管理PST文件的正确方法

作者:mailstore,发布时间:2023-06-22 22:46:32

微软Outlook PST文件今天仍在使用:经常有公司与我们联系,这些公司无法应对公司中大量的PST文件,因此对我们的MailStore Server邮件归档软件感兴趣。以下情况并不少见:用户创建 PST 文件是为了将电子邮件从其 Outlook 邮箱传输到本地计算机,以规避邮箱配额。但是对于IT管理员 – 实际上是任何想要访问这些电子邮件中的重要信息 – 来说,问题是确定这些PST文件最终保存的所有位置并不容易,他继续说道。通常,PST 文件在许多方面都对 IT 管理员构成了挑战。

耗时的备份
如前所述,PST文件通常分布在用户计算机上的各个位置,而不是集中存储。除了使备份文件更加困难之外,这种做法还经常导致关键数据丢失,并最终可能导致处罚,因为未遵守法定保留期或数据可用性要求。

容易出错的文件格式
较旧的 PST 格式通常会损坏,因为已超过 2 GB 的文件大小,而较新的格式也不一定完全不受文件损坏的影响。特别是,使用未本地存储在相应工作站上的PST文件充满了风险。

无法满足邮件合规性要求
尽管电子邮件保留期限的法律立场不仅在国际舞台上有所不同,而且因具体情况而异,但大多数公司都受到某种形式的法律要求的约束,这些法律要求管理电子邮件的保留和处理。但是,通常,PST文件完全超出了IT部门的控制范围,因此不适合作为满足法律要求的手段。例如,用户可能会有意或错误地删除从PST文件创建的电子邮件,如果这些电子邮件受到某些保留期的约束,这可能会产生法律风险。MailStore Server 邮件归档允许您定义保留策略,以确保电子邮件不会被删除,而是在法律要求的时间内保留。此外,可以在MailStore邮件归档软件中单独设置的保留策略对于欧盟GDPR变得尤为重要,因为它们可以帮助公司遵守GDPR要求。通过定义保留策略,IT 管理员可以完全控制不同类型的电子邮件的存档时间。他们可以自行决定是否以及何时自动从存档中删除电子邮件,从而遵守不同的法定保留期。

无法快速找到电子邮件
“电子邮件在业务通信中的重要性意味着关键业务内容很容易成为法律纠纷的一部分,例如用作证据时,”MailStore 高级系统工程师 Björn Meyn 在描述现实场景时说。“但是,如果这些电子邮件因为没有集中存档而无法找到,并且公司也无法证明它们没有被篡改,那么它很可能会在法庭上被剥夺关键论点。为了防止出现这种情况,建议这些公司放弃PST文件并将其电子邮件集中存储在安全的档案中。另一个优点是,一旦在MailStore存档中安全,由于集成了搜索功能,可以快速找到电子邮件。

IT 部门的更多工作
PST 文件不断为 IT 管理员生成工作负载。示例包括必须还原备份中丢失的数据,或应用户请求修复损坏的文件。更重要的是,PST文件在集中保存时对存储和备份提出了很高的要求。

解决方案:将您的PST文件传输到中央存档
一旦公司决定长期放弃PST文件,MailStore Server邮件归档将确保平稳过渡。首先,公司中的所有PST文件都可以集中存档。例如,该软件可以无缝集成到Microsoft Outlook中,以便用户可以像以前一样继续访问他们的电子邮件,并在极快的全文搜索功能的帮助下搜索它们。必要时,用户还可以通过单击鼠标自行恢复存档中的电子邮件,从而完全减轻了IT部门在稍后阶段恢复丢失电子邮件的繁重任务。最后但并非最不重要的一点是,存档解决方案的引入使PST文件成为多余,因为它是一劳永逸地绕过邮箱配额的权宜之计。借助可单独配置的删除规则,MailStore 邮件归档服务器可以在存档后删除电子邮件,从而将电子邮件服务器上的数据量保持在永久的低水平。不再需要邮箱配额。