日记与邮箱归档 – 您需要了解的内容

作者:mailstore,发布时间:2023-06-15 17:30:39

日记与邮箱存档 – 您需要了解的内容
完整的邮箱,缓慢的邮件服务器,找不到重要的电子邮件:使用现代电子邮件归档可以解决这些问题。因此,电子邮件归档长期以来一直是信息管理的关键组成部分,也是成功公司 IT 战略不可或缺的一部分,这也就不足为奇了。但在实施电子邮件归档软件之前,您需要知道哪种归档策略最适合您公司的需求。

在本文中,我们将讨论电子邮件存档的各种战略方法,了解日记和邮箱存档之间的差异,并解释每种策略可以实现的企业目标。

概述:不同的电子邮件归档策略
专业的电子邮件归档软件允许企业在邮箱归档和日记之间进行选择,甚至可以将这两种方法结合起来。

使用邮箱存档,用户邮箱或共享邮箱(例如 sales@samplecompany.com)中的所有电子邮件都会定期存档。这可以通过直接集中访问电子邮件服务器或通过存档本地电子邮件客户端来实现。
使用日记(也称为日记存档),所有电子邮件在到达电子邮件服务器的那一刻(即甚至在它们出现在用户邮箱中之前)都会复制到存档系统。传出电子邮件也是如此。
企业也可以决定同时运行这两种方法,以便从每种方法的某些方面受益。
严格地说,日记和日记存档是两个不同的过程。但是,由于它们在存档技术方面属于一起,因此它们通常同义使用。在 MailStore 上下文中,日记最初将电子邮件复制到多点邮箱 – “日记”。然后,日记存档过程将电子邮件从日记中交换到存档中。

什么是邮箱存档?
通过邮箱存档,所有电子邮件都会定期从用户的邮箱中提取并复制到中央存档。跨本地系统分发的电子邮件(例如存储在用户桌面上的PST文件)也可以传输到中央存档。此外,由于用户可以在自己的邮箱中创建的文件夹结构可以映射到存档,因此他们可以继续在通常的电子邮件环境中工作。

邮箱存档的一大优点是,它允许定义特定的规则,这些规则在存档后从用户邮箱中删除电子邮件。从长远来看,这有助于减轻电子邮件服务器的负载,降低存储需求,并解决邮箱配额问题。但是,即使从服务器中删除了电子邮件,用户仍可以通过存档访问他们的电子邮件。

但是,这种存档整个用户邮箱的方法并不能保证您最终将拥有完整的防篡改存档。用户仍然可以在存档周期之间删除或操作电子邮件。同样,网络攻击等外部因素可能意味着电子邮件在存档之前就丢失了。

什么是日记存档(日记)?
归档方法如果您的归档解决方案主要需要解决法律安全性和法规遵从性等问题,那么日志归档是正确的选择。使用此方法,所有入站和出站邮件通信在用户邮箱中可见之前都会存档。您可以放心,您的电子邮件以完整、忠实于原始、防篡改且永久可用的形式存储。这是公司满足相关法律要求的实用手段,这些法律要求可以根据国家和行业部门适用。

此外,拥有完整的电子邮件归档可以在促进在诉讼中使用电子邮件作为证据方面发挥重要作用。

日记功能的一个潜在缺点是电子邮件服务器上的负载不会减少,因为此方法不支持从用户邮箱自动删除电子邮件的规则定义。已从日记邮箱存档的任何电子邮件仍保留在用户邮箱中。

此外,日记功能不允许将用户邮箱中的现有文件夹结构映射到存档。电子邮件只能作为接收或发送的对象分配给存档中的用户,并完全保留所有访问权限。但是,全面的搜索功能可以纠正这种情况,并且还成为需要搜索整个公司存档系统的“电子数据展示”方案中审计员的基本技术基础。

重要:私人电子邮件

请注意,并非所有电子邮件都可以存档。应考虑数据隐私准则。例如,在某些国家/地区,出于私人目的使用商业电子邮件服务可能会出现问题。在这种情况下,建议的解决方案是禁止私人电子邮件使用(例如通过雇佣协议)或确保外部电子邮件服务专门用于私人电子邮件通信。这就是为什么您应该始终关注数据隐私指南的原因。

这两种方法可以结合起来吗?
由于这两种方法各有利弊,因此一些公司决定将邮箱存档与日记功能结合起来。

方法1:已部署日记存档解决方案,以避免数据丢失并确保以合法合规的方式存档电子邮件。还使用了邮箱存档,以便个人存档具有与电子邮件客户端相同的文件夹结构,从而允许用户在存档中熟悉的环境中进行操作。为邮箱存档过程定义的删除规则允许从用户邮箱中删除存档的电子邮件,从而避免邮箱配额问题。电子邮件服务器已卸载,存储需求降低。根据归档解决方案,并且如果归档软件能够在内部消除重复的电子邮件,这种归档方法的组合只需要稍微多一点的存储空间。

方法2:随着电子邮件归档解决方案的引入,邮箱归档方法最初用于从邮箱中提取所有现有电子邮件,并将任何本地电子邮件(例如存储在用户桌面上的 PST 文件)传输到中央存档,然后在必要时从邮箱和分散存储位置删除邮件。此后,所有将来的电子邮件都将使用日记方法存档。

日记和邮箱存档构成了两种独立的电子邮件存档战略方法,并追求不同的目标。

邮箱存档主要关注的是减少存储需求并允许用户在熟悉的存档环境中工作,而日记是一种战略性的电子邮件存档方法,通常源于遵守法律要求和措施的需要。通过立即存档所有入站和出站电子邮件,您的企业可确保电子通信以完整、忠实于原始、防篡改且永久可用的形式存储,同时从一开始就排除用户在存档之前修改或删除电子邮件的可能性。

这两种方法都可以同时使用,并且根据所选的电子邮件存档解决方案,这不会产生额外的成本。专业的邮件归档软件应该能够毫无问题地将这两种战略选择结合起来。