为什么要进行邮件归档?

作者:mailstore,发布时间:2023-05-21 21:17:36

邮件归档的重要性电子邮件不仅是数字通信的重要手段,也是公司全面而有价值的信息资源。但是,管理此资源可能是一项挑战。通常,通过电子邮件发送的数据通常不会存储在单独的位置,而是驻留在工人的邮箱中,从而产生碎片化的数据孤岛,包括多年的知识并每天扩展。随着时间的推移,将这些知识保存下来,以便同事能够有效地使用它,可以在公司的成功中发挥至关重要的作用。

邮件归档应该成为全面IT战略的一部分。通过归档,企业可以优化数据存储、减少重复数据、释放存储空间、提高数据可访问性,这对IT部门来说是减轻负担的最有效方法。归档使得企业可以针对不同类型的数据制定不同的存储策略,实现存储成本的最优化。

选择合适的软件可以减轻IT部门的负担。自动化的归档软件可以压缩和去重复邮件数据,实现数据迁移和分层存储,大幅减少人工操作的工作量。软件还可以加密和控制邮件数据的访问权限,保障数据安全,这也避免了IT需要自行开发这些功能的成本。

归档和备份虽然都是数据保留的手段,但目的不同。归档的目的是长期存储和托管访问,而备份主要用于灾难恢复。归档侧重于通过搜索等方式主动呈现和利用历史数据,而备份通常被动处于冷存储状态,仅在特定情况下使用。两者互为补充,统一管理可以实现最佳的数据管理效果。

邮件归档可以为企业带来更多商业利益。合规方面,根据监管要求,企业需要保存通信记录一定年限。邮件归档可以帮助企业轻松达成这些要求。知识管理方面,归档后的数据可以被全员高效搜索和利用,避免重要信息的丢失,实现知识的有机衍生和创新。这些都超出了IT范畴,真正为企业创造价值。

邮件归档不仅对IT运营至关重要,也直接推动企业的安全合规、知识创新与商业竞争力。IT人员作为企业数据资产的管理者,有责任通过邮件归档等手段,不断创造和释放商业价值,进而支撑企业的发展壮大。通过此文,我们希望可以帮助更多的企业意识到邮件归档的重要性,并在企业数据管理战略中给予邮件归档应有的位置和作用。