白皮书:电子邮件归档指南

作者:mailstore,更新时间:2023-06-09 15:03:02

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电子邮件已成为日常生活中不可或缺的一部分。事实上,电子邮件仍然是第一大沟通渠道,尤其是在全球网络经济中。但是,随着业务流程的日益数字化、云服务的成功以及网络犯罪的增长,管理数字信息并安全存储它的需求现在比以往任何时候都更加重要,也是许多公司面临的主要挑战。今天,一个经过深思熟虑、有效的信息管理系统是成功企业的基石。

这就是电子邮件归档可以提供宝贵支持的地方,帮助公司充分利用电子邮件中包含的业务关键型数据。

什么是电子邮件归档,为什么它如此重要?

借助专业的电子邮件归档解决方案,所有电子邮件(包括任何文件附件)都以忠实于原始、防篡改且长期永久可用的形式保存在中央归档中。

根据所选的存档策略,可以将现有电子邮件从用户的邮箱或桌面复制到存档(例如 PST 文件)中 – 这称为邮件归档,或者电子邮件可以在发送或接收时简单地存档 – 称为日记存档。

此外,如果电子邮件归档解决方案具有强大的“自助”搜索和检索功能,则用户可以快速有效地访问所需的所有信息,而无需打扰 IT 管理员。

除了有效利用电子邮件数据之外,还存在使用专业电子邮件存档解决方案的其他充分理由。

 

保留策略和数据隐私 — 电子邮件归档如何提供帮助

在全球商业世界中,现在存在要求公司适当处理电子邮件数据的法律和标准。

首先,在商业和财政立法的背景下,无论其经营所在的国家和部门如何,公司通常都必须保留关键业务文件,例如合同、与客户的通信和协议等。在指定的年限内以原始形式(“电子邮件保留政策”)。尽管此类法规的细节可能因国家和相关部门而异,但基本原则和目标是相同的:公司业务活动的完整和全面的文档。

其次,近年来通过或收紧了规范公司和个人处理个人数据的国际法(例如美国的《欧洲通用数据保护条例》(EU-GDPR)和《加州消费者隐私法》(CCPA)。由于电子邮件通常也包含个人数据,因此需要采取预防措施,以确保它们按照隐私法进行存档,并在适用的情况下,其他行业特定要求,例如卫生部门的《健康保险流通与责任法案》(HIPAA)和《家庭教育权利和隐私法》 在美国,每当处理个人数据时,都会充分考虑 (FERPA)。因此,专业的电子邮件归档解决方案应该能够遵守相关法律。

使用电子邮件归档解决方案的好处
但是,专业的电子邮件归档解决方案不仅对公司的信息管理战略做出了宝贵的贡献,而且有助于遵守某些法律。除了支持定期数据备份外,电子邮件归档也是任何业务连续性策略的重要组成部分。

公司也可以从其他优势中受益。例如,可以减少电子邮件服务器上的负载,从而降低所需的存储量,从而降低存储成本,仅举几个例子。

在我们的白皮书中了解所有需要了解的内容:电子邮件归档指南
如果您想了解有关电子邮件归档的更多信息,我们的白皮书提供了所有详细信息。我们不仅解释了什么是电子邮件归档以及有哪些类型的归档策略,我们还引用了专业电子邮件归档不仅仅是“可有可无”,而是“必备”的所有原因。了解您的 IT 团队、用户乃至整个公司将获得的好处。此外,我们的清单还解释了您可以期望专业电子邮件归档解决方案提供的资产。