电子邮件归档对IT部门和您的业务的好处(二)

作者:mailstore,发布时间:2023-07-15 21:57:06

支持迁移项目

整合已分散备份的电子邮件,并完全归档所有电子邮件,可以使IT部门更容易迁移到另一个电子邮件平台,例如,在更改电子邮件提供商或内部电子邮件服务器的情况下。由于所有的电子邮件都存储在归档中,因此没有必要将仍然在旧系统上的电子邮件移动到新的平台上。因此,新的电子邮件系统仍然没有旧电子邮件的混乱。如果需要,可以通过归档直接访问历史电子邮件。

帮助发现电子数据

一个完整的,防审计的电子邮件档案配备了一个全面的 搜索 该功能不仅在收集公司内部报告的信息时有用,它还可以作为电子发现场景的宝贵帮助,因为电子邮件需要作为证据在法庭上的法律纠纷。如果外部审计师获得了对档案的访问权限,那么他们也可以从搜索功能中获益。

快速投资回报率

为电子邮件使用归档解决方案可以减少IT部门的工作量,可以显著降低存储成本,并提高员工的工作效率。通常来说,电子邮件归档解决方案的初始成本很快就会自行支付。而一个令人愉快的副作用是,公司可以保护自己免受数据丢失或法律泄露的财务风险。为什么一个独立的第三方解决方案值得在今天,许多公司依赖于流行的供应商的协作和生产力套件,如微软(微软365)和谷歌(谷歌工作区)。它们包含的服务,如电子邮件平台或聊天和会议程序,都在云中提供。与本地系统相比,使用云服务的公司受益于较低的投资成本和易于实现的可伸缩性。

为什么你的电子邮件不能在云中自动安全

但这也有一个缺点。一旦创建和保存,服务中的数据就会保留在云中。如果云基础设施发生故障,业务关键型数据可能会丢失。许多用户没有意识到的是,处理他们的数据是他们的责任,而不是云提供商的责任。事实上,主要的云提供商早就发现了在现代时代与处理和存储数据相关的挑战和风险,这就是为什么他们的条款和条件将这种责任转移给了他们的云服务服务的用户。提供者仅仅负责提供和维护底层基础设施,这被称为“共享” 责任 模型这也可以扩展到备份和归档的领域。您作为公共云提供商的客户,要对存储在其服务中的数据负责!

一个独立的第三方解决方案的优势

一些提供商确实为他们的电子邮件平台提供了本地归档解决方案,但在这里,也是用户负责备份数据。如果电子邮件归档使用与电子邮件客户端相同的云平台,那么如果云服务失败,电子邮件归档也将不可用。一个独立于平台的、专业的电子邮件归档解决方案可以消除这种风险,同时,即使在云基础设施关闭时,也可以提供对归档电子邮件的访问。此外,本地归档解决方案通常不满足专业电子邮件归档的要求——这也是用户应该考虑建立自己的专业电子邮件归档的另一个原因。