管理电子邮件:邮件存储存档中的文件夹结构是否必要?

作者:mailstore,更新时间:2023-06-23 20:05:45

Microsoft Outlook 可能是组织中最常用的电子邮件客户端。因此,一些读者可能熟悉这种情况:作为 Outlook 用户,您经常计划组织收件箱。您通常尝试通过建立清晰明了的文件夹结构来实现此目的。但它真的有效吗?例如,定期清理收件箱并通过将电子邮件移动到文件夹并按主题排序来组织电子邮件需要相当多的纪律。然而,过了一会儿,您意识到尽管对文件夹进行了精心维护,您最终仍然会搜索电子邮件。您根本无法在所有这些文件夹中找到电子邮件。在极端情况下,文件夹的数量变得如此之多,以至于甚至会降低Outlook的速度。我们不能说为什么人们喜欢使用文件夹组织收件箱,但我们可以解释这种方法在电子邮件存档方面的后果。

存档策略:日记存档还是邮箱存档?
日记存档我们首先需要看一下归档电子邮件的两种方式。公司可以在使用 MailStore Server邮件归档时实施两种存档策略:日记存档和邮箱存档。IT 管理员可能选择使用邮箱存档的一个原因是,他们的用户可以使用其文件夹结构更好地在电子邮件存档中定位自己。但是存档中的文件夹结构会随着收件箱中的文件夹结构而增长。请记住,当文件夹在收件箱中删除时,它们仍然存在于存档中。因此,MailStore 存档中的文件夹树继续增长。经验表明,用户利用MailStore的快速内部全文搜索功能来搜索电子邮件和所有类型的附件。最后,文件夹结构变得毫无用处,因为它无法帮助您查找电子邮件。

存档中的文件夹结构和邮件合规性
展望文件夹日记和邮箱存档之间的主要区别在于后者会立即存档传入和传出的电子邮件。这意味着电子邮件以原始格式存储为副本,这意味着它无法纵或更改。这保证了存档解决方案的完整性。此外,此方法可帮助公司满足特定国家/地区的法律法规。当公司出于合规性目的选择 MailStore邮件归档作为其电子邮件存档时,他们应该使用日记存档。如前所述,这意味着存档中未实现 Outlook 中的典型文件夹结构。然而,根据MailStore工程总监Daniel Weuthen的说法,由于MailStore搜索功能,这不是问题:

无需收件箱文件夹
“多年来,我花了很多时间来维护和优化我的文件夹结构。随着电子邮件的泛滥,它开始变得如此耗时,以至于占用了常工作的时间。文件夹结构变得如此广泛,以至于它不再帮助我找到电子邮件,Daniel Weuthen评论道。文件夹数量的增加使得难以保持概览,并导致工程总监采取了激进的步骤。我完全摆脱了收件箱文件夹!我现在可以使用方便的全文搜索功能在存档中搜索我的电子邮件,而且速度很快。它对我来说有两个主要优势。我花更少的时间管理我的电子邮件,MailStore 归档所有内容的方式有助于实现与邮件合规性和电子发现要求的一致性,这要归功于日志归档,Daniel Weuthen补充道。