邮件归档如何提高邮件的灵活性

作者:mailstore,发布时间:2023-06-09 19:37:37

Resilience

电子邮件是我们这个时代最有价值和最真实的信息资源之一。在疫情期间,电子邮件数量呈指数级增长,数字化和远程工作已成为业务连续性的核心。事实上,根据Statista的数据,预计2020年每天发送和接收的电子邮件数量约为306.4亿封。这一数字预计到2025年将增加至376.4亿封以上。

灵活性——全面保护IT系统和数据
电子邮件是每个组织日常工作流程和沟通的重要组成部分。它们包含大量关键信息,如合同、发票、人员数据和采购订单。永久保持与业务相关的信息和数据是必不可少的。失去IT基础设施中的重要数据将中断业务,甚至损害公司的声誉。如果丢失的数据无法恢复,公司的生存甚至会面临威胁,这取决于数据损失的规模。

电子邮件数据丢失的原因有多种,包括:组织内恶意活动、员工无意间删除电子邮件、网络攻击、自然灾害或其他无法控制的原因,如公司大楼起火,这些都可能导致软件或硬件系统故障。外部因素也存在风险,例如云服务提供商导致的业务中断——其服务可能由于技术问题而中断。为了应对这些挑战,最大限度地降低风险,公司正越来越依赖网络弹性的概念。

随着数字化的加深,网络弹性变得越来越重要。公司使用灵活性一词,不仅指防御网络攻击的措施和概念,还包括业务连续性管理。在业务连续性管理中,定义了在紧急情况下,例如网络攻击克服公司的初始防护措施(如防火墙)后,防止业务能力中断或故障,或尽快使业务活动恢复的战略、活动和流程。

灾难恢复作为业务连续性管理的一部分
灾难恢复是业务连续性管理的重要组成部分,它负责保护和恢复必要的技术基础设施,即业务关键数据以及所有IT网络和系统。备份和MailStore电子邮件归档在这里提供了宝贵的支持。

备份在特定时间点存储公司的数据(例如,使用的通信程序的数据或ERP软件的数据)。如果数据丢失,可以从MailStore邮件归档备份中恢复数据子集、整个系统或服务器。但是,邮件归档备份卷只反映备份创建时存在的数据。创建备份后进行的更改不会被记录。这意味着必须定期执行备份——考虑到成本和收益——使备份的数据保持尽可能最新。

MailStore电子邮件归档可永久访问电子邮件,甚至在索赔事件发生时
除定期备份外,还建议使用专业的MailStore电子邮件归档解决方案。考虑到电子邮件仍然是最重要的通信媒介,并包含许多关键业务文件,确保电子邮件访问连续性至关重要——即使在数据丢失的情况下也是如此。

独立的MailStore电子邮件归档解决方案可以帮助保留关键业务电子邮件,简化这些电子邮件的恢复,将电子邮件数据的完整体积安全地存储在电子邮件档案中,其余部分可用于工作操作,例如搜索和恢复程序。即使在需要从备份中恢复电子邮件服务器并不可用的灾难事件发生后,组织也可以访问电子邮件清单,不会失去宝贵的时间。此外,MailStore电子邮件归档解决方案可以帮助简化与电子邮件服务器一致的备份和恢复过程。例如,在电子邮件服务器上存储的数据量较小意味着备份过程所需的时间和存储容量较少——因此,在灾难事件发生后,您将能够更快地从备份量中恢复电子邮件服务器。
MailStore电子邮件归档和备份解决方案对业务连续性至关重要,但它们并非互斥。通常,公司备份策略用于保护数据(理想情况下包括电子邮件档案本身),在中短期内恢复所需信息。
MailStore电子邮件归档解决方案(如果包含在备份策略中)可以将电子邮件以原样存储多年,易于查找并永久可用。通过同时使用这两种解决方案,组织可以确保在整个IT基础设施中提高网络弹性。

电子邮件归档用于法规遵从性和数据保护
邮件归档的主要任务之一是帮助公司遵守监管要求。大量的关键业务信息存在于IT基础设施中,其中一些可能只存在于电子邮件中,因此,安全地保留和保存电子邮件是至关重要的。
值得注意的是,世界各地的每个行业部门和国家都有特定的合规标准和法规。监管严格的行业,如医疗、金融和政府,有特别严格的合规规定,需要将大部分数据以原始格式存储多年。然而,许多企业没有意识到邮件归档的重要性,没有制定邮件归档管理策略。
如果不遵守影响企业电子邮件的法规和合规要求,可能会产生严重的后果,导致罚款和其他制裁。在某些情况下,它甚至会导致民法下的诉讼,即数据主体根据欧盟《一般数据保护条例》(GDPR)主张其权利。在专业的电子邮件归档解决方案的帮助下,这种情况是可以避免的,该方案已经过审计和认证,在存储电子邮件数据方面符合GDPR规定的主体数据权利。

与现有的协作工具一起使用
邮件归档解决方案确保所有的电子邮件,包括任何文件附件,都以防篡改的方式完全保留,以便它们始终可用。
许多选择基于云的综合数字协作工具和生产力套件的组织–如Google Workspace或Microsoft 365–可能认为没有必要使用额外的解决方案。然而,Google Vault(Google Workspace的本地数据管理工具)可能无法满足专业电子邮件归档系统的合规性要求,这取决于企业对专业电子邮件管理的需求。因此,部署一个独立的第三方电子邮件归档解决方案,与Google Workspace相结合,对于利用协作工具的突出特点至关重要–确保电子邮件是安全的,并且可以在需要时安全地恢复。

总结
部署电子邮件归档解决方案具有巨大的战略意义。专业的电子邮件归档对公司的网络复原力有重要贡献,通过支持灾难恢复,它是业务连续性管理的一个重要组成部分。此外,电子邮件归档支持遵守关于保留关键业务信息的法律要求,仅此一点,就应该成为任何信息管理和企业战略的一部分。