电子邮件归档:业务连续性的关键组成部分

作者:mailstore,发布时间:2023-06-18 23:04:07

近年来,全球化经济体中企业数字网络的增加以及内部业务流程的数字化导致以电子形式保存的关键业务信息急剧增加。这些数据可以存储在公司自己的系统(本地)以及云服务(私有云或公共云)中。此外,在内部和通过云服务存储和处理数据的混合方法变得越来越普遍。保持这些数据永久可用对于任何公司的业务成功都至关重要,也是任何企业 IT 战略的核心任务。在大多数情况下,IT基础架构的故障和重要数据的不可用将中断业务,甚至可能危及公司的成功。如果丢失的数据无法恢复,公司的生存甚至可能受到威胁,具体取决于损失的规模。

 

如果违反存储业务相关数据的法律法规,也存在经济制裁的风险。这是因为 – 根据国家和行业部门 – 随着时间的推移处理电子邮件和存储数据以使其永久可用可能会受到不同的法律和法规要求的约束。这尤其适用于高度监管的行业,如医疗保健、金融业以及政府机构和教育机构。在某些情况下,违规行为甚至可能导致民法诉讼。

软件或硬件系统可能出现故障,或者数据变得不可用甚至完全丢失的原因有很多。从简单的用户错误到故意操纵(例如员工恶意删除数据,或来自公司外部的网络攻击),再到自然灾害(例如大雨后的洪水)或其他无法估量的原因(例如公司大楼发生火灾)。同样,如果使用其服务的云提供商的基础架构受到影响,业务运营可能会中断。

业务连续性是什么意思?
公司将管理此类风险作为其业务连续性 (BC) 战略的一部分。在这里,活动和流程的定义是为了防止公司业务能力的中断或失败,或者在紧急情况下,尽快使业务恢复运行。由于业务流程和IT系统可能会随着时间的推移而变化,因此必须定期审查这套措施的有效性。通过这种方式,可以确定任何必要的调整。

业务连续性管理的一个重要部分是灾难恢复,它涉及保护和恢复必要的技术基础设施,即业务关键型数据和所有IT网络和系统。备份和电子邮件归档在这里提供了宝贵的支持。

作为灾难恢复一部分的备份和电子邮件归档
备份在特定时间点存储公司的数据(例如,使用的通信程序或ERP软件的数据)。如果数据丢失,可以从备份中还原数据子集或整个系统或服务器。但是,备份卷仅反映创建备份时存在的数据。不会记录备份后所做的更改。这意味着需要定期执行备份 – 考虑到成本和收益 – 以便备份的数据尽可能保持最新。

除了定期备份外,还建议使用专业的电子邮件存档解决方案。鉴于电子邮件仍然是最重要的通信媒介,并且可以保存大量关键业务文档,因此重要的是,这些数据必须以防篡改的形式进行多年备份,以便在丢失时仍然可以访问所有电子邮件。积极的副作用:专业的电子邮件归档解决方案可以帮助公司遵守数据隐私要求,并为特定国家和行业部门的税收和商业立法提供支持。请记住,存档也应始终备份!

此外,电子邮件归档解决方案可以帮助简化与电子邮件服务器相关的备份和恢复过程:保持存储在电子邮件服务器上的低数据量意味着备份过程所需的时间和存储容量更少 – 因此,在灾难性事件之后,您将能够更快地从备份卷恢复邮件服务器。

目标 电子邮件备份 电子邮件
归档
消除邮箱配额
消除 PST 文件
通过重复数据消除和压缩减少存储需求
减少电子邮件服务器的工作量并简化备份和还原过程
提供完整、防篡改和长期的电子邮件保留
帮助满足邮件合规性要求
电子数据展示方案的协助
电子邮件的全文索引,用于快速搜索
最终用户:快速轻松地恢复丢失的电子邮件 完全适用适用部分适用
适用于较小程度不适用
此表中的语句基于备份和电子邮件存档的基本概念。备份和电子邮件归档解决方案的功能可能因提供商而异。

用例和特定应用领域
在实践中,不同的情形可以实现,证明部署专业的电子邮件归档解决方案是业务连续性的关键组成部分,也是对现有备份系统的理想补充。

例如,如果电子邮件服务器出现故障(无论它是保留在本地还是在云中),都可以通过备份将其还原。但是,在上次备份发生和服务器故障之间接收和发送的任何电子邮件都将丢失。正确配置的电子邮件存档可以解决此问题,并确保可以访问完整的邮件清单。

另一种常见情况是由于勒索软件或恶意软件攻击,电子邮件服务器上的业务关键型电子邮件不可用或丢失。数据丢失或被盗不仅可能中断业务运营,而且在遵守管理业务关键型数据的法定保留法律方面也存在高风险。电子邮件归档解决方案必须能够完全存储所有相关的电子邮件和文件附件,并且形式是防篡改的,并且永久可用且可检索。

选择正确的归档战略

但是,选择正确的存档策略至关重要。专业的电子邮件归档解决方案允许企业根据自己的需要在不同的战略归档方法之间进行选择。如果合法合规的电子邮件归档是主要关注点,那么所谓的日记归档可能是最佳选择。或者,如果卸载电子邮件服务器是主要目标,则与特定删除规则结合使用的邮箱存档可能是更好的选择。 这两种方法的组合也是可行的。

在所有情况下,拥有强大的搜索和导出功能非常重要,该功能(取决于配置)可以自助提供给用户。这意味着用户可以快速轻松地重新获得对旧电子邮件的访问权限,并在必要时独立恢复它们。这样就无需向 IT 员工发出繁琐的恢复请求,即可从备份中恢复电子邮件。这减少了 IT 部门的工作量。在电子发现过程方面也可以实现预期的结果。例如,在将电子邮件用作证据的诉讼中,可能会要求员工或外部审计师搜索公司的全部电子邮件库存,并在必要时以标准格式导出这些记录。

结论
数据和IT系统的永久可用性是许多公司持续业务成功的先决条件,因此也是公司战略不可或缺的一部分。为了保护业务连续性,在为紧急情况创建备份策略时,必须考虑许多潜在的风险和漏洞。电子邮件归档可以为保护电子邮件中包含的业务关键型数据做出宝贵贡献,并且在实施可行的灾难恢复计划时与备份一起至关重要。