电子邮件归档与备份 — 关键区别

作者:mailstore,更新时间:2023-06-11 19:53:02

即使基于云的集成通信环境(如Microsoft Teams)在数字协作方面越来越受欢迎,电子邮件仍然是全球公司最重要的通信方式。据 statista.com 称,到2025年,发送和接收的电子邮件数量将增加到约376亿封。

电子邮件合规性法规在不断增长,因此,管理此类数据处理的法律要求也在不断增长。因此,IT 决策者必须掌握保留和保护电子邮件数据的问题。备份和电子邮件归档概念可以提供有价值的帮助,因此应成为任何公司 IT 战略(数据安全和电子邮件治理)的一部分。全球公司需要记住,邮件合规要求可能因国家/地区而异。

本文将向您展示如何部署备份和电子邮件归档概念,这两个过程之间的区别在哪里,以及如何从专业的电子邮件归档解决方案中受益。

归档与备份:目标和差异
从本质上讲,备份和电子邮件归档解决方案都可以帮助公司保护关键业务数据,以便这些有价值的信息永久可用。但是,由于这两种解决方案在功能方面有所不同,因此了解应如何以及何时使用每种解决方案非常重要。同时部署备份和电子邮件归档解决方案甚至是有意义的。

首先,任何电子邮件归档解决方案的目标都是以忠实于原始电子邮件、快速查找和永久可用的形式存储所有电子邮件的副本(包括其文件附件)多年。即使电子邮件服务器暂时不可用,仍可访问存档的电子邮件。对于公司而言,这对于涉及交易准备、完成、执行或撤销的电子邮件(例如发票、报价、支持查询或预约请求)尤为重要。

相反,备份的目的是在短期和中期定期存储数据(例如电子邮件)和系统(例如电子邮件服务器),从而提供保存数据的快照。这个概念允许制作整个数据集的副本,以便它们可以交换到外部存储或云环境。如果发生事件(例如,由于系统故障或勒索软件攻击而导致数据丢失),可以从外部存储中复制回临时备份的数据集。因此,备份主要是灾难恢复的一种手段。

通过电子邮件归档可以实现以下目标:

目标 电子邮件备份 电子邮件归档
消除邮箱配额
消除PST文件
通过重复数据消除和压缩减少存储需求
减少电子邮件服务器的工作量并简化备份和还原过程
提供完整、防篡改和长期的电子邮件保留
帮助满足邮件合规性要求
电子数据展示方案的协助
电子邮件的全文索引,用于快速搜索
最终用户:快速轻松地恢复丢失的电子邮件 完全适用适用部分适用
适用于较小程度不适用
电子邮件归档解决方案的9大优势
邮件归档是充分利用电子邮件中包含的所有关键信息的重要组成部分,并且根据所使用的归档方法,它可以带来许多好处。

1. 消除邮箱配额
使用电子邮件归档解决方案,电子邮件 – 一旦安全永久存储 – 就可以从电子邮件服务器的邮箱中删除(自动),从而释放服务器上的空间。这也一劳永逸地消除了对邮箱配额的需求。

备份解决方案不提供此优势,因为它们通常仅在外部存储介质或云中创建电子邮件服务器数据的临时副本。在这种情况下,根据所使用的备份系统,临时意味着备份中的数据被覆盖或删除(例如,在增量备份的情况下)。或者,如果不再需要备份文件,则可以根据固定计划完全删除数据。由于备份不能完全永久地存储电子邮件数据,因此仍然需要邮箱配额。满负荷运行的邮箱,因此经常需要“交换”电子邮件(例如,交换到外部 PST 文件),仍然是用户和 IT 管理员的难题。

2.消除PST文件
PST文件主要用于从用户的邮箱传输电子邮件(例如由于邮箱配额),或在用户的PC上创建电子邮件的本地副本。邮箱的内容被手动或自动(例如,通过Microsoft Outlook功能自动存档)复制到PST文件,然后换出到外部存储介质,允许在必要时从用户的邮箱中删除内容。

许多公司正试图完全摆脱PST文件,因为后者存在某些风险。它们被认为容易出错且效率低下,并且经常占用大量存储空间。PST文件很容易损坏或丢失,特别是因为它们通常分布在用户PC上的不同位置。这使得备份文件变得更加困难,经常导致关键数据丢失。此外,PST文件无法使用全文搜索功能浏览,也不能防篡改。

在这方面,电子邮件归档尤其为IT管理员提供了关键的好处。电子邮件归档在专为长期保留而设计的集中管理系统中,同时考虑必要的法规和合规性要求。这使IT管理员能够控制整个存档过程。由于存档的电子邮件可以从电子邮件服务器中自动删除,因此PST文件变得多余,作为邮箱配额的潜在解决方法。现有PST文件的内容也可以集中存档,使最终用户可以轻松浏览它们。

基本上也可以独立于正在使用的存档过程备份PST文件。但是,由于此方法不允许绕过邮箱配额,因此无法完全消除PST 文件。

3. 减少存储需求
MailStore电子邮件归档的另一个优点是能够删除重复和压缩归档的电子邮件,这意味着MailStore邮件归档使用更少的存储空间。

而且,虽然备份解决方案确实也可以压缩和(取决于提供商)删除重复数据,但电子邮件归档解决方案具有减轻电子邮件服务器负担的额外关键优势,因为后者不再需要保留已存档的电子邮件。

4. 简化备份和还原过程
成功存档后应用规则从服务器中删除电子邮件可以减少服务器上保留的数据量。这可以显著提高电子邮件服务器的后续备份/恢复过程(在数据丢失的情况下)的速度,从而大大减少此业务关键型系统的停机时间。除了减少电子邮件服务器上的一般数据负载外,电子邮件存档还可以提高备份过程的性能。备份解决方案无法单独执行此操作。此外,如果在紧急情况下无法访问电子邮件服务器,电子邮件归档仍将可用。在这种情况下,电子邮件归档可以在业务连续性情形中做出宝贵的贡献。

5. 电子邮件的防篡改保留
任何电子邮件归档解决方案的主要目的是以完整、防篡改且将来永久可用的形式保留电子邮件数据。

完全数据保留通常是通过在电子邮件到达或离开电子邮件服务器时直接存档电子邮件来实现的(称为日记)。备份解决方案仅将电子邮件服务器保存为其当前状态(快照)。因此,用户可能会在备份完成之前删除电子邮件数据,或者由于其他原因(例如勒索软件攻击)而遭受重大数据丢失。

专业的电子邮件归档解决方案通过加密、形成哈希值、将用户权限限制在最低限度以及保留相关更改和用户事件的日志来确保保留的数据是“防篡改”的。一些备份解决方案现在也带有防篡改功能,尽管此功能确实因提供商而异。

6. 帮助遵守法律
根据现有的解决方案,以完整、防篡改和长期的方式存档电子邮件数据有助于满足合规性要求,因为电子邮件也可能受到不同的合规性要求的约束,具体取决于相关国家/地区和行业。

发生这种情况的一个关键标准是相关数据的完整性:使用日志存档,电子邮件在接收或发送时就被存档,而备份通常遵循一定的时间表,并在此期间存在篡改或数据丢失的风险。大多数电子邮件归档解决方案以及许多备份解决方案都支持保留策略和GDPR选项,尽管在后一种情况下,配置选项通常不那么用户友好或全面。

7. 电子数据展示方案帮助
在英美司法管辖区之外,电子数据展示通常被理解为以电子方式存储的信息被本地化、采购、审查和交换的过程。

专业的电子邮件归档和备份解决方案都可以帮助电子数据展示方案,因为它们通常提供搜索以及部分恢复和导出功能。但是,请务必记住,备份解决方案的功能不如电子邮件归档解决方案的功能全面。如果PST文件包含电子邮件,这些文件又存储在备份中,电子数据展示方案可能会费力且耗时。在这里,使用完整的电子邮件存档(其中还包含最初使用的PST文件)将大大简化电子数据展示过程。

8. 用于快速搜索的全文索引
一些专业的电子邮件归档解决方案将归档电子邮件的内容和元数据及其附件记录在全文索引中。如果已授予必要的权限,则允许最终用户在实时系统中快速有效地搜索某些电子邮件,而无需依赖IT管理员。还有一些电子邮件存档解决方案通过集成到Office应用程序(如Microsoft Outlook)中来提供此功能。在某些情况下,电子邮件归档解决方案甚至可以从相应的邮箱映射习惯文件夹结构,这使得搜索特定电子邮件变得更加容易。您可以在此处下载我们关于最终用户在MailStore服务器中搜索选项的信息表。

某些备份解决方案还提供搜索选项,但这些功能通常保留给IT管理员,并且仅限于某些内容和元数据。

9.最终用户:轻松恢复丢失的电子邮件
对于最终用户来说,电子邮件归档解决方案在恢复方面也比备份解决方案更具优势。最终用户可以使用搜索功能搜索某些电子邮件,然后再独立恢复它们。恢复电子邮件不需要额外的IT容量,即IT管理员无需手动搜索某些电子邮件的备份并为用户恢复它们。相比之下,备份通常不为最终用户提供对数据的直接访问。

重要须知:确保数据隐私
为避免在存档传入和传出电子邮件时与数据隐私法规发生冲突,我们建议禁止使用私人电子邮件或要求员工仅使用外部电子邮件服务。该政策可以书面形式指定,例如,在使用公司IT基础架构的指南、公司协议、员工的同意声明或个人雇佣合同中。

结论:电子邮件归档与创建备份不同
电子邮件归档和备份电子邮件是追求不同目标的两种完全不同的解决方案。备份主要用于应对灾难恢复方案,并且仅在有限的时间内存储数据,而电子邮件归档系统的工作是以一种防篡改且永久可用的形式将电子邮件及其附件完全存档多年。顺便说一下,重要的是要注意电子邮件归档本身也应该备份。因此,数据备份和电子邮件归档都是任何注重安全的公司的IT战略的关键要素。