Microsoft Outlook 中的神秘存档按钮

作者:mailstore,发布时间:2023-06-16 20:58:21

你知道吗?你用过吗?您是否曾经在尝试删除电子邮件时意外击中它?我们正在谈论Microsoft Outlook功能区中神秘的“存档”按钮。有些人觉得它很有用;我们认为这可能会产生误导。因为您无需成为电子邮件归档专家,也知道“归档”按钮在处理电子邮件时不符合专业归档产品的要求。

“存档”按钮可移动电子邮件
那么按钮实际上有什么作用呢?基本上,它使您可以将电子邮件从收件箱移动到存档文件夹,该文件夹仍然是个人收件箱的一部分。虽然它可能以存档的名义进行,但所有选项真正做的是将电子邮件从收件箱转移到一个名为“存档”的单独文件夹,而不是删除它们;电子邮件实际上并没有转移到真正的存档中。根据定义,档案馆是文件在先前使用链末端的最终存储场所,因此必须能够永久保留这些材料,例如通过部署特殊保护措施。欧盟GDPR和其他此类监管要求的到来意味着电子邮件归档在日常企业实践中已成为一个相当复杂的问题。同时,档案馆的工作是确保其所有记录(在本例中为电子邮件)始终保持保存、可用和可检索。

邮箱音量未减少
此外,由于这种形式的“存档”不会减少邮箱(和电子邮件服务器上)中的总体数据量,因此它无助于解决与邮箱配额相关的问题。如果您是那种喜欢在收件箱中创建无穷无尽的子文件夹并花费大量时间将传入的电子邮件移动到这些文件夹的人,那么“存档”按钮可以帮助您节省时间。因为通过这样做,您可以保持收件箱精简,所有电子邮件都保存在同一个存档文件夹中,您可以使用Outlook的搜索功能在此文件夹中查找电子邮件。这些有时冗长的搜索在多大程度上占用了节省的时间,由您来判断。

术语存档在微软是什么意思?
电子邮件归档的概念并不总是明确的,可以根据目标、应用程序和功能进行不同的解释。例如,微软在其Outlook,Exchange Server和Microsoft 365产品中使用“存档”一词来表示其他功能:

AutoArchive (Microsoft Outlook):自动存档是嵌入在Microsoft Outlook中的过时选项,允许您将电子邮件移动到存储在计算机硬盘驱动器上的单独PST文件。虽然今天仍然可用(文件/信息/工具/邮箱清理/自动存档),但不建议使用:众所周知,PST文件难以处理,难以备份且容易损坏 – 您应该完全摆脱它们!

就地存档(Exchange 服务器; Microsoft 365):在本地或作为其Microsoft 365实例的一部分使用Microsoft Exchange Server的公司可以通过为每个用户邮箱创建“个人存档”或“就地存档”来使用可用的电子邮件存档选项,从而最大程度地集成Exchange Server和Microsoft Outlook中的存档功能。但是,这种类型的归档可能会对 IT 基础架构提出巨大的要求。特别是在中小型企业的情况下,这些额外的要求和必要的额外财务投资可能会带来挑战。在这种情况下,实施MailStore Server可以提供相当大的缓解。

Exchange Online Archive (Microsoft 365):Microsoft 365 为电子邮件的长期存储提供联机存档,尤其是对于溢出的邮箱。联机存档在 Outlook 的左窗格中显示为单独的邮箱。设置完成后,较旧的邮件将自动传输到联机存档,以便控制主 Outlook 邮箱的大小。但是,企业应记住,Exchange 联机存档 (EOA) 仅包含在特定的 Microsoft 365 计划中。对于许多其他订阅,您需要将 EOA 作为额外的付费服务添加到现有的 Microsoft 365 计划中。

白皮书阐明了使用 Microsoft 365 进行电子邮件存档
特别是Microsoft 365中的电子邮件存档,为公司提供了无穷无尽的选择。由营销研究机构奥斯特曼研究所代表MailStore起草的白皮书提供了对产品本机功能的优势和局限性的深刻见解。

除其他方面外,本文还研究了贵公司真正需要的功能,以及第三方解决方案(如 MailStore Server)或 Microsoft 365 提供的本机存档选项是否会更好地为您的业务提供服务。

“总的来说,我们相信企业可以从MailStore的电子邮件归档软件中受益,”MailStore 产品经理 Björn Meyn 说,除了有机会满足法规和邮件合规性要求、防止数据丢失和消除邮箱配额之外,公司还可以提高生产力和效率,同时一劳永逸地告别 PST 文件。还有独立于电子邮件服务提供商的优势!如果电子邮件系统出现故障或数据丢失,公司内的授权用户只需通过存档即可访问他们的电子邮件。

所以,总结一下: “存档”按钮承诺的比实际提供的更多。在某些情况下,它可以通过消除管理收件箱中无数子文件夹的需要来节省时间;但它无法满足专业电子邮件归档解决方案的要求。