为什么电子邮件需要存档?

作者:mailstore,发布时间:2023-06-11 21:16:30

在许多公司中,电子邮件是传输业务数据和信息的首选媒介。因此,公司的电子邮件库存将包括大量关键信息,例如合同、发票、人事数据和采购订单——所有这些都需要妥善保留。

根据国家和行业部门,在处理电子邮件及其包含的数据以使其永久可用时,可能会适用不同的法律要求。这尤其适用于医疗保健和金融业等受到严格监管的行业,以及经常通过电子邮件发送和接收敏感个人数据的政府机构和教育机构。

不遵守有关电子邮件归档的法律可能会产生严重后果:例如,违反邮件归档义务可能会导致罚款和其他制裁,在某些情况下,甚至根据民法提起诉讼。另一个例子:如果发生诉讼,其中电子邮件被用作证据,或者数据主体根据欧盟的《通用数据保护条例》(GDPR)主张其权利,您的公司可能需要快速有效地搜索其整个电子邮件清单。在专业管理的电子邮件存档的帮助下,这要容易得多。

电子邮件归档和 IT 战略
鉴于日益严格的隐私立法(例如加利福尼亚州的 CPA、美国的 HIPAA FERPA)和邮件合规性法规,以及电子通信的持久普及,每家公司都应该积极主动地采用电子邮件归档方法。与业务相关的电子邮件的专业归档不仅是总体电子邮件管理概念的基石;它应该是任何 IT 战略的重要组成部分。最终,通过存档,您可以确保所有电子邮件(包括任何文件附件)都以防篡改的方式完全保留,以便它们始终可用。

备份电子邮件还不够吗?
电子邮件归档和电子邮件备份是业务连续性环境中的重要工具,但它们并不相互排斥。通常,备份用于在中短期内保护数据(理想情况下,包括电子邮件存档本身),以便可以根据需要恢复此信息。它们确保即使在系统故障或勒索软件攻击的情况下也可以访问业务关键型系统和数据。相比之下,归档使电子邮件能够以忠实于原始、易于查找和永久可用的形式存储多年。