工程公司使用电子邮件归档来保护关键电子邮件数据

作者:mailstore,更新时间:2023-10-23 10:45:21

电子邮件已成为数字时代公司的关键因素。除了作为日常沟通的手段外,电子邮件还用于交换重要信息和文档,同时还促进公司内部和与客户的协作。但是,有效地利用电子邮件作为信息资源可能会带来重大挑战,必须克服这一挑战才能推动企业的成功。

作为主要国际工业集团参考点的意大利工程公司LA SIA已经面临这一挑战。LA SIA 是一家不断发展的公司,员工队伍不断增长,目前在意大利的 8 个地点开展业务。除了与工业客户的常规沟通外,由于不断需要建筑、工程和建筑施工领域的专业技术支持,工程公司每天还必须处理大量电子邮件。

通过使用 MailStore 服务器进行电子邮件归档,消除信息孤岛并创建集中的信息资源
以前,包括重要技术文件以及合同、计划和协议在内的迅速增长的电子邮件库存由员工独立备份,他们将复制电子邮件并通过 IMAP 保存在本地。但是,缺少特权(访问权限)意味着,如果员工碰巧休年假、因病缺勤或完全离开公司,经理和其他员工通常无法访问重要的电子邮件数据。

LA SIA呼吁IT服务提供商Sensible Data找到解决这个问题的方法,并创建一个具有灵活权限的中央信息资源,从而一劳永逸地消除对数据孤岛的需求。Sensible Data 决定实施 MailStore Server,目的是使用邮箱存档方法将所有电子邮件库存复制到中央归档,从而消除对信息孤岛的需求。在员工计算机上本地备份的电子邮件数据已成为过去。每天接收和发送的电子邮件通过日记归档直接传输到归档中。有效排除了数据操纵和数据丢失,并保证了所有电子邮件通信的无缝文档。

与业务相关的电子邮件数据不仅在归档中得到永久保护并防止操纵,而且由于灵活的权限,它们也随时可用和检索。现在,可以使用MailStore的Outlook加载项,MailStore Web Access和MailStore Client快速简单地搜索和检索重要数据。

电子邮件归档减轻了 IT 基础架构的压力
一旦转移到中央归档,电子邮件就可以从员工的邮箱中删除,从而减少所需的存储空间量,并使溢出的邮箱和繁琐的PST文件成为过去。电子邮件基础架构上的负载明显减少。此外,备份和还原过程现在花费的时间要少得多,即使涉及多台服务器也是如此。

要点:使用 MailStore 服务器进行电子邮件归档可以有效利用电子邮件中保存的数据,以促进业务成功
LA SIA认识到电子邮件是公司宝贵的信息资源。因此,为了业务成功,需要有效地保护和使用它们。数据孤岛和无法访问分布式电子邮件数据可能会阻碍任何公司的业务运营。除了消除此问题外,专业的电子邮件归档解决方案还可以提供超出有效使用业务关键型电子邮件数据的好处,例如减少电子邮件服务器所需的存储量以及更快的备份和恢复时间。