Office 365最佳邮件归档拍档

作者:mailstore,更新时间:2021-05-26 11:09:15

当您面对日益增长的电子邮件时,您是否想过以下几点:

1.如何保护数据不丢失

2.当员工离开公司时,邮件如何处理

3.意外删除电子邮件

4.恶意删除电子邮件

5.服务中断

6.存储

 

您知道吗?即使是Office 365的客户也无法防止数据丢失,因此,如果企业想要长期保留其电子邮件,则需要自己采取行动。如果电子邮件丢失,恢复是很重要的,但是存档您的企业电子邮件是一个更重要的步骤。将电子邮件存档下来并不仅仅用于用户监管目的,还能对数据起到保护作用。许多企业正在使用云服务或正在迁移到云上,他们错误地认为没有专门保护其云中电子邮件数据的功能,其实并非如此,这也就是为什么电子邮件归档仍然存在的原因。

即使Microsoft是Office 365的服务提供商,保护或保留您的数据不是他们的责任。例如,如果您不小心删除了一封电子邮件,则可能会丢失电子邮件并且该邮件十分重要,在丢失业务关键数据的情况下,Office 365恢复已删除的电子邮件的方法有限,但是如果您不这样做,则无法保证业务的连续。为了快速地找到和恢复丢失的电子邮件,您需要一个专业的电子邮件存档解决方案。

 

当您正在使用Office 365的邮件归档功能时,您是否想过以下几点:

1.对您的数据负责

保护和保留数据的责任在于用户,而不是Microsoft。

2.数据丢失的风险

电子邮件应受到保护,以防止被意外或恶意删除,否则,当面临法律问题时,找回丢失的邮件可能是一项艰巨的任务,即使Office 365能够从根本上恢复意外删除的数据,但也可能会出现阻碍甚至严重危害日常业务运营的情况。

3.备份和归档的区别

备份和归档解决方案追求不同的目标:备份是某个时间点的快照,以便在系统出现故障时可以快速恢复数据。相比之下,存档被策略性地使用,以便可以长时间以不变的格式保存数据并进行搜索。因此,邮件归档不单单能进行数据的备份和恢复,还具有搜索、审计、数据合规保留等功能。

4.最终用户自助服务

第三方电子邮件存档解决方案使最终用户可以快速、有效地搜索自己的数据并还原电子邮件,从而减轻了IT人员的负担。

5.独立性

如果没有第三方电子邮件存档解决方案,则如果Office 365服务失败,用户将无法访问自己的电子邮件。因此,第三方电子邮件存档解决方案可以帮助避免服务商锁定,同时保留已归档电子邮件的可移植性。

6.总拥有成本(TCO)

由于Microsoft的Exchange Online存档仅在计划E3和E5中可用,因此第三方电子邮件归档解决方案可能是更实惠的主张。

 

尽管Office 365的某些计划附带了存档电子邮件的选项,但是Office 365的用户仍然可以从部署其他第三方工具(如MailStore)中受益!

1.法律和经济上的优势

<1>满足合规

MailStore Server可以帮助公司满足越来越多的合规性要求。此外,MailStore Server可以通过定义复杂的保留策略来帮助满足欧盟的通用数据保护法规(GDPR)。

<2>降低IT成本和支出

服务器超载,存储成本增加以及复杂的备份和还原过程给IT部门及其预算带来巨大压力,MailStore Server降低了这些成本,它还有助于减少由于数据丢失或法律冲突引起的财务风险。

<3>独立与安全

在许多公司中,电子邮件不是由公司控制在本地存储,而是存储在外部服务器上。这意味着您必须完全依靠提供商的备份功能,并且提供程序将在将来出现并正确履行其义务。通过归档所有外部管理的数据,您可以通过简单有效的备份策略建立这种信任关系。

2.防止数据丢失

<1>通过日记完成归档

如果您设置了日记归档的配置(即,在接收或发送所有电子邮件后立即对其进行归档),则可以确保所有业务电子邮件都已归档。

<2>PST文件的独立性

PST文件容易丢失或损坏数据,对存储和备份有巨大影响。使用MailStore Server,您可以集中存档和备份公司的所有PST文件。

<3>防止用户删除邮件

用户可以无意或随意删除重要的电子邮件,而不会被注意到,用户经常在离开公司后删除其所有邮箱,这意味着您的公司每天可能会丢失重要数据,MailStore Server可以帮助消除此类风险。

3.较低的存储要求

<1>减少邮件服务器的工作量

电子邮件一旦被存档,便可以根据策略将其从邮件服务器的邮箱中删除,这样可以使服务器的工作负载始终保持在较低水平。

<2>节省多达70%的存储空间

MailStore Server使用重复数据删除和压缩来减少总存储需求。这意味着相同的MIME部分(例如文件附件)仅存储一次,文件附件也被压缩。

<3>集成存储技术

MailStore Server的核心由复杂的存储技术组成,不需要任何外部数据库软件。

4.简化备份和还原

<1>减少备份和还原的时间

通过减少邮件服务器的数据负载,可以更轻松地备份邮件,并且在发生故障时也可以更快地还原邮件。

<2>一键还原所有用户

用户可以通过单击鼠标从存档中恢复电子邮件,管理员不再需要执行耗时的过程来从备份中恢复它们。

<3>服务器故障时访问电子邮件

当邮件服务器停止运行或数据丢失时,公司中的每个用户都可以通过电子邮件存档访问所有电子邮件,这使得继续运营您的业务变得更加容易,而丝毫没有中断。

5.提高生产率

<1>快速搜索访问

MailStore Server提供了对电子邮件和所有类型的文件附件的快速全文搜索,也可以通过原始文件夹结构进行访问。

<2>较高的用户接受度

一个方便的Microsoft Outlook加载项,使用户可以访问其存档并将其无缝集成到其通常的工作环境中。

<3>消除邮箱配额

电子邮件归档消除了使用邮箱配额作为限制使用邮件服务器存储容量的方式的需要。