MailStore归档来自 Microsoft 365的电子邮件（二）

作者：ycms，发布时间：2023-06-28 13:39:29

直接归档传入和传出的电子邮件

与Exchange Online日记功能一起，MailStore邮件归档可以自动归档所有用户的传入和传出电子邮件。这是确保所有电子邮件完全归档的唯一方法。

 

基本功能

Exchange Online 日记功能可以记录所有传入、传出和内部电子邮件流量。在发送和接收时，Exchange Online 会创建相应电子邮件的副本。然后将副本附加到所谓的日记报告中，并存储在一个特殊的日记邮箱中。日记报告包含有关实际发件人和收件人的信息；Exchange Online 还可以解析密件抄送收件人和通讯组列表。

使用相应的归档配置文件，MailStore 邮件归档可以自动归档日记邮箱。在此过程中，MailStore 邮件归档会解析日记报告中的信息，并将电子邮件分配到其各自的 MailStore 邮件归档归档中。因此，即使使用日记归档，所有用户也只能访问自己的电子邮件。

步骤 1：设置和配置邮件存储网关

有关以下内容的详细说明，请参阅邮件存储网关手册：

• 邮件存储网关的安装和设置
• 登录到邮件存储网关的管理控制台
• 创建邮件存储网关邮箱

完成这些步骤后，应存在具有单个电子邮件地址（例如 mbx-dead1234beef5678@gateway.example.com）的邮箱。

 

步骤 2：配置邮件存储服务器

MailStore 网关邮箱的归档过程是使用归档配置文件完成的。

在配置 MailStore Server 邮件归档之前，请确保其电子邮件要通过 MailStore 网关归档的每个用户都有一个 MailStore Server 邮件归档用户帐户。

重要通知：在“属性”下的用户管理中，必须为每个用户指定电子邮件地址。这是确保将归档中的电子邮件分配给相应用户的唯一方法。

请按以下步骤操作：

• 使用 MailStore Client 以 MailStore Server 邮件归档管理员身份登录。
• 在邮件存储服务器中，单击“归档电子邮件”。
• 要创建新的归档配置文件，请从应用程序窗口的“创建配置文件”区域中的“电子邮件服务器”列表中选择“Microsoft 365”。
• 将打开一个向导，指导您完成设置过程。

• 选择“自动传入和出站电子邮件”，然后单击“确定”。

请注意：为了能够归档 MailStore 邮件归档网关邮箱，MailStore Server 邮件归档用户及其电子邮件地址必须存在于 MailStore Server 用户管理中。如果不是这种情况，MailStore Server 邮件归档将提供此时设置并运行目录同步。完成后，向导将恢复。

或者，您可以取消向导并手动创建用户，如用户管理一章中所述。

• 填写“主机”、“邮箱 ID”和“密码”字段。单击“测试”以验证输入的数据。
• 如果 MailStore 网关使用来自不受 MailStore 服务器计算机信任的证书颁发机构的 TLS 证书，则必须选中“接受所有证书”选项。

• 调整任何其他设置，例如如何处理地址未知的电子邮件或要求 MailStore 邮件归档服务器在归档电子邮件后将其删除。
• 如果启用了“在归档之前与目录服务同步”选项，则在归档过程实际运行之前，MailStore邮件归档服务器用户列表将与配置的目录服务同步。这样做的好处是，例如，新员工将在归档之前创建为MailStore Server用户，这使MailStore Server邮件归档能够将其电子邮件分类到正确的归档中。
• 单击“下一步”。
• 超时值只需根据具体情况进行调整（例如，对于非常慢的服务器或网络连接）。
• 单击“下一步”。
• 在最后一步中，为新的归档配置文件选择一个名称。单击“完成”后，归档配置文件将列在“保存的配置文件”下，如果需要，可以立即或自动运行。

 

步骤 3：创建日记规则

以下步骤介绍如何为 Microsoft 365 帐户设置日记功能。

由于您计划使用外部邮箱（MailStore 邮件归档网关）作为日记报告的收件人，因此强烈建议首先在 Exchange 邮箱管理中使用此邮件地址创建外部联系人，以防止以后在此过程中出现有关未知收件人的任何错误或警告。

以 Microsoft 365 租户的 Exchange 或全局管理员身份登录到 Microsoft 365 管理中心。

通过单击“全部显示”展开左侧导航菜单。

• 在“管理中心”部分中，使用此直接链接或按照以下步骤操作：
• 在左侧导航菜单中，单击合规性。将打开Microsoft Purview 邮件合规性门户。
• 在左侧导航菜单中，选择“数据生命周期管理”，然后选择“交换（旧版）”。
• 打开右上角的设置。
• 在“将无法送达的日记报告发送到”部分中输入邮箱。此邮箱应该是用于此目的的专用邮箱，不能驻留在任何 Microsoft 365 租户中。此邮箱接收无法送达日记报告的无送达报告 （NDR），以防无法访问主日记邮箱。
• 返回到交换（旧版）设置。
• 打开日记规则页面。
• 通过单击 +（新规则）创建新的日记规则。

• 在“将日记报告发送到：”框中输入以前创建的 MailStore 邮件归档网关邮箱的电子邮件地址。

输入日记规则的名称，例如日记。

• 在“记录发送或接收自的邮件”部分中，选择规则是应用于所有人还是应用于特定用户或组。
• 在“要记录的邮件类型”下，选择是捕获所有邮件、仅捕获内部邮件还是仅捕获外部邮件。
• 单击“下一步”，然后验证设置，单击“提交”以激活规则。

 

公用文件夹

MailStore Server 可以归档来自 Exchange Online 公用文件夹的电子邮件，并使其可供部分或全部 MailStore Server 邮件归档用户使用。归档过程可以手动或自动执行。

 

步骤 1：为公用文件夹创建用户归档

归档的电子邮件始终分配给特定用户。归档公用文件夹时，还需要指定目标归档。

作为最佳实践，请创建一个专用的 MailStore 邮件归档服务器用户（例如公用文件夹），其归档充当公用文件夹归档配置文件的目标。通过用户权限，您可以向其他 MailStore 邮件归档服务器用户授予对用户公用文件夹归档的访问权限。这样，公用文件夹的归档电子邮件可供这些 MailStore 邮件归档服务器用户使用。

 

步骤 2：授予对 Exchange Online 中的公用文件夹的权限

访问公用文件夹需要具有邮箱的 Microsoft 365 用户，因为必要的权限是在邮箱级别实现的。

要授予 Microsoft 365 用户必要的权限，请执行以下操作：

• 以 Microsoft 365 租户的 Exchange 或全局管理员身份登录到 Microsoft 365 Exchange 管理中心。
• 导航到公用文件夹，以防尚未打开。
• 单击“根权限”。

• 将打开一个新的浏览器窗口。单击“+ 添加权限”。
• 使用“选择用户”下方的文本框选择要授予权限的 Microsoft 365 用户。
• 选择“自定义”作为“权限级别”，并授予“读取项目”和“删除所有”权限。

• 单击“保存更改”。

 

步骤 3：设置归档过程

• 以 MailStore Server 邮件归档管理员身份登录到 MailStore 邮件归档客户端。
• 单击“归档电子邮件”。
• 从“归档电子邮件”页面的“创建配置文件”区域中的电子邮件服务器列表中，选择Microsoft 365 或 Microsoft 365 （21Vianet） 以创建新的归档配置文件。
• 将打开一个向导，以帮助指定归档设置。

• 选择“公用文件夹”，然后单击“确定”。

• 从“凭据”下拉列表中选择在向 Microsoft 365 注册 MailStore Server 期间创建的 Microsoft 365 凭据。还可以使用按钮 （…） 访问凭据管理器。
• 在“邮箱”字段中，输入有权访问公用文件夹的用户的主电子邮件地址，如上所述。
• “目标文件夹”框的值定义将在目标归档中创建公用文件夹层次结构的顶级文件夹。通常，您可以将此值保留为其默认值。
• 单击“测试”以验证 MailStore 邮件归档是否可以访问公用文件夹。
• 单击“下一步继续”。

• 调整要归档的文件夹列表的设置。默认情况下，将归档包含电子邮件的所有公用文件夹。
• 如果需要，请调整过滤器和删除规则。默认情况下，不会从公用文件夹中删除任何电子邮件。超时值仅在特定情况下（例如，网络连接速度非常慢）才需要调整。
• 单击“下一步继续”。

• 在下一步中，选择您在步骤 1 中准备的用户的归档。
• 在最后一步中，指定归档配置文件的名称。单击“完成”后，归档配置文件将列在“保存的配置文件”下，如果需要，可以立即或自动运行。