关于如何在MailStore邮件归档中选择正确的归档策略

作者:mailstore,发布时间:2023-06-25 19:13:47

 

MailStore Server邮件归档服务器提供了多种用于归档电子邮件的选项。

您可以自动存档所有传入和传出电子邮件,以及归档来自电子邮件服务器邮箱、电子邮件客户端和文件的电子邮件。

选择正确的归档策略一方面取决于电子邮件基础设施(例如电子邮件服务器和电子邮件客户端),另一方面取决于公司目标。

自动归档所有传入和传出电子邮件

使用这种邮件归档方法,所有电子邮件在发送到用户邮箱之前都会被归档。

优点

  • 档案的完整性
  • 电子邮件在归档之前无法被操纵或删除
  • 这有助于满足越来越多的合规性要求

缺点

  • 如果公司允许私人电子邮件,这种归档方法可能会在某些国家的隐私法方面造成困难。在这种情况下,需要在全公司范围内禁止所有私人电子邮件通信、与员工签订合同协议或获得员工组织的批准。
  • 电子邮件服务器的工作负载和数据量并没有减少,因为所有电子邮件仍然传递并存储在邮箱中。
  • 电子邮件只能作为发送或接收对象分配给用户;无法复制邮箱文件夹结构。

执行

  • 通过Microsoft Exchange归档日记邮箱。
  • 使用兼容 IMAP 的电子邮件服务器,例如 MDaemon、Kerio Connect 或爱思华宝服务器,通过归档多点邮箱(也称为综合邮箱)。
  • 在所有其他情况下以及在没有自己的电子邮件服务器的公司中,可以免费使用MailStore Gateway。

个人邮箱的归档

通过这种归档方法,可以从用户的个人邮箱中归档电子邮件。这可以通过直接从电子邮件服务器归档邮箱来实现,或者如果不可能,则通过归档电子邮件客户端来实现。

优点

  • 归档邮箱、电子邮件客户端或 PST 文件的文件夹结构应用于归档,以便于访问归档电子邮件。
  • 可以根据预定义的规则从邮箱中删除存档的电子邮件,永久减少电子邮件服务器的工作负载。

缺点

  • 即使归档间隔很短,也可以在归档之前删除或操纵电子邮件。
  • 无法满足法律要求或很难实施。

归档任务的时间控制执行

电子邮件服务器的归档是 MailStore Server中持续运行的任务,一旦归档配置文件的执行设置为“自动”,就会在后台服务器端执行。通过定义每次执行之间的中断以及从不执行归档配置文件的时间段,管理员可以完全控制自动归档过程。

电子邮件客户端和电子邮件文件的归档通常取决于当前 Windows 用户,因此通常在客户端上手动执行(请参阅现有电子邮件的一次性归档)。MailStore邮件归档允许在 Windows 任务计划程序中创建计划任务以自动执行客户端归档任务。如果没有其他选项可用,则应考虑这一点,服务器端归档始终是首选。

现有电子邮件的一次性

除了归档未来的电子邮件之外,还应该归档先前存在的电子邮件并使其永久可供您的公司使用。这一一次性过程应包括分散存储中的电子邮件(例如 PST 文件或用户的电子邮件客户端)。同时,较旧的电子邮件(例如两年以上)可以在存档后自动从邮箱中删除。这可以释放电子邮件服务器上的存储空间并简化备份过程。用户仍然可以通过 MailStore 归档访问所有电子邮件。