当员工离职后,他们的邮件归档服务器邮件和用户许可证会发生什么

作者:mailstore,发布时间:2023-06-21 23:14:41

当工作者离职去寻找新的机遇时,处理他们的邮件备份和用户许可是一些需要认真注意的行政工作。

删除邮件存储服务器用户
当员工离开公司时,不仅要删除他们的旧电子邮件地址,还要删除 MailStore Server 邮件归档中的关联用户。这有明显的好处,因为离职员工的用户许可证将可供其他人使用。

因此,例如,旧许可证可用于新员工,而不是购买另一个许可证。

如果将用户与目录服务同步,请务必记住,尽管用户帐户会自动添加到 MailStore 邮件归档服务器,但只有在选择了“自动删除 MailStore 服务器中的用户”选项时,才会自动删除这些帐户。在这种情况下,请记住,仅删除用户,而不会删除已创建的关联电子邮件存档。如果手动创建用户,则还需要手动删除离职工作人员的用户。

保留已离开公司的员工的电子邮件存档
您不应删除已离开公司的工作人员的电子邮件存档。此存档对您的公司很重要,原因有两个:首先,可能是前员工仅通过电子邮件发送重要文档,而忽略了将其保存在文件服务器上。如果发现关键信息在最需要的时候丢失,则开发项目可能会大大倒退。

其次,您还应该知道,为了满足越来越多的合规性要求,可能需要将存档的电子邮件保留一段时间。

允许其他用户访问已离开公司的工作人员的电子邮件归档
授予继任者对前员工电子邮件存档的读取访问权限是确保存档在日常业务中保持可用的一种方法。继任者可以是新员工或现有同事。

通过授予读取访问权限,继任者将能够通过其文件夹结构和使用搜索功能检查档案,以便可以快速找到和恢复某个项目的订单确认或电子邮件。

甚至可以在旅途中简单安全地访问存档。

只需调整几个设置即可激活 MailStore Server邮件归档中的此选项:首先,如果在同步目录服务时未自动执行此操作,则应在 MailStore Server 邮件归档中删除离职工作人员的用户。

然后,您可以授予继任者对离职员工的电子邮件存档的读取访问权限。为此,请在“管理工具 – 用户和存档”部分中打开“用户属性”,然后在“权限”下向离职工作人员的存档添加新的读取权限。

通过这种方式,现有 MailStore Server 用户可以继续使用和搜索存档,而无需购买额外的许可证。该公司可以保护重要的电子邮件内容,而不会产生额外费用。