得越来越复杂。 多年来，MailStore 一直致力于不断增强其电子邮件归档软件的安全功能——尤其是因为它致力于关注安全性。 默认情况下，邮件商店软件中的安全性 例如，从版本 10 开始，包含配置数据、归档概要文件或密码的所有数据库以及归档存储器本身都已加密。而且，由于商业生活越来越“移动”，因此响应式Web访问只能通过加密的HTTPS连接获得。从版本 12 开始，与电子邮件存档的所有连接都经过 https 加密，并且要求使用复杂密码的密码策略有助于增强存档安全性。除了通过Let's Encrypt ™的证书进行自动TLS加密的选项外，这些示例还展示了软件如何在安全环境中使IT管理员的生活更轻松。通常，我们会尽量减少软件的复杂性和相关管理工作，同时避免在配置和使用过程中出现错误的可能性。当然，作为专业解决方案的供应商，MailStore 比其他提供商更容易：“由于我们在安全归档方面的核心竞争力，我们是电子邮件归档方面的专家，”Björn Meyn 说。我们可以完全专注于归档，并根据客户的需求定制我们的产品。这意味着我们的工作流程和用户界面在设计上既简单又用户友好。这有助于避免错误，同时提供最大的安全性，以补充默认的安全功能。 所以，总结一下： IT 是价值流程中不可或缺的一部分，并且一直在变得越来越复杂。即使在中小型企业中，IT也不再仅仅在“支持性”基础上进行部署。IT 损失意味着销售损失。数据安全问题 - 特别是在客户数据方面 - 在GDPR的背景下也变得高度相关。数据泄露可能会导致巨额罚款，更不用说在客户中的潜在声誉损失了。而且，由于默认情况下符合高安全标准的软件，不仅 IT 管理员保持安全;首席执行官也可以放心，IT威胁的风险已降至最低，他们的业务安全可靠。公司员工也赞赏他们使用的软件是可靠的，并且在使用公司 IT 时不构成风险。政府机构和公共部门组织可以减少 IT 中断，同时遵守严格的数据隐私法律。此外，这使他们能够跟随政府流程（电子政务）数字化的趋势，并问心无愧地满足公众对数字管理的需求。

多年来，电子邮件流量的稳定增长一直是商业世界中的常态，因此，更令人惊讶的是，如此多的公司仍然忽视保护不断扩大的信息资源，即电子邮件。然而，使用电子邮件归档软件可以快速、简单且成本低廉地保护电子邮件中包含的宝贵信息。由于对该主题的某种无知，公司仍然不太重视电子邮件归档，尽管在许多国家/地区，法律要求他们保留某些类型的电子邮件。因此，在本文中，我们想阐明有关电子邮件归档的五个最常见的误解，并解释专业电子邮件归档解决方案可以为公司带来的附加值，而不仅仅是备份电子邮件数据。 误解 1：我已经使用备份 - 我不需要额外的归档软件。 现实情况：备份定期（例如每 24 小时）存储信息和系统数据的副本，通常只保存中短时间段的数据。数据备份主要是灾难恢复的一种手段，旨在在丢失事件后快速恢复重要的系统和文件。但是，两个存储点之间丢失的任何数据都将无法挽救，并且数据可能在两个存储周期之间被修改。 借助专业的电子邮件归档解决方案，所有电子邮件的副本（包括其文件附件）都可以以忠实于原始、易于检索和永久可用的形式安全存储多年。由于电子邮件一旦进入归档就不可能丢失或操作（在归档中使用日记存档和加密时），电子邮件归档解决方案还可以帮助公司遵守管理电子邮件中保存的业务相关数据的保留的法律法规要求。 理想情况下，备份系统应与电子邮件归档软件结合使用，以便从这两种解决方案中获益。如果您想进一步了解备份与电子邮件归档的区别，以及如何从这两个概念中受益，请阅读我们关于该主题的博客文章。 误解2：我目前的电子邮件服务已经为专业归档电子邮件提供了足够的选项。 现实情况：大多数电子邮件提供商的集成归档选项通常无法与专业电子邮件归档软件提供的一系列功能和特性相媲美。例如，本机归档选项很少支持创建防篡改归档，或者允许独立于所使用的电子邮件平台管理归档 - 这是安全电子邮件归档的两个基本要求 误解3：电子邮件归档成本高昂，只会给我的IT团队带来更多工作。 现实：运行专业电子邮件归档解决方案的成本通常较低，因为这适用于所需的实际用户许可证数量。此外，专业的电子邮件归档提供了大量好处，并且初始支出很快就会摊销。例如，强大的“自助服务”选项意味着电子邮件归档解决方案使用户能够自己搜索所需的电子邮件，而无需向 IT 管理员寻求帮助。用户和管理员都节省了宝贵的时间，可以在其他地方得到充分利用。阅读我们的白皮书“电子邮件归档 – IT 决策者概述”，了解电子邮件归档解决方案的所有优势。 误解4：电子邮件归档仅在受到严格监管的行业部门中才需要。 现实情况：在许多国家/地区，法律要求公司根据定义的要求保留关键业务数据，包括电子邮件及其附件。特别是在金融、医疗保健或教育等受监管的行业中，要求可能特别严格，因此电子邮件归档解决方案至关重要。 但是，即使您的公司不受法定归档法规的约束，电子邮件归档解决方案仍然很重要，因为专业归档提供的好处远远超出了法规遵从性。电子邮件包含大量业务关键型信息，即使这不是严格的法律要求，也需要保护这些信息。除了业务信函外，电子邮件还可以包含报价、合同、发票和销售数据，甚至包含分类的公司数据，例如内部工作流程信息或财务数据。由于此信息在事件发生多年后可能仍与公司相关，因此理所当然地应将其归档。将电子邮件换成归档系统还可以减轻电子邮件服务器的负担，同时如果用户能够自己访问邮件归档，还可以减少 IT 人员的工作量。此外，无缝的历史电子邮件归档可能包含可能有助于刑事诉讼或内部合规案件的证据。好处清单很长。阅读我们的免费白皮书“电子邮件归档 — IT 决策者概述”中的所有信息。 误解5：电子邮件归档与数据隐私不兼容。 现实情况：作为专业电子邮件归档，它可以在搜索旧电子邮件内容、合规审计、业务和税务审计时为内部研究团队提供关键支持，甚至可以提供用于刑事诉讼的证据。 话虽如此，一段时间以来，重点已转向保护数字世界中的个人数据（数据隐私）。最迟自GDPR在欧盟生效以来，数据隐私也一直是欧洲以外国家日益关注的焦点。通常，隐私法禁止长期存储个人数据（通常在电子邮件中发现），除非这些数据用于特定的预先声明的目的。 但是，电子邮件归档和数据隐私肯定是可以调和的。专业的电子邮件归档解决方案可以使用预定义的保留策略和删除规则，在达到最长法定保留期时从邮箱和归档中删除电子邮件。因此，可以利用电子邮件归档的好处，而不必担心违反适用的数据隐私法规。 总之 - 电子邮件归档是必须的。 企业对电子邮件归档的误解意味着该主题没有得到足够的关注。然而，电子邮件归档在存储与业务相关的信息和文档以及遵守数据隐私法方面发挥着至关重要的作用。最终，电子邮件现在是并将继续是第一大沟通渠道，尤其是在商业世界中。 除了帮助满足合规性要求外，公司还可以在其他方面受益，使用专业的电子邮件归档解决方案。 或者，如果您想测试我们的电子邮件归档解决方案，请立即下载我们的 30 天免费试用版，有问题也可以咨询我们。

邮箱数据备份对企业极为重要,但传统备份流程繁琐,且备份文件体积巨大,容易出错。 MailStore Server在进行邮箱数据备份上具有独到之处。 MailStore将所有邮箱数据归档到一个统一的压缩加密档案文件中,大幅减小了备份文件的体积。 进行备份时,仅需备份这个核心档案文档即可,而无需逐个备份原始邮箱文件,极大提高了备份效率。 另外,MailStore支持对归档文件进行增量备份。每次只备份新加入的邮件内容,避免了重复备份,降低了存储需求。关键邮件一旦损坏,也可以通过归档文件快速找回,无需从庞大的原始邮箱数据中逐一检查。 借助MailStore简化的备份机制,企业可以实现高效、可靠的邮箱数据备份,email数据随时可恢复,进一步降低企业运营风险。 如果贵公司也希望以最小的复杂度来备份海量邮箱数据,MailStore可谓是最佳之选。它将显著减轻备份负担,使邮箱数据备无忧。 

邮箱归档系统的易用性直接影响到IT团队的使用体验和工作效率。许多企业级系统由于管理界面复杂,增加了运维人员的学习和使用成本。MailStore Server在界面设计上下了很大功夫,采用简洁、用户友好的管理控制台,主要优势包括: 1. 简明的菜单布局,功能一目了然,无需记忆绕来绕去的操作路径。 2. 精细的交互设计,用户操作流畅,提高工作效率。 3. 直观的图标和视觉元素,一眼就能识别不同功能模块。 4. 清爽的配色方案,页面井井有条,降低视觉疲劳 5. 详细的Tooltips提示,鼠标移入即可查看功能说明。 6. 可自定义的界面风格,满足个性化视觉需求。 这些设计理念减少了MailStore的学习曲线,用户可以很快上手使用,大幅提升企业IT团队的工作效率。如果贵公司也希望邮箱管理系统简单易用,同时具备强大功能,建议考虑和部署MailStore Server。它不仅功能强大,界面设计也达到极致用户友好,可以明显减轻管理员的操作负担。