企业要有有效管理邮件数据的责任

作者:ycms,发布时间:2023-05-27 00:03:33

MailStore Software GmbH

谈到使用Microsoft 365服务时,微软赞同 “共同责任模式”,根据该模式,它负责确保Microsoft 365标签下的众多服务永久可用,还将冗余地提供这些服务。然而, 微软并不认为自己有责任保护和保留其客户的数据,这也适用于电子邮件中包含的任何数据。

因此,在Microsoft 365中,电子邮件既不会自动归档,也不会以符合法律要求的方式归档,甚至在使用原生的就地归档功能时也是如此(IT管理员可能在以前的Exchange Server内部版本中熟悉这一功能)。 要确保其数据得到适当的保护和归档,取决于Microsoft 365客户自己。而未能充分保护数据可能会产生严重的后果:重要的数据可能被意外删除或被恶意删除,对数据的访问被勒索软件阻止,以及管理数据的监管要求没有得到遵守。

然而,使用功能更强大的Exchange在线归档(EOA)的想法与许多中小型企业(SMB)无关,因为EOA不包括在大多数为中小型企业定制的Microsoft 365计划中,如果需要,必须作为付费服务添加。对于中小企业来说,更全面的M365计划往往过于复杂和成本高昂(在这里,”总体拥有成本 “不再是一个热门词汇,而是一个有效的选择标准)。没有直接参与IT工作的决策者会发现很难确定各个服务包之间的区别,也很难确定真正需要的是什么。特别是对他们来说,考虑采购一个适当的第三方解决方案来对他们的商业电子邮件进行专业邮件归档是有意义的。在最好的情况下,这种中央归档解决方案不仅支持Microsoft 365,而且还支持其他电子邮件系统。