白皮书:邮件归档指南

作者:mailstore,更新时间:2023-05-23 22:33:19

电子邮件已成为日常生活不可或缺的一部分。事实上,电子邮件仍然是第一大通信渠道,特别是在全球网络经济中。但随着商业流程的日益数字化,云服务的成功和网络犯罪的增长,现在比以往任何时候都更重要的是管理数字信息和安全存储,这对许多公司来说是一个巨大的挑战。今天,一个经过深思熟虑的有效信息管理系统是成功企业基石。

这就是电子邮件归档可以为公司提供宝贵支持的地方,以最好地利用电子邮件中包含的业务关键数据。

•什么是邮件归档及其重要性? 

•保留政策和数据隐私 – 邮件归档如何提供帮助 

•使用邮件归档解决方案的好处 

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什么是邮件归档及其重要性?

使用专业的邮件归档解决方案,所有电子邮件(包括任何文件附件)都以原样保留在中央档案中,防篡改且长期可用。

根据选择的归档策略,现有的电子邮件可以从用户的邮箱或桌面(例如PST文件)复制到档案中 – 这被称为邮箱归档,或者电子邮件可以在发送或接收时直接归档 – 称为日志归档。

此外,如果邮件归档解决方案带有强大的”自助”搜索和检索功能,用户可以快速高效地访问所需的所有信息,而无需打扰IT管理员。

除了有效利用电子邮件数据之外,使用专业的邮件归档解决方案还存在其他好处。

保留政策和数据隐私 – 邮件归档如何提供帮助

在全球商业领域,现在存在要求企业适当处理电子邮件数据的法律和标准。

首先,在商业和财政立法的背景下,不管他们在哪个国家和行业运营,公司通常需要保留业务关键文件,如合同、与客户的通信和协议等的原件指定年数(“电子邮件保留政策”)。虽然这些法规的细节可能因国家和行业不同而不同,但基本原理和目标是相同的:完全和全面记录公司的商业活动。

其次,近年来通过或加强了规定公司和个人处理个人数据的国际法律(例如欧盟通用数据保护条例(EU-GDPR)和美国加利福尼亚州消费者隐私法(CCPA))。由于电子邮件通常也包含个人数据,需要采取预防措施来确保它们遵守隐私法进行归档,并在适用的情况下,其他行业特定要求,如美国医疗保健行业的《医疗保险便利和责任法案》(HIPAA),以及美国《家庭教育权利和隐私法》(FERPA),在处理个人数据时充分考虑。因此,专业的电子邮件归档解决方案应该能够遵守相关法律。

使用电子邮件归档解决方案的好处

然而,专业的电子邮件归档解决方案不仅为公司的信息管理策略做出宝贵贡献,同时方便遵守某些法律。除了支持定期数据备份外,邮件归档也是任何业务连续性策略的重要组成部分。

公司还可以从其他优势中获益。例如,可以减少电子邮件服务器上的负载,从而减少所需的存储量,从而降低存储成本,仅举几个例子。

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