关于电子邮件归档的 5 个常见误解

作者:mailstore,发布时间:2023-06-12 22:25:32

关于电子邮件归档有很多误解。电子邮件归档听起来是个好主意,但人们不确定他们是否需要它。电子邮件归档是经常被误解的主题之一,正因为如此,我们向英国和爱尔兰的分销商 Zen Software 询问了关于电子邮件归档的五个常见误解。Zen Software的销售和营销经理James Steel向我们列举了他在与客户交谈时遇到的5大误解:

第一个误解:备份与电子邮件归档相同

不是!备份只是在有限的时间内保护数据,通常只有管理员才能访问。电子邮件存档无限期地存储精确副本,任何用户都可以检索,哈希值和加密等措施可确保法律规定的防止篡改。

第二个误解:电子邮件归档太贵了

英国企业的现代员工每天在PC或移动设备上花费的时间超过3.5小时。他们花费了大量时间浏览数以万计的电子邮件,这可以通过在电子邮件存档系统中进行快速搜索来减少。处理法律相关的事情也可以极大的减少时间,可以确保没有电子邮件丢失,这使得可以在几分钟内从历史记录中查找例如投诉或问题。

第三个误解:使用电子邮件存档,我将无法访问我的电子邮件

电子邮件归档功能会为您的邮件编制索引,以便于查找。您将获得完整的记录,您可以从多个设备访问它。

第四个误解:电子邮件归档会影响我的文件夹结构

不用担心!您的文件夹结构不会改变。某些电子邮件存档工具(如 MailStore)使您可以镜像文件夹结构。因此,没有必要改变你的工作方式。

第五个误解:Office 5 已经存档了我的电子邮件

Office 365是一个市场领导者,因此它也是网络犯罪分子的目标,而且情况只会变得更糟。77% 的组织在 12 个月内被恶意软件渗透。32% 的企业没有制定保护重要内容删除的政策。请确保使用电子邮件存档系统,但不要单独依赖 Office 365。