邮件管理面临的挑战

作者:mailstore,更新时间:2023-05-21 21:28:14

Why should you use an email archiving solution?   

尽管大多数公司都有良好的邮件服务器或群件解决方案来进行邮件沟通,但这些系统从来都不是为了长期存储和提供大量数据而设计的,这可能带来技术、法律和财务方面的问题:

• 根据国家和行业的不同,邮件的处理和长期存储以确保数据永久可用可能需要遵守不同的法律和监管要求。通常,大量通过电子邮件发送和接收敏感个人数据的行业需遵守更严格的规定。这包括医疗保健部门、金融行业以及公共机构和教育机构。

• 在发生法律纠纷(例如使用电子邮件作为证据)或数据主体行使《欧盟通用数据保护条例》(GDPR)规定的权利(删除权、访问数据权、限制处理权等)时,公司的管理层或法律/合规团队必须能够在任何时候高效搜索和检索其整个邮件存档的数据。

• 为了有效且高产地利用这种沟通资源,用户必须能够在任何时候轻松快速访问所有电子邮件。通常,只有专业的电子邮件归档解决方案才能满足这一需求。自助服务功能(用户可以自己运行归档搜索来检索单个电子邮件)可以大大减轻IT部门(尤其是服务台)的工作负载,但并非每种归档解决方案都具有此功能。

由于近年来邮件流量的增加和许多市场监管环境的加强(例如欧盟的GDPR和加利福尼亚的CCPA),我们建议所有IT决策者积极应对电子邮件归档问题。作为全面电子邮件管理概念的基石,采用专业方式归档相关电子邮件的选择应成为每项IT战略的一部分。如果没有归档解决方案,公司管理层发布的电子邮件治理政策将难以在其系统上实施,这将给IT部门带来困难。这些指令可能包括针对特定电子邮件的保留策略、分散式电子邮件的集中式归档(例如本地PST文件、仅存在于电子邮件客户端上的电子邮件)以及恢复历史电子邮件的功能。