电子数据展示流程和业务电子邮件:您需要了解的内容

作者:mailstore,发布时间:2023-06-22 20:49:09

您是否想知道术语“电子数据展示”的含义以及电子数据展示过程需要哪些步骤?此博客文章重点介绍电子数据展示流程与业务相关的电子邮件管理之间的联系,目的是建立一般上下文而不是特定于国家/地区的上下文。

什么是电子数据展示?

在英美司法管辖区之外,电子数据展示通常被理解为以电子方式存储的信息被本地化、采购、审查和交换的过程。因此,在本文中,我们不是指美国所理解的电子数据展示的法律程序,而是一般发现电子数据的过程。从本质上讲,电子数据展示过程可以包含公司通信网络中的所有工具和程序。

在业务电子邮件的上下文中,包括内部电子邮件和发送给客户、供应商和合作伙伴的电子邮件等。可能与电子数据展示过程相关。由于某些电子邮件还包含法律相关信息,因此可能需要将其作为民事或刑事诉讼的证据。

Legacy Holiday Club 信息技术董事总经理 Scott D. Zane 使用日常生活中的一个例子,从 IT 员工的角度说明了电子发现的潜在巨大相关性:我以前的公司卷入了一些诉讼。我们没有邮件存档选项。大多数证据发现是基于十几名员工的电子邮件请求。我花了将近 6 个月的时间收集、索引和审查更多的 PST 文件,然后我想回忆起来。这很痛苦,我发誓它永远不会再发生。

电子数据展示流程如何处理业务电子邮件?
这种电子发现过程在日常工作生活中并不常见,并且是由公司获取信息的需求触发的,通常是基于法律部门或外部方(例如自己的律师或税务检查员)的请求。特别是在法律纠纷、审计或内部调查的情况下,尤其是在其他情况下,可能需要快速查找、审查和提供数据。定义此类电子数据展示过程的范围后,参与该过程的人员需要建立与相关案例相关的数据。对于电子邮件,这需要对公司的所有电子邮件进行数字搜索。

概念性 EDRM 模型有助于获取潜在电子数据展示过程及其组件的理论视图。虽然只能遵循模型中概述的部分步骤,而不是全部步骤,或者执行的步骤顺序与概述的步骤不同,但该模型仍然是讨论和分析的有用基础。

当涉及到商业电子邮件时,谁通常参与电子数据展示过程?

首先,当然是 IT 管理员 — 负责管理电子邮件归档解决方案并使授权人员(如公司的法律部门或合规官)能够检查相关数据的人员。然后,这些人可以使用专门为此案例授予的访问权限在电子邮件存档中搜索所需信息。指定人员还可能包括公司外部的个人,例如外部审计师(律师、税务检查员等)。公司管理层也将作为利益相关者参与这一过程(例如,经常在法律纠纷的情况下)。

当涉及到企业电子邮件时,电子数据展示流程对您的电子邮件管理有哪些挑战?
实施电子数据展示过程并不总是一件快速而简单的事情,必须考虑以下挑战:

第一个挑战 – 花费在搜索电子邮件上的时间和精力: 必须确保可以快速找到所有必需的内容,而无需花费太多时间和精力。在电子邮件量很大的情况下,通常很难确定是否已找到所有相关内容。
第二个挑战 – 电子邮件的完整性: 电子邮件的完整性尤为重要。公司必须确保并能够证明未使用损坏或操纵的电子邮件。
第三个挑战 – 数据安全: 公司必须确保第三方不会未经授权访问信息。不仅商业秘密,而且个人身份信息在数据隐私方面也发挥着作用。
专业的电子邮件归档解决方案如何帮助应对这些挑战?
在涉及业务电子邮件的电子数据展示过程中,电子邮件存档解决方案 MailStore Server 邮件归档的以下功能可以提供帮助:

有效的搜索功能:

快速简单地跨多个电子邮件归档运行搜索
搜索电子邮件附件(例如办公文档、PDF 文件等)
通过电子邮件客户端的习惯文件夹结构浏览存档
使用不同的搜索条件调整查询
为定期重复的查询创建搜索文件夹
分析数据的选项:例如,向哪些收件人发送了多少封电子邮件?
访问和权限管理:

特殊审计员用户,允许外部审计员在电子发现过程中访问和搜索存档
邮件合规性功能:

所有电子邮件的完整性(甚至是大数据量)
能够设置保留策略,使管理员能够完全控制存档各种类型的电子邮件的时间段
通过集成审计功能记录更改和事件
法定保留功能:激活后,此功能可确保其他用户无法删除数据
选择性删除某些电子邮件,例如包含个人身份信息的电子邮件,根据艺术可能必须删除。《通用数据保护条例》第17条(删除权)
通常电子邮件格式(PST,EML和MSG)的快速导出功能
可选:加密签名可确保导出的文件(EML 或 MSG)防篡改
实际示例:电子发现过程

想象一下,您的律师需要访问帐户中缺席同事的电子邮件存档,因为他必须找到并检查某个供应商的电子邮件以解决法律纠纷。管理层已同意访问请求。

为了方便这种访问,需要在 MailStore Server 邮件归档中授予临时权限,即管理员可以分配的权限,然后在稍后阶段再次取消。

当律师访问数据时(也是审计的一部分),法律保留功能通常会在电子邮件存档解决方案 MailStore Server邮件归档 中激活。激活法定保留后,无论其他用户的权利或保留策略等如何,都无法从存档中删除任何电子邮件。可能已配置。如果法律纠纷是执行电子数据展示过程的原因,则此因素尤其重要。此外,涉及律师的所有重要事件和交易都可以存储在审计日志中。根据其合规性策略,公司可以定义哪些事务应存储在审核日志中。

律师现在可以只读访问缺席同事的存档邮箱,并且可以在闲暇时浏览它们。请务必注意,默认情况下,在电子数据展示过程中,即使是 IT 管理员也无法访问其他用户的电子邮件存档。

MailStore Server提供的快速简单的搜索功能意味着可以轻松浏览帐户中缺席同事的电子邮件存档。搜索功能还可确保不会遗漏任何信息。

除了刚才提到的合规性功能外,另一个重要方面是导出功能,它允许以常见的邮件格式(EML、MSG 和 PST)导出所需的内容。EML 或 MSG 格式的导出可以赋予数字签名,这意味着即使在存档之外,它仍然是防篡改的。出口是律师工作的一个关键方面,因为它允许他或她进行进一步的评估并启动进一步的步骤。导出对于第三方也很重要,这些第三方虽然无法直接访问存档,但需要通过电子邮件作为附件发送的某些电子邮件或文档。

所以,总结一下:
电子邮件存档解决方案 MailStore Server 使公司能够为应对部分电子数据展示过程带来的挑战奠定基础。这就是为什么我们建议将MailStore Server作为任何公司内部电子邮件管理策略的重要组成部分。

除了可以帮助电子数据展示过程的功能外,MailStore Server 邮件归档还提供了更多好处。