电子邮件过载:如何在度假返回时处理过载邮箱

作者:mailstore,更新时间:2023-06-17 22:59:35

年假结束时,我们带着清醒的头脑和新的活力回到办公桌前。将启动PC,在屏幕前啜饮第一杯咖啡,然后打开电子邮件收件箱…

假期后电子邮件过载

…然后,对于许多员工来说,就是这样:当他们意识到他们的收件箱里充满了未读的电子邮件时,离开办公桌的宁静时光的记忆瞬间消散了。有些事情即使是大流行也无法改变。任何休息和放松的感觉都消失了!如果这一切听起来很熟悉,您绝对应该继续阅读,因为我们想为您提供一些有关如何避免假期后电子邮件过载的痛苦的提示。

离开前可以做什么
每次休假前,您应该起草一份明智的外出信息。我们已经在之前的博客文章中详细讨论了这个问题。在您当之无愧的假期之前实施代理安排可以缓解您返回时收件箱溢出的问题。当您回来时不必与他们打交道,您的电子邮件会在您离开时由您的副手回复。但是,在这种情况下,您的人力资源部门和直线经理必须引入法规,以确保您的替身不会因额外工作而负担过重。

但除了这些组织事务之外,每个员工都可以在休年假之前采取措施整理邮箱。例如,通过配置自动规则或粗略查看您可能已订阅且不再需要的任何时事通讯:取消订阅可以帮助减少您离开时到达的电子邮件数量。

外出时可以做什么
放松,呼吸新鲜空气,清醒头脑;但最重要的是,不要检查这些电子邮件!

假期放松

MailStore邮件归档营销总监Roland Latzel对此有明确的看法: 笔记本电脑和智能手机等商业设备在假期期间应保持关闭状态。我希望我的同事在度假时放松一下。让你的头脑休息与身体放松一样重要。这就是为什么在MailStore,我们建议员工将所有可能诱使您检查的业务设备放在关闭,并可能在休假期间关闭回复电子邮件。

返回后可以做什么
在假期前将上述提示牢记在心后,现在的问题是如何应对收件箱中的大量电子邮件。所以首先,你需要整理:

1. 先阅读最近的电子邮件
离开两三个星期后,您信任的办公室副手已经处理了一些信件。

2. 对电子邮件进行分类
确定哪些问题具有绝对优先级,哪些邮件可以留作以后重新提交,哪些邮件可以毫不费力地删除。您应该将此方法应用于您收到的所有电子邮件。

3. 邀请代表您的人喝咖啡
您现在应该对情况有一个初步的概述。在您开始回复电子邮件之前,请咨询在您度假时代表您的人。确定仍然需要处理的问题以及已经解决的问题。请记住,一句小小的感谢话大有帮助——下次你去度假时,你值得信赖的同事会愿意再次支持你。

全新方法:在电子邮件到达时自动删除
自动回复
在电子邮件到达您的邮箱时自动删除它们听起来是个好主意——但我们真的应该这样做吗?
前段时间,戴姆勒提出了一个非常特殊但僵硬的解决方案。2014年,该组织推出了“假日邮件”计划,该计划使用自动“外出助手”为100万左右的电子邮件发件人提供收件人假期替身的详细信息。你可能会想,这没什么不寻常的。但该计划的真正亮点是,收到的电子邮件会自动删除,以避免同事在返回办公室时遇到溢出的收件箱。听起来很诱人,不是吗?然而,此解决方案的问题在于它没有考虑公司或法定邮件合规性要求。例如,如果意向声明(例如在合同上送达通知)在收件人不在时通过电子邮件送达,而该信件在到达时自动从收件人的邮箱中删除,会发生什么情况?如果发生这种情况,意向声明可能仍然具有法律效力,但公司中没有人会知道它的存在。确实应该非常仔细地考虑这种风险。

由于删除电子邮件而导致的数据丢失可能是公司的关键问题
Julian Jansen,MailStore Software GmbH 的法律顾问
“世界各地的许多企业和组织都面临着越来越多的邮件合规要求,因此他们应该记住,传入的电子邮件可能受法定保留政策的约束。这就是为什么您不应该在一般基础上不可撤销地删除所有电子邮件的原因。例如,随着时间的推移,以完整、忠实于原始、防篡改且永久可用的形式存储您的电子邮件可能很重要,MailStore 邮件归档法律顾问 Julian Jansen 说。

这就是电子邮件归档解决方案可以提供很大帮助的地方。如果配置正确,日记存档可确保电子邮件长期可供浏览 – 即使它们已从用户邮箱中删除。这样,最近在离开时从邮箱中自动删除的员工仍然可以访问该重要电子邮件,例如,在必要时使用 MailStore Server 邮件归档中的 Outlook 集成搜索功能。