需要考虑Microsoft Exchange Server 电子邮件存档的3个原因

作者:mailstore,发布时间:2023-06-24 23:02:27

无论您是没有存档,还是只是使用 Exchange Server 内置Microsoft内容(内部部署),您的存档选择对组织的伤害可能大于帮助。

从 Exchange 服务器内部存档电子邮件是一件多方面的事情Microsoft;许多人将存档视为旧电子邮件的备份(它可以充当备份,但这不是它的目的),而其他人则将其视为卸载不必要的电子邮件以随着时间的推移降低Microsoft Exchange上的存储负载的一种手段。

现实情况是,存档远不止于此。该档案是所有电子邮件通信的历史记录。它在诉讼中发挥作用,证明遵守法规,帮助查找以前的通信,或者只是帮助用户找到他们以前与之通信的人的被遗忘的电子邮件地址。

邮件归档有可能参与操作的许多部分,因此确保您目前拥有的归档方法是正确的非常重要。但是您可能认为现在的一切都很好,但是您应该考虑电子邮件存档选项的原因有三个。

原因 1 – 您可能无法满足业务需求
很多时候,IT 人员首先从技术开始,然后回到业务需求。由于电子邮件归档具有财务、法律和技术影响,因此您必须首先了解业务部门对归档的需求…然后去寻找实现它的最佳方法。例如,法律部门可能希望组织内特定角色发送和接收的电子邮件保留七年,而财务部门希望降低存储成本并最大程度地减少任何保留期,而人力资源部门则需要两个特定人员之间的电子邮件保留 2 年,以防发生诉讼。

每个人都有自己的需求——每个人都可以满足每个人的需求;您只需要从业务需求开始,然后首先确定您当前的存档方法是否满足这些需要,如果不能,则采用哪种解决方案。

原因 2 – 并非所有存档都相同
没有神奇的“存档此邮箱”复选框,突然所有正确的电子邮件都被存档了。最接近这一点的是Exchange中的日记功能,其中存储了每封电子邮件的副本。虽然范围很全面,但从存储和搜索的角度来看,它可能有点矫枉过正,甚至使此选项不太可行。除了存档的“内容”之外,还存在以下问题:谁可以访问存档、数据是否为只读存档、是否安全、如果 Exchange 出现故障是否可用等等。

请务必列出您的组织对存档解决方案的重要条件和期望,并确定您的每个存档选择如何满足需要。

原因 3 – 您可能缺少邮件合规标志
电子邮件归档有助于实现出于法规目的的电子邮件合规性我们将法规遵从性留到了最后,因为不断增加的法规遵从性管理法规列表使归档变得更加复杂。如果一项法规要求将特定的电子邮件内容保留 5 年,另一项法规希望将一组完全独立的电子邮件保留 7 年。当然,如果您将所有内容保留所需的最长持续时间,前面提到的日记选项可以解决问题,但这种方法带有高昂的存储和生产力价格标签。以满足每个法规的特定需求的方式实施电子邮件存档非常重要;随着新法律规定了巨额罚款,该组织必须正确存档。