企业确保归档邮件的安全很重要

作者:mailstore,发布时间:2023-06-20 21:37:27

在接受德国新闻门户网站Spiegel Online采访时,德累斯顿工业大学通信科学教授Sven Engesser预测,电子邮件数量将继续增加。这主要是因为从印刷邮件到电子邮件的过渡还没有结束。即使在几十年后,我们仍然看到新电子邮件数量的增加,因为许多公司和当局才刚刚从模拟媒体转向数字媒体。

因此,电子邮件正在取代传统的商业信函。这意味着电子通信经常载有与业务有关的信息和有关交易准备或结束的安排。因此,必须保护机密电子邮件内容和附件免遭盗窃、未经授权的访问以及故意或意外删除。此外,根据许多国家/地区现行的当地法规,某些电子邮件可能需要强制保留,这意味着它们应该被存档。在这篇博客中,我们解释了有关商业电子邮件和法规遵从性的所有信息。在遵守欧盟GDPR方面,基于软件的电子邮件归档也可以发挥作用。使用 MailStore Server 进行电子邮件存档旨在保护业务关键型流程、信息和敏感数据,在法律合规性方面提供技术援助,并提供一种将电子邮件用作宝贵知识资源的快速简便方法。

安全性不仅仅是加密电子邮件
公司应该意识到,发送电子邮件时,电子邮件安全性超出了传输加密的范围。电子邮件的安全性必须在其整个生命周期内得到维护。除了安全传输之外,这包括确保电子邮件存储在加密档案中,这些档案只能由明确授权的一组人通过预定义的权限访问(就像使用我们的本地 MailStore 服务器软件时一样)。在这一点上,我们想再次强调,作为软件供应商,MailStore无法访问MailStore Server中存档的电子邮件!

“使用 MailStore Server 邮件归档的电子邮件存储在本地 – 也就是说,存储在客户自己的环境和他们自己的硬盘驱动器上。存储过程是完全加密的:加密密钥特定于每个安装,并且不会传达给 MailStore。而且没有一种“后门”,MailStore 可以通过它远程访问存档的电子邮件。使用MailStore Server邮件归档,客户可以完全控制存档”。

加密技术可保护使用 MailStore Server 存档的电子邮件免受未经授权的访问 – 这适用于底层数据库和集成的审计日志。该软件还保护存档电子邮件的元数据,例如主题,发件人和收件人,以及存档邮箱的文件夹结构。其他保护措施可防止未经授权的人员(如备份管理员)在其他系统上操作存档。特别是在基于云的备份方案中,这是保护存档的另一种方法。MailStore Server 还为用户提供了安全导出电子邮件的选项。

默认安全性
默认设置中的一流安全性意味着 MailStore 邮件归档软件在安装和操作时“默认安全”——可以根据个人业务需求实施存档配置文件和保留策略。默认设置可确保 MailStore 管理员无法访问或检查用户存档。另一个默认设置可防止管理员从存档中删除电子邮件。尽管可以更改此设置(就像 MailStore 管理员所做的所有修改一样),但它将被记录在审核日志中以供后续跟踪。在 MailStore,我们试图最大限度地减少软件的复杂性和相关的管理工作,同时尽可能保持默认安全性。我们这样做也是为了避免在配置和后续使用过程中出现错误的可能性。

用户也从中受益!
通常,新软件在公司失败的原因是因为它不被员工接受。MailStore Server 的情况并非如此 – 我们定期收到来自满意客户的报告,确认 MailStore Server 在用户中享有很高的接受度,这要归功于通过 Outlook 加载项和快速搜索功能的简单操作。我们的员工首先受益于通过集成搜索功能快速查找存档电子邮件的能力和简单的操作。